Si se encuentra con problemas de rendimiento en Google Sheets, hay muchas cosas que puede hacer para acelerar un Google Sheets lento .
Un Google Sheets lento hace que cálculos sencillos que normalmente tardan unos pocos segundos, tarden entre decenas de segundos y minutos. En el peor de los casos, una hoja lenta se congelará o se bloqueará.
Puede haber muchas razones que conduzcan a la lentitud de los libros de trabajo de Google Sheets, y en este tutorial, cubriremos 10 formas sencillas de acelerar el rendimiento lento de Google Sheets .
¡Así que empecemos!
Glosario
Reinicie todo
Cuando experimenta un rendimiento lento en Google Sheets, lo primero que debe hacer es asegurarse de que Google Sheets es el responsable del problema.
En el nivel más bajo, cierre completamente el navegador web (o la aplicación Google Sheets) y reinicie el programa.
Si sigue experimentando el problema, lo siguiente que debe probar es reiniciar o reiniciar el ordenador u otro dispositivo que esté utilizando.
El simple hecho de reiniciar despeja un sinfín de posibles causas de lentitud sin necesidad de investigar el problema.
Si reiniciar no funciona, puede probar a borrar la caché del navegador. En Google Chrome, puede hacerlo:
- Abrir el menú
- Seleccionando «Más herramientas»
- Elegir «Borrar datos de navegación»
- Seleccionando un «Rango de tiempo»
- Haciendo clic en «Borrar datos»
He utilizado Chrome en las capturas de pantalla. Otros navegadores populares también utilizan pasos similares para borrar la caché.
También puede probar a desactivar las extensiones adicionales del navegador.
Puede hacerlo en la mayoría de los navegadores simplemente abriendo la Hoja en una «ventana de incógnito». Si la Hoja se ejecuta correctamente en modo «incógnito», puede desactivar los complementos hasta encontrar al culpable.
Desactivar complementos en Chrome por:
- Abriendo el menú
- Seleccionando «Más herramientas»
- Seleccionando «Extensiones».
- Puede desactivar complementos individuales en el menú «Extensiones» tocando o haciendo clic en el control deslizante.
Si sigue experimentando problemas de rendimiento en Google Sheets, ahora es seguro suponer que el problema está dentro de la propia Sheets.
Eliminar las celdas no utilizadas
Si ha movido muchos datos en su hoja de cálculo, es probable que haya acumulado muchas celdas en blanco.
Aunque estas celdas no añaden ninguna información para una persona que vea la hoja, ocupan espacio en la memoria del programa.
Puede borrar las celdas por varios medios, pero uno de los más fáciles y rápidos es:
- Seleccionar todas las columnas (o filas) no utilizadas en el borde de la Hoja
- Abrir el menú del botón derecho
Seleccionando «Eliminar columnas» (flecha amarilla)
El siguiente ejemplo demuestra la selección de las columnas C-Z y la elección de la opción «eliminar» en el menú del botón derecho.
Este método también puede eliminar filas.
Google Sheets admite cinco millones de celdas por libro de trabajo, 18.278 columnas por hoja y 50 mil caracteres por celda. Sin embargo, los problemas de rendimiento aparecen mucho antes de alcanzar estas capacidades.
Eliminar filas-columnas innecesarias
El hecho de que una celda tenga información, no significa que la celda sea útil.
La hoja lenta puede tener más datos de los que necesita, especialmente si los ha copiado de otra hoja. Puede acelerar una hoja lenta eliminando las filas y columnas innecesarias.
Sin embargo, siempre debe conservar una copia del original antes de eliminar el contenido innecesario.
Por ejemplo, si está tratando de construir un histograma que muestre cuántas veces la gente envió direcciones de correo electrónico únicas en un formulario, sólo necesita las direcciones de correo electrónico. Cualquier otra información sólo ralentizará las hojas.
En nuestro ejemplo de formulario de preguntas, digamos que hemos recibido miles de correos electrónicos de clientes y queremos averiguar cuántos clientes nos hicieron preguntas varias veces.
Sin embargo, Google Sheets sigue fallando cuando intentamos construir un histograma.
La Hoja también está guardando información sobre el nombre, el número de teléfono y la consulta, que son irrelevantes para nuestra pregunta. Así que podemos acelerar las Hojas eliminando los datos que no sean necesarios.
