Si hay algo que nos une a todos, tiene que ser la frustración de mantenernos al día con una lenta hoja de cálculo de Excel.
Aunque el impacto en el rendimiento puede ser insignificante cuando hay menos datos, se vuelve más profundo a medida que se añaden más y más datos/cálculos al libro de trabajo.
9 de cada 10 veces, un usuario de Excel se quejaría de la lentitud de las hojas de cálculo de Excel. Y casi no hay nada que puedas hacer al respecto.
Bueno, eso es NO completamente cierto.
La forma en que se ha hecho Excel, se vuelve lento con grandes conjuntos de datos. Sin embargo, hay muchos trucos de aceleración que puedes usar para mejorar el rendimiento de una hoja de cálculo lenta de Excel.
Glosario
10 consejos para manejar las lentas hojas de cálculo de Excel
Aquí tienes 10 consejos para dar a tu lenta hoja de cálculo de Excel un pequeño impulso de velocidad, y ahorrarte algo de tiempo y frustración (haz clic para saltar a esa sección específica).
- Evite las funciones volátiles (debe).
- Usen las columnas de ayuda.
- Evite las Fórmulas Array (si puede).
- Use el formato condicional con precaución.
- Usar tablas de Excel y rangos de nombres.
- Convertir las fórmulas no utilizadas en valores.
- Mantenga todos los datos de referencia en una sola hoja.
- Evite usar toda la fila/columna en las referencias.
- Utilice el modo de cálculo manual.
- Usar técnicas de fórmulas más rápidas.
1. Evitar las fórmulas volátiles
Las fórmulas volátiles se llaman así por una razón. Funciones como NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. recalculan cada vez que hay un cambio en el libro de trabajo.
Por ejemplo, si se usa la función NOW en una celda, cada vez que haya un cambio en la hoja de cálculo, la fórmula se recalcularía y el valor de la celda se actualizaría.
Esto requiere una velocidad de procesamiento adicional y terminas con un lento libro de trabajo de Excel.
Como regla general, evitar las fórmulas volátiles. Y si no puedes, intenta minimizar su uso.
2. Usar las columnas de ayuda
Las columnas de ayuda son una de las construcciones de diseño más infravaloradas en Excel. He visto a mucha gente evitar crear columnas de ayuda.
No hagas eso.
El mayor beneficio de usar las ‘Columnas de ayuda’ es que puede ayudarte a evitar las fórmulas de la matriz.
No me malinterprete. No estoy en contra de las fórmulas de la matriz. Más bien creo que podrían ser increíbles en algunas situaciones. Pero cuando tratas de hacer todo con una fórmula larga, afecta el rendimiento de tu libro de trabajo de Excel. Un par de fórmulas de matriz aquí y allá no deberían hacer daño, pero en caso de que necesites usarla en muchos lugares, considera usar columnas de ayuda.
Aquí hay algunos ejemplos en los que se utilizan columnas de ayuda:
- Ordenar automáticamente los datos en orden alfabético usando la fórmula.
- Filtro dinámico de Excel – Extraer datos mientras se escribe.
- Creación de múltiples listas desplegables en Excel sin repetición.
3. Evitar las fórmulas de arreglo
Las fórmulas de los arreglos tienen sus propios méritos, pero la velocidad no es uno de ellos.
Como se ha explicado anteriormente, las fórmulas de matriz pueden tomar muchos datos (referencias de celdas), analizarlos y darle el resultado. Pero hacer eso lleva tiempo.
Si hay una forma de evitar las fórmulas de la matriz (como el uso de la columna de ayuda), siempre toma ese camino.
4. Usar el formato condicional con precaución
Me encanta el formato condicional. Hace que los datos sosos se vean tan hermosos. En lugar de hacer la comparación por ti mismo, ahora puedes simplemente mirar el color o el icono de una celda y sabrías cómo se compara con otras.
Pero .. aquí está el problema.
No muchos usuarios de Excel saben que el formato de ExcelConditional es volátil. Si bien es posible que no se note la diferencia con los conjuntos de datos pequeños, puede dar lugar a una hoja de cálculo de Excel lenta si se aplica en conjuntos de datos grandes, o si se aplica varias veces.
Un consejo: Úsalo con precaución.
5. Usar tablas de Excel y rangos nombrados
La tabla de Excel y los rangos de nombres son dos características sorprendentes que mantienen tus datos y hacen que la referencia sea muy fácil. Puede llevar un tiempo acostumbrarse a ellas, pero cuando empiezas a usarlas, la vida se vuelve fácil y rápida.
