Siempre es más fácil trabajar con datos que han sido organizados y clasificados en un orden determinado.
Son más fáciles de cribar y es más fácil encontrar los datos de interés.
Por eso la ordenación es una de las funciones más utilizadas en Google Sheets.
Glosario
¿Para qué se utiliza la función SORT?
Como su nombre indica, la función SORT nos ayuda a ordenar los datos en un rango de celdas y devuelve la salida ordenada en un nuevo rango de celdas.
Esta función nos permite ordenar los datos en orden ascendente o descendente. También nos permite ordenar los datos por uno o varios criterios de columna.
Diferencia entre el menú SORT y la función SORT
Las Hojas de cálculo de Google ofrecen dos formas de ordenar los datos:
- Utilizando el menú «Ordenar» (se encuentra en el menú «Datos»).
- Utilizando la función SORT
Mientras que se puede acceder al menú Ordenar con un par de clics, la función ORDENAR le permite introducir la fórmula en la barra de fórmulas, lo que le da más control sobre el proceso de ordenación.
La principal diferencia entre los dos métodos anteriores es que el menú Ordenar trabaja sobre el rango de datos original y lo modifica.
La función SORT, en cambio, muestra los datos ordenados en un nuevo rango de datos, manteniendo así los datos originales sin cambios.
Sintaxis de la función SORT en Google Sheets
La sintaxis de la función SORT es:
SORT(rango, ordenar_columna, es_ascendente, [ordenar_columna2, es_ascendente2, ...])Aquí,
- range es el grupo de celdas sobre el que se quiere aplicar la función de ordenación (las celdas que se quieren ordenar)
- columna_ordenación es la columna principal por la que desea ordenar los datos del rango.
- is_ascending especifica si el rango debe ordenarse en orden ascendente o descendente de la sort_column. Puede ser TRUE o FALSE, con un FALSE representando un orden "descendente".
Los tres parámetros anteriores son obligatorios en una función SORT, pero también puede añadir parámetros adicionales si desea ordenar el rango por más criterios. En ese caso,
- sort_column2 es la columna secundaria por la que puede ordenar los datos del rango
- is_ascending2 especifica si queremos ordenar el rango en orden ascendente o descendente de sort_column2. Este parámetro también puede ser un valor TRUE FALSE.
Puede añadir más pares [sort_column2, is_ascending2] como éste en función del número de criterios de columna que necesite para ordenar sus datos en el rango.
Nota: El sort_column puede especificarse como un índice de columna (un número que representa la posición de la columna en el rango), o como una referencia (el rango de celdas de la columna, por ejemplo: A2:A5). El número de celdas de sort_column debe ser igual al número de filas del rango, de lo contrario, la fórmula SORT devuelve un error.
Diferentes formas de utilizar la función SORT (Ejemplos)
Una vez que entienda la sintaxis de la función SORT, aplicarla es bastante fácil.
Vamos a ver dos formas de utilizar la función SORT:
- Cuando quiera ordenar por una sola columna
- Cuando quiera ordenar por varias columnas
Para explicar ambos métodos, utilizaremos los siguientes datos de ejemplo. Vamos a utilizar la función SORT para ordenar los datos que se muestran a continuación:
>Para que pueda ver fácilmente las diferencias entre los datos originales y los ordenados, vamos a ordenar los datos anteriores y mostrarlos en la misma hoja (en un rango de celdas vecino).
Sin embargo, puede incluso introducir la fórmula SORT en una nueva hoja y mostrar allí los datos ordenados.
Ordenar por una sola columna
Cuando quiera ordenar por una sola columna, sólo los tres primeros parámetros de la función SORT son suficientes para realizar el trabajo.
De nuestros datos de muestra, digamos que queremos ordenar todas las filas por Nombre de la empresa (que es la columna A). Así es como se puede mostrar el rango de datos ordenados a partir de la celda F2.
- Copie las cabeceras de las columnas de datos y péguelas en la primera fila (celdas F1 a I1 en nuestro ejemplo).
- Establecemos sort_column2 a la columna C2:C8 (La columna de la fecha de entrega)
- Establecemos is_ascending2 a FALSE, ya que queremos ordenar en orden descendente la Fecha de Entrega
- Cómo ordenar por colores en Google Sheets
- Cómo ordenar horizontalmente en las hojas de cálculo de Google (ordenar las columnas de izquierda a derecha)
- Cómo ordenar por varias columnas en las hojas de cálculo de Google
- Cómo ordenar por fecha en las Hojas de cálculo de Google (utilizando una fórmula)
>En la celda F2, escriba la siguiente fórmula:=SORT(A2:D8,A2:A8,TRUE) o =SORT(A2:D8,1,TRUE).
>Pulse la tecla de retorno
>
Ahora debería ver que todos los datos ordenados ocupan el rango de la celda F2 a la I8. Observe que el resultado de la función SORT es dinámico.
Por lo tanto, cualquier cambio que realice en los datos originales se reflejará también en la salida ordenada.
Además, tenga en cuenta que no puede realizar ningún cambio en la salida ordenada. Si lo intenta, se producirá un error REF.
Ordenación por múltiples columnas
Si observa ahora los datos ordenados, se dará cuenta de que algunos de los nombres de las empresas se repiten.
Si también quiere asegurarse de que las filas se ordenan aún más, por ejemplo, por orden decreciente de la fecha de entrega, siempre que haya un nombre de empresa que se repita, la función SORT también lo hace muy fácil.
En este caso, puede introducir los parámetros adicionales en la función SORT. Así que puede cambiar su fórmula SORT por
=SORT(A2:D8,1,TRUE,C2:C8,FALSE)En la fórmula anterior, añadimos dos nuevos parámetros:
>Esto da el siguiente resultado:
Observará en la figura anterior, que los datos están ordenados primero por orden alfabético de Nombre de la empresa.
Siempre que hay una repetición de un nombre, las filas que contienen los nombres de empresa repetidos se ordenan a continuación en orden descendente de Fecha de entrega.
Por ejemplo, el nombre de la empresa Krajcik-Lowe aparece en tres filas. Estas filas se ordenan entonces con las fechas más recientes apareciendo en primer lugar y las más antiguas en último lugar.
>Si lo necesita, puede refinar aún más esta búsqueda añadiendo más parámetros [sort_column2, is_ascending2].
En este tutorial, le mostré cómo puede utilizar la función SORT en Google Sheets utilizando criterios de una o varias columnas.
Esta función puede ser realmente útil si quiere ordenar y navegar rápidamente por sus datos, sin tener que afectar a los datos originales.
Esperamos que este tutorial le haya resultado útil.
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