Ver el video sobre el uso de formularios de entrada de datos en Excel
A continuación se muestra un tutorial escrito detallado sobre el formulario de entrada de datos de Excel en caso de que prefiera leerlo antes que ver un vídeo.
Excel tiene muchas características útiles cuando se trata de la entrada de datos.
Y una de esas características es el Formulario de entrada de datos .
En este tutorial, te mostraré qué son los formularios de entrada de datos y cómo crearlos y usarlos en Excel.
Glosario
¿Por qué necesita saber acerca de los formularios de entrada de datos?
¡Quizás no lo hagas!
Pero si el ingreso de datos es parte de su trabajo diario, le recomiendo que revise esta función y vea cómo puede ayudarlo a ahorrar tiempo (y hacerlo más eficiente).
Hay dos problemas comunes a los que me he enfrentado (y he visto a la gente enfrentarse) cuando se trata de la entrada de datos en Excel:
- Lleva mucho tiempo . Tienes que introducir los datos en una celda, luego ir a la siguiente celda e introducir los datos para ella. A veces, necesitas desplazarte hacia arriba y ver qué columna es y qué datos hay que introducir. O desplazarse a la derecha y luego volver al principio en caso de que haya muchas columnas.
- Es propenso a errores . Si tienes un enorme conjunto de datos que necesita 40 entradas, existe la posibilidad de que acabes introduciendo algo que no estaba destinado a esa celda.
Un formulario de entrada de datos puede ayudar a que el proceso sea más rápido y menos propenso a errores.
Antes de mostrarte cómo crear un formulario de entrada de datos en Excel, déjame mostrarte rápidamente lo que hace.
A continuación se presenta un conjunto de datos que suele mantener el equipo de contratación de una organización.
Cada vez que un usuario tenga que añadir un nuevo registro, tendrá que seleccionar la celda de la siguiente fila vacía y luego ir celda por celda para hacer la entrada de cada columna.
Si bien esta es una forma perfectamente adecuada de hacerlo, una forma más eficiente sería utilizar un formulario de entrada de datos en Excel.
A continuación se presenta un formulario de entrada de datos que puede utilizar para realizar entradas en este conjunto de datos.
En los campos resaltados es donde se introducen los datos. Una vez hecho esto, pulse la tecla Intro para que los datos formen parte de la tabla y pasen a la siguiente entrada.
A continuación se muestra una demostración de cómo funciona:
Como puedes ver, esto es más fácil que la entrada de datos regular ya que tiene todo en un solo cuadro de diálogo.
Formulario de entrada de datos en Excel
El uso de un formulario de entrada de datos en Excel necesita un poco de trabajo previo.
Observará que no existe la opción de utilizar un formulario de entrada de datos en Excel (no en ninguna pestaña de la cinta).
Para utilizarlo, primero deberá agregarlo a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido (o a la cinta).
Adición de la opción de formulario de entrada de datos a la barra de herramientas de acceso rápido
A continuación se indican los pasos para añadir la opción de formulario de entrada de datos a la barra de herramientas de acceso rápido:
- Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de los iconos existentes en la barra de herramientas de acceso rápido.
- Haz clic en «Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido».
- En el cuadro de diálogo «Opciones de Excel» que se abre, selecciona la opción «Todos los comandos» del desplegable.
- Desplácese hacia abajo en la lista de comandos y seleccione ‘Form’.
