Si está leyendo este tutorial, es muy probable que haya oído hablar (o incluso que haya utilizado) la Tabla Pivote de Excel. Es una de las características más poderosas de Excel (no es broma).
Lo mejor de usar una tabla dinámica es que aunque no sepas nada en Excel, puedes hacer cosas bastante asombrosas con ella con un conocimiento muy básico de la misma.
Empecemos.
Haga clic aquí para descargar los datos de la muestra y seguir adelante.
Glosario
¿Qué es una mesa giratoria y por qué debería importarte?
Una tabla dinámica es una herramienta de Microsoft Excel que permite resumir rápidamente grandes conjuntos de datos (con unos pocos clics).
Incluso si eres absolutamente nuevo en el mundo de Excel, puedes usar fácilmente una Tabla Pivote. Es tan fácil como arrastrar y soltar los encabezados de las filas/columnas para crear informes.
Supongamos que tienes un conjunto de datos como el que se muestra a continuación:
Este es un dato de ventas que consta de ~1000 filas.
Tiene los datos de ventas por región, tipo de minorista y cliente.
Ahora tu jefe puede querer saber algunas cosas de estos datos:
- ¿Cuál fue el total de ventas en la región del Sur en 2016?
- ¿Cuáles son los cinco principales minoristas por ventas?
- ¿Cómo se comparó el desempeño de The Home Depot con el de otros minoristas del Sur?
Puedes seguir adelante y usar las funciones de Excel para darte las respuestas a estas preguntas, pero qué pasa si de repente tu jefe te da una lista de cinco preguntas más.
Tendrás que volver a los datos y crear nuevas fórmulas cada vez que haya un cambio.
Aquí es donde las Tablas Pivotantes de Excel son realmente útiles.
En cuestión de segundos, una mesa giratoria responderá a todas estas preguntas (como se verá a continuación).
Pero el verdadero beneficio es que puede acomodar a tu quisquilloso jefe de datos respondiendo sus preguntas inmediatamente.
Es tan simple, que puedes tomarte unos minutos y mostrarle a tu jefe cómo hacerlo él mismo.
Con suerte, ahora tienes una idea de por qué las mesas giratorias son tan impresionantes. Vamos a crear una Tabla Pivotante usando el conjunto de datos (mostrado arriba).
Insertar una tabla pivotante en Excel
Estos son los pasos para crear una tabla pivotante utilizando los datos que se muestran arriba:
- Haz clic en cualquier parte del conjunto de datos.
- Ir a Insertar ——; Tablas ——; Tabla Pivote.
- En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, las opciones predeterminadas funcionan bien en la mayoría de los casos. Aquí hay un par de cosas para comprobar en ella:
- Mesa/Rango: Se rellena por defecto en base a su conjunto de datos. Si tus datos no tienen filas/columnas en blanco, Excel identificará automáticamente el rango correcto. Puedes cambiar esto manualmente si es necesario.
- Si desea crear la Tabla Pivotante en un lugar específico, en la opción «Elija dónde desea que se coloque el informe de la Tabla Pivotante», especifique la Ubicación. Si no, se crea una nueva hoja de trabajo con la Tabla Pivotante.
- Haz clic en OK.
Tan pronto como haga clic en OK, se crea una nueva hoja de trabajo con la Tabla Pivotante en ella.
Aunque la Tabla Pivotante ha sido creada, no se vería ningún dato en ella. Todo lo que verías es el nombre de la Tabla Pivotante y una instrucción de una sola línea a la izquierda, y los campos de la Tabla Pivotante a la derecha.
Ahora, antes de pasar a analizar los datos con esta Tabla Pivotante, entendamos cuáles son las tuercas y tornillos que hacen una Tabla Pivotante de Excel.
The Nuts & Pernos de una tabla pivotante de Excel
Para usar una tabla pivotante de manera eficiente, es importante conocer los componentes que crean una tabla pivotante.
En esta sección, aprenderás sobre:
- Cacheo de pivote
- Área de valores
- Área de filas
- Área de columnas
- Área de filtros
Cacheo de pivote
Tan pronto como se crea una tabla pivotante con los datos, algo sucede en el backend. Excel toma una instantánea de los datos y los almacena en su memoria. Esta instantánea se llama Pivot Cache.
Cuando se crean diferentes vistas utilizando una tabla dinámica, Excel no vuelve a la fuente de datos, sino que utiliza la caché dinámica para analizar rápidamente los datos y ofrecer el resumen/resultados.
La razón por la que se genera un caché pivotante es para optimizar el funcionamiento de la tabla pivotante. Incluso cuando se tienen miles de filas de datos, una tabla pivotante es súper rápida para resumir los datos. Puedes arrastrar y soltar elementos en las cajas de filas/columnas/valores/filtros y esto actualizará instantáneamente los resultados.
Nota: Una desventaja de la caché de pivote es que aumenta el tamaño de su libro de trabajo. Como es una réplica de los datos de origen, cuando se crea una tabla dinámica, una copia de esos datos se almacena en el Pivot Cache.
Leer más: Qué es el Pivot Cache y cómo usarlo mejor.
Área de valores
El área de valores es lo que contiene los cálculos/valores.
Basándose en el conjunto de datos que se muestra al principio del tutorial, si desea calcular rápidamente las ventas totales por región en cada mes, puede obtener una tabla pivote como se muestra a continuación (veremos cómo crearla más adelante en el tutorial).
El área resaltada en naranja es el Área de Valores.
En este ejemplo, tiene el total de ventas en cada mes para las cuatro regiones.
Área de filas
Los encabezados a la izquierda del área de Valores hacen el área de Filas.
En el ejemplo que figura a continuación, la zona de las filas contiene las regiones (resaltadas en rojo): <img alt="Creación de una tabla dinámica en Excel – Área de las filas" height="141" data-pin-media="https://trumpexcel.com/wp-content/uploads/2016/04/Creating-a-Pivot-Table-in-E