Crear una lista desplegable | Permitir otras entradas | Añadir/eliminar elementos | Lista desplegable dinámica | Eliminar una lista desplegable | Listas desplegables dependientes
Las listas desplegables en Excel son útiles si se quiere estar seguro de que los usuarios seleccionan un elemento de una lista, en lugar de escribir sus propios valores.
Glosario
Crear una lista desplegable
Para crear una lista desplegable en Excel, ejecute los siguientes pasos.
1. En la segunda hoja, escriba los elementos que desea que aparezcan en la lista desplegable.
Nota: si no quieres que los usuarios accedan a los elementos de la Hoja 2, puedes ocultar la Hoja 2. Para ello, haz clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la Hoja2 y haz clic en Ocultar.
2. En la primera hoja, seleccionar la celda B1.
3. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
4. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
5. Haz clic en el cuadro Fuente y selecciona el rango A1:A3 en la Hoja2.
6. Haga clic en OK.
Resultado:
Nota: para copiar/pegar una lista desplegable, seleccione la celda con la lista desplegable y pulse CTRL + c, seleccione otra celda y pulse CTRL + v.
7. También puede escribir los artículos directamente en el cuadro de la Fuente, en lugar de usar una referencia de rango.
Nota: esto hace que su lista desplegable distinga entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, si un usuario escribe sí, se mostrará una alerta de error.
Permitir otras entradas
También puede crear una lista desplegable en Excel que permita otras entradas.
1. Primero, si escribes un valor que no está en la lista, Excel muestra una alerta de error.
Para permitir otras entradas, ejecute los siguientes pasos.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
3. En la pestaña de Alerta de Error, desmarca «Mostrar alerta de error después de introducir datos inválidos».
4. Haga clic en OK.
5. Ahora puede introducir un valor que no está en la lista.
Añadir/eliminar artículos
Puedes añadir o eliminar elementos de una lista desplegable en Excel sin necesidad de abrir el cuadro de diálogo «Validación de datos» y cambiar la referencia del rango. Esto ahorra tiempo.
1. Para añadir un elemento a una lista desplegable, vaya a los elementos y seleccione un elemento.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón y, a continuación, haga clic en Insertar.
3. Selecciona «Desplazar las células hacia abajo» y haz clic en OK.
Resultado:
Nota: Excel cambió automáticamente la referencia del rango de la Hoja2!$A$1:$A$3 a la Hoja2!$A$1:$A$4. Puedes comprobarlo abriendo el cuadro de diálogo «Validación de datos».
4. Escriba un nuevo elemento.
Resultado:
5. Para eliminar un elemento de una lista desplegable, en el paso 2, haga clic en Eliminar, seleccione «Desplazar celdas hacia arriba» y haga clic en Aceptar.
Lista desplegable dinámica
También puede utilizar una fórmula que actualiza su lista desplegable automáticamente cuando añade un elemento al final de la lista.
1. En la primera hoja, seleccionar la celda B1.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
3. 3. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
4. Haga clic en el cuadro de la Fuente e introduzca la fórmula: =OFFSET(Sheet2!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1)
Explicación: la función OFFSET toma 5 argumentos. Referencia: Hoja2!$A$1, filas a compensar: 0, columnas a compensar: 0, altura: COUNTA(Hoja2!$A:$A) y ancho: 1. COUNTA(Hoja2!$A:$A) cuenta el número de valores de la columna A de la Hoja2 que no están vacíos. Cuando añades un elemento a la lista de la Hoja2, COUNTA(Hoja2!$A:$A) aumenta. Como resultado, el rango devuelto por la función OFFSET se expande y la lista desplegable se actualiza.
5. Haga clic en OK.
6. En la segunda hoja, simplemente añada un nuevo elemento al final de la lista.
Resultado:
Eliminar una lista desplegable
Para eliminar una lista desplegable en Excel, ejecute los siguientes pasos.
1. Selecciona la celda con la lista desplegable.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
Aparece el cuadro de diálogo «Validación de datos».
3. 3. Haga clic en Borrar todo.
Nota: para eliminar todas las demás listas desplegables con la misma configuración, marca «Aplicar estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración» antes de hacer clic en Borrar todo.
4. Haga clic en OK.
Listas desplegables de dependientes
¿Quieres saber aún más sobre las listas desplegables en Excel? Aprende a crear listas desplegables dependientes.
1. Por ejemplo, si el usuario selecciona Pizza de la primera lista desplegable.
2. Una segunda lista desplegable contiene los artículos de Pizza.
3. Pero si el usuario selecciona chino en la primera lista desplegable, la segunda lista desplegable contiene los platos chinos.