En el siguiente ejemplo, he seleccionado las columnas de «Nombre», «Número de teléfono» y «Consulta» (flechas amarillas). A continuación, he abierto el menú del botón derecho y he seleccionado «Borrar columnas» (flecha roja). Esto borrará la información innecesaria de la hoja.
Evite el encadenamiento de cálculos convirtiendo las celdas de fórmulas en valores estáticos
La carga de trabajo acumulada puede sumarse rápidamente cuando Google Sheets necesita realizar cálculos sobre cálculos.
Una forma sencilla de eliminar la carga de trabajo es convertir las fórmulas en valores estáticos.
Esto evita que Sheets tenga que ejecutar el cálculo para mostrar los valores en las celdas y hace que sea menos trabajo para Sheets extraer información de esas celdas en otras fórmulas.
Para sustituir las celdas de las fórmulas por valores estáticos:
- Seleccione y copie todas las celdas en cuestión
- Abra el menú del botón derecho
- Seleccione «Pegado especial»
- Elija «Pegar sólo valores»
Esto reemplazará las celdas seleccionadas con la respuesta a la fórmula, de modo que las Hojas no tendrán que calcular la respuesta al asignar un valor a cada celda. Cuando se hace esto a gran escala puede reducir significativamente la carga de trabajo.
Sea específico con los rangos y las fórmulas
Definir específicamente los rangos en las celdas puede acelerar drásticamente las hojas de cálculo de Google.
Aunque es conveniente seleccionar todo un rango de columnas cuando se ejecuta una fórmula, esto hace que Hojas de cálculo ejecute todas las celdas de la columna, incluso si están en blanco.
Ser específico crea un poco más de trabajo para la persona, pero mantiene a Sheets funcionando sin problemas.
Por ejemplo, si tiene datos en mil filas bajo la columna A, es más eficiente establecer su rango en «A1:A1000» en la fórmula que utilizar toda la columna con «A:A».
Ser específico con los rangos puede marcar grandes diferencias en el tiempo de cálculo con las consultas de referencia a otras hojas y los comandos VLOOKUP.
Además, puede comprobar sus fórmulas para ver si hay una forma matemáticamente más eficiente de realizar el mismo cálculo.
Si hay una fórmula incorporada, utilícela siempre. Por ejemplo, =AVERAGE(A1:A10) es más rápido que =SUM((A1:A10)10).
Utilice el formato condicional sólo cuando sea necesario
El formato condicional es una gran herramienta para la legibilidad humana en las Hojas de cálculo de Google; sin embargo, contribuye en gran medida a la sobrecarga de procesamiento.
La codificación por colores de cosas como si los ingresos de un producto fueron una ganancia o una pérdida es genial para la legibilidad humana. Sin embargo, no es tan bueno en cuanto al rendimiento cuando se trabaja con cantidades masivas de datos.
Si va a eliminar el formato condicional, debe hacer una copia de la hoja original y trabajar en la nueva versión. Restaurar el formato condicional puede ser tedioso.
Puede eliminar el formato condicional:
- Seleccionando la fila o columna con la regla de formato (flecha azul)
- Abriendo el menú «Formato» (flecha roja)
- Elegir «Formato condicional» (flecha amarilla)
- Desde aquí puede eliminar reglas haciendo clic o tocando el icono del cubo de basura junto a la regla en la subventana «Formato condicional».
Nota: El uso de funciones como «Ordenar por color» también puede añadir carga.
Evite las funciones que requieren recalcular toda la hoja en cualquier cambio
Un puñado de funciones útiles en las Hojas de cálculo de Google obligan a recalcular toda la hoja cada vez que se produce un cambio en ella (se denominan funciones volátiles).
Estas potentes funciones pueden añadir rápidamente grandes cantidades de trabajo a un archivo de Hojas de cálculo de Google. Evítelas cuando trabaje con grandes cantidades de datos.
Las cuatro funciones principales de las Hojas de cálculo de Google que pueden causar problemas de recálculo son:
- AHORA
- HOY
- RAND
- RANDBETWEEN
Si está experimentando un libro de trabajo lento y está utilizando una o más de estas funciones, lo más probable es que sean las responsables de la ralentización.
La eliminación de estas funciones acelerará Google Sheets.