En la creación de tableros de datos, casi siempre es una buena idea convertir los datos en una tabla de Excel.
También tiene la ventaja adicional de hacer sus fórmulas más comprensibles.
Por ejemplo, ¿qué es más fácil de entender?
=Precio de venta-Precio de coste OR =SUMA(A1:A10)-SUMA(G1:G10)
6. Convertir las fórmulas no utilizadas en valores estáticos
Esto es algo obvio. Cuando no lo necesites, no lo guardes.
Muchas fórmulas resultarían en un lento libro de Excel. Y si tienes fórmulas que ni siquiera se usan, ya sabes a quién culpar. Como regla general, si no necesitas fórmulas, es mejor convertirlas en un valor estático (pegándolas como valores).
: Cómo convertir rápidamente las fórmulas en valores.
7. Mantenga todos los datos de referencia en una hoja
Esto puede no ser siempre posible, pero si puedes hacerlo, te garantizo que tu hoja de Excel será más rápida.
La lógica es sencilla: las fórmulas de la hoja de cálculo no tienen que ir muy lejos para obtener los datos cuando están justo al lado en la misma hoja.
8. Evite usar toda la fila/columna como referencia (A:A)
La única razón por la que tengo esta en la lista es que veo a mucha gente usando toda la referencia de fila/columna en las fórmulas. Esta es una mala práctica y debería evitarse.
Mientras que puedes pensar que la fila/columna sólo tiene unas pocas celdas con datos, Excel no piensa así. Cuando haces referencia a una fila/columna entera, Excel actúa como un buen servidor y la comprueba de todas formas. Eso lleva más tiempo para los cálculos.
9.Utilizar el modo de cálculo manual
Sólo estoy repitiendo lo que millones de personas ya han dicho en varios foros y blogs. Usar el cálculo manual te da la flexibilidad de decirle a Excel cuándo calcular, en lugar de que Excel tome sus propias decisiones. Esto no es algo que acelere tu libro de trabajo de Excel, pero si tienes una hoja de cálculo de Excel lenta, definitivamente ahorra tiempo al no hacer que Excel recalcule una y otra vez.
- Para pasar al modo manual, vaya a la pestaña de Fórmula ——-; Opciones de cálculo ——-; Manual (pulse la tecla F9 para volver a calcular)
10. Utilizar técnicas de fórmulas más rápidas
Excel te da un montón de fórmulas y los combos de fórmulas hacen lo mismo. Lo mejor es identificar y utilizar las más rápidas.
Aquí hay un par de ejemplos:
- Utilice IFERROR en lugar de la combinación de IF e ISERROR (a menos que utilice Excel 2003 o anterior, que no tiene IFERROR).
- UseMAX(A1,0) en lugar de hacer IF(A1,0,A1,0) – Este es un buen consejo que aprendí del Sr. Excel alias Bill Jelen. Su investigación muestra que la opción MAX es 40% más rápida que la opción IF (y estoy listo para tomar esta estadística en su valor nominal).
- Usa el combo INDEX/MATCH, en vez de VLOOKUP – Esto puede levantar muchas cejas, pero la verdad es que no hay manera de que VLOOKUP pueda ser más rápido si tienes cientos de columnas de datos. El mundo se está moviendo hacia INDEX/MATCH, y tú también deberías hacer el cambio. [Si todavía estás confundido sobre qué usar, aquí hay una comparación cara a cara de VLOOKUP contra INDICE/MATCH].
- Use – (doble negativo) para convertir los VERDADEROS y FALSOS a 1 y 0 (en lugar de multiplicarlo por 1 o añadirle 0). La mejora de la velocidad es notable en los grandes conjuntos de datos.
¿Es una lista exhaustiva? Absolutamente no. Estas son algunas buenas que creo que vale la pena compartir como punto de partida. Si estás buscando dominar las técnicas de Excel-Speed-Up, hay algunos buenos trabajos hechos por muchos expertos en Excel.
Aquí hay algunas fuentes que pueden ser útiles:
- 75 consejos de aceleración de Chandoo (inteligentemente hechos por crowdsourcing).
- Página web de modelos de decisión.
- Sr. Tablero de mensajes de Excel (explora esto y encontrarás toneladas de consejos).
Estoy seguro de que también tienes muchos consejos que pueden ayudar a abordar las hojas de cálculo de Excel lentas. Compártelo con nosotros aquí en la sección de comentarios.
También tengo una petición. El dolor de trabajar con una lenta hoja de cálculo de Excel es algo que muchos de nosotros experimentamos a diario. Si encuentras estas técnicas útiles, compártelas con los demás. Alivia su dolor, y gana algo de bondad
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