¿Alguna vez has tenido que lidiar con un lento archivo de Excel?
Estoy seguro de que ya se ha encontrado con esta situación antes. Puede que te hayas encontrado con libros de Excel que tardan unos minutos en cargarse, y no puedes averiguar por qué.
O hay archivos donde si cambias alguna fórmula o añades algo nuevo, el archivo se bloquea porque está «Calculando».
A veces, los cuadernos de Excel pueden tardar mucho tiempo para que algo suceda.
Afortunadamente hay algunas maneras fáciles de arreglar rápidamente esos problemas.
En este artículo te mostraremos cómo arreglar cualquier libro de trabajo lento de Excel para que puedas volver a tu trabajo lo más rápido posible.
Le mostraremos las tácticas, incluyendo cómo optimizar sus fórmulas, racionalizar su formato y evitar cualquier fuente de datos externa.
Glosario
Cambiar el cálculo de la fórmula a manual
La mayor razón de la lentitud de los archivos de Excel son las fórmulas que tardan demasiado en calcularse. Así que el primer consejo que puedes usar es «presionar la pausa» en cualquier cálculo!
¿Sabías que puedes pausar el cálculo automático de fórmulas en Microsoft Excel? Esto evita que las fórmulas sean recalculadas después de cada edición que hagas.
Cuando está en manual, las fórmulas no volverán a calcularse a menos que edites una celda individual directamente. Esto significa que tu archivo no se colgará durante mucho tiempo antes de que puedas seguir trabajando.
Para activar el cálculo manual de fórmulas, en la Cinta de Excel vaya a Fórmulas > Cálculo -> Opciones de cálculo ->; Manual .
Deshacerse de las células no utilizadas reduciendo el rango de uso
En los viejos archivos de Excel, algunas filas adicionales & las columnas pueden haber sido utilizadas hace mucho tiempo pero los datos ahora han sido eliminados.
Cuando esto sucede, Excel sigue «almacenando» esas celdas en su memoria y si hay muchas celdas sin usar, puede ralentizar su libro de trabajo de Excel. Este rango de celdas se llama «Rango Usado» y es lo que Excel guarda en su memoria.
Para comprobar el rango usado, presione Ctrl + End y el cursor saltará al final del libro de trabajo. Si esta celda está muy lejos de donde están tus datos, entonces necesitarás borrar algunas filas & columnas.
¿Quieres otros consejos para reducir el tamaño del archivo de tu libro de trabajo de Microsoft Excel? Pruebe la Guía definitiva para reducir el tamaño de los archivos en Excel.
Eliminar cualquier enlace a otros archivos de Excel
¿Su archivo tiene algún vínculo con otros libros de Excel?
Se necesita más potencia de procesamiento y de cálculo si hay fórmulas u otros enlaces a otros archivos, porque Excel tiene que saltar del archivo actual y obtener información de otro lugar.
Si traes muchos datos de otro lugar, entonces considera mover todos tus datos y cálculos en un solo libro de trabajo.
Revise sus fórmulas de Excel
Calcular fórmulas es la parte que más tiempo consume de cualquier gran libro de Excel, por lo que es importante que mires seriamente qué tipo de fórmulas se están utilizando.
Aquí hay algunas tácticas comunes que puedes aplicar a tus fórmulas para arreglar tu lento archivo de Excel:
No se refiera a columnas o filas enteras cuando se refiera a un rango de células
Por ejemplo, en lugar de usar una fórmula como =SUMIF(B:B, «Manzanas», A:A), limita las celdas a los datos exactos que necesitas – así que cámbialo a =SUMIF(B3:B25, «Manzanas», A3:A25).
Usar los valores de la pasta para eliminar las fórmulas
¿Tiene alguna célula basada en fórmulas pero que no cambiará en el futuro? Si es así, puedes copiar el valor final de nuevo en la celda y eliminar la fórmula, y Excel no recalculará estas celdas en el futuro. Simplemente selecciona las celdas de las que quieres eliminar las fórmulas, Copia las celdas y luego Pega los valores (Alt-E-S-V) .