Además, debe evitar utilizar el formato condicional junto con cualquiera de estas cuatro funciones.Utilizar los dos juntos puede sobrecargar rápidamente el programa.
Cuanto más cerca esté la referencia, mejor
A veces es inevitable que necesite hacer referencia a información en otra hoja dentro de un libro de trabajo o en un libro de trabajo completamente diferente. Estas referencias, especialmente las que se encuentran en otros libros de trabajo, pueden hacer que las Hojas de cálculo de Google funcionen muy lentamente.
En el caso de las referencias a diferentes libros de trabajo, el problema de rendimiento puede no tener nada que ver con las capacidades de Google Sheets. La lentitud del rendimiento puede deberse al tiempo que se tarda en intercambiar información entre hojas.
En general, cuanto más cercana sea la referencia, más rápido será el rendimiento. Puede aliviar los problemas eliminando las llamadas a otros libros de trabajo.
Si es posible, copie y pegue la información a la que hace referencia en el segundo libro de trabajo en una nueva hoja del primer libro de trabajo.
Además, puede recorrer su libro de trabajo y sustituir la información de las celdas por valores estáticos, tal y como se describe en la sección 4.
La importación debería ser el último recurso. Sin embargo, hay muchos casos en los que se trabaja con datos cambiantes que requieren ser importados.
Utilice «=IF()» para evitar cálculos innecesarios de fórmulas
Puede acelerar drásticamente un libro de trabajo lento de Google Sheets utilizando sentencias condicionales para evitar la ejecución de fórmulas que no aporten datos útiles.
Esto puede ser muy útil para VLOOKUP y consultas de otros libros de trabajo.
Para hacer esto, necesitamos envolver la función «=if()» alrededor de la fórmula en la celda.
El formato de «if» tiene el siguiente aspecto
"=if(*afirmación condicional*, *qué hacer si la condición es verdadera*, *qué hacer si la condición es falsa*)".Aunque se usaría "=if()" para evitar fórmulas complejas, usaremos una situación simple como ejemplo.
En este ejemplo, queremos determinar la puntuación media de las personas que aprobaron la prueba, o que obtuvieron una puntuación superior a "70".
Así que aplicamos la fórmula "=if(A2>70,A2,"")" a la celda A2, y la arrastramos hasta A15.
Esto devuelve las puntuaciones de "75", "89", "89" y "95" en la columna B. A efectos del ejemplo, calculamos =PORCENTAJE para el contenido de la columna B para obtener nuestra respuesta.
En el caso del ejemplo, no estamos ahorrando mucho tiempo ya que estamos devolviendo un valor del mismo archivo.
Sin embargo, esto reduce sustancialmente la sobrecarga si sacáramos las calificaciones semestrales de los alumnos aprobados de un libro de trabajo diferente.
El uso de este método puede reducir significativamente el número de cálculos que Google Sheets necesita ejecutar para rellenar los datos.
Dividir hojas masivas
Cuando todo lo demás falla, puede ser el momento de dividir un libro de trabajo. Por muy potente que sea Google Sheets, la aplicación tiene sus límites.
Para conseguir que las Hojas de cálculo de Google funcionen a una velocidad aceptable, es posible que tenga que dividir sus datos en dos o más libros de trabajo.
Por desgracia, esta solución significa que tendrá que repetir el mismo trabajo en cada libro de trabajo y combinar los resultados.
Además, esto significa que algunos análisis serán mucho más difíciles. Al dividir los libros de trabajo, es una buena práctica dejar la versión original intacta y trabajar con una copia.
Seguir estos consejos puede convertir muchos proyectos lentos de Google Sheets en hojas de cálculo que funcionen sin problemas. Cuanto más eficiente sea la implementación de la información y los cálculos en Google Sheets, más rápido será su rendimiento.
Ser consciente de los cuelgues que pueden hacer que las Hojas de cálculo de Google se ejecuten con lentitud puede ayudarle a curar mejor sus libros de trabajo para evitar problemas de rendimiento en primer lugar.
Así que estos son 10 métodos rápidos y sencillos que puede utilizar para acelerar la lentitud de Google Sheets. En la mayoría de los casos, debería ver una diferencia considerable en la velocidad al utilizar uno o más de estos métodos.
¡Espero que este artículo le haya resultado útil!