Evitar el uso de funciones volátiles
Las funciones volátiles de Excel recalculan en cada cambio, por lo que pueden ocupar mucha potencia de procesamiento. Considera guardar estas celdas como valores si tienes muchos de estos. Aquí está la lista de funciones volátiles de Excel:
- AHORA()
- HOY()
- RANDBETWEEN()
- OFFSET()
- INDIRECTO()
- INFO()
- CÉLULA()
- SUMIF()
Reducir el uso de fórmulas de matriz en Excel
Para los usuarios más avanzados de Excel, puede haber algunas fórmulas de matriz que realizan cálculos complejos. Éstas utilizan mucho tiempo de procesamiento informático si se trabaja con grandes conjuntos de datos. Si puede eliminar estas fórmulas (o Copiar / Pegar Valores) entonces podrá acelerar su archivo de Excel.
Intenta usar diferentes fórmulas
Si está usando algunas fórmulas complicadas, considere usar algunas alternativas que sean más sencillas. Un ejemplo común es eliminar cualquier función de VLOOKUP y reemplazarla por INDEX & en su lugar, funciones de MATCH.
Echa un vistazo a más artículos de Excel Efficiency sobre funciones y fórmulas aquí.
Eliminar o simplificar su formato
Excel almacena todos los estilos de formato en la memoria, así que deberías reducir la cantidad de formato que usas.
Aquí hay algunas formas de acelerar su lento archivo de Excel arreglando su formato:
Eliminar el formato excesivo de Excel
Si agregas bordes, color de texto o sombreado de celdas para una fila o columna entera, se ralentizará tu libro de trabajo de Excel si lo haces con demasiada frecuencia. Si quiere borrar cualquier formato, use la opción Clear > Clear Formats en el menú Inicio de la Cinta de Excel, o use el atajo Alt-H-E-F .
Alternativamente, echa un vistazo a este complemento de Microsoft para el exceso de formato de celdas que elimina el formato de las celdas más allá de la última celda no en blanco.
Aprende a dar formato a las celdas en Excel rápidamente con este Resumen de Atajos de Excel.
Eliminar el formato condicional innecesario
El formato condicional en Excel es poderoso y útil – pero si su lento archivo de Excel ha sido usado por mucho tiempo, algunas reglas podrían no ser necesarias más. Demasiado formato condicional puede hacer que el tamaño del archivo aumente y ralentice el libro de trabajo.
Ir a Formato condicional en el menú Inicio de la Cinta de Excel. A continuación, selecciona Manage Rules si quieres inspeccionar la configuración de las reglas actuales, o Clear Rules > Clear Rules from Entire Sheet para deshacerte de todas las reglas de la hoja actual.
Quitar las formas
En Microsoft Excel, las formas pueden ser útiles, pero sólo en ciertas circunstancias. Sólo recuerda que Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo ante todo, y las formas no son para lo que fue construido. Deberías borrarlas si no son necesarias.
Borrar estilos de la cinta de Excel
Si ha importado datos u hojas de otros archivos o fuentes, lo más probable es que haya introducido algunos nuevos estilos de formato. Estos estilos se añaden a los estilos predeterminados y se almacenan en la memoria de Excel.
Demasiados estilos ralentizarán considerablemente tu libro de trabajo de Excel, así que borra los que no necesites.
Y si todo lo demás falla…
…¡intenta, intenta de nuevo!
Si ha probado algunas de estas opciones y su archivo de Excel sigue siendo lento, considere la posibilidad de empezar de nuevo e importar sus datos en un nuevo y limpio libro de Excel.
Cuando copie sus datos en un nuevo archivo, es una buena idea pegar los datos como valores ( Pegado Especial; Valores ) para no traer consigo ningún formato o resaltado excesivo. Pero ten en cuenta que perderás cualquier fórmula en tus datos.
Conclusión
¡Ahí lo tienes! Hay un montón de opciones aquí para que puedas arreglar tus lentos archivos de Excel.
La próxima vez que tengas un engorroso libro de Excel que te esté arrancando el pelo, recuerda que hay algunas formas muy sencillas de arreglarlo para que puedas seguir con tu trabajo.
Háganos saber en los comentarios cuál de estas tácticas le ha funcionado bien, o si hay algún otro método que haya utilizado!