Cómo utilizar la función IMPORTRANGE en las hojas de cálculo de Google (ejemplos)

Acceder a los datos de un libro de trabajo a otro en Google Sheets no es tan sencillo como lo sería en cualquier otro software de hoja de cálculo. Esto se debe principalmente a la naturaleza online de Google Sheets.

Y tiene sentido, teniendo en cuenta los problemas de seguridad de los datos.

Pero Google sí permite acceder y utilizar los datos de una hoja de cálculo externa, siempre que se tenga el permiso y el acceso adecuados. Proporciona esta facilidad a través de su función IMPORTRANGE.

Si alguna vez ha visto una llamada a la función IMPORTRANGE, es posible que se haya sentido intimidado por su (aparentemente) enorme longitud y complejidad.

Pero para ser sinceros, su sintaxis es mucho más sencilla de lo que parece. En este tutorial veremos más de cerca la función IMPORTRANGE y entenderemos cómo funciona, utilizando un ejemplo sencillo.

Sintaxis de la función IMPORTRANGE

La sintaxis de la función IMPORTRANGE es:

IMPORTRANGE(hoja_de_salida, cadena_de_rango)
 
La función toma dos parámetros:
spreadsheet_url : Es la URL de la hoja de cálculo de origen.
range_string: Es una cadena que contiene información sobre el rango de celdas a importar.
Entendamos estos parámetros con un poco más de detalle.
URL de la hoja de cálculo o clave del libro de trabajo
Es el primer parámetro de la función IMPORTRANGE. Contiene la URL de la hoja de cálculo o la clave de Google del libro de trabajo del que se quiere importar.
    
A continuación encontrará la URL de la hoja de cálculo de Google
    
Y también puede utilizar la clave del libro de trabajo en lugar de utilizar la URL completa en la función IMPORTRANGE.
Este parámetro suele ser un valor de cadena. Puede contener la URL de la hoja de origen (entre comillas dobles), o una referencia a una celda que contenga la URL de la hoja de cálculo de origen (sin comillas dobles).
La URL de la hoja de cálculo es la ubicación completa que se ve en la barra de ubicaciones del navegador cuando la hoja de cálculo de origen está abierta.
    
He aquí un ejemplo:
 
https:/docs.google.comspreadsheetsd1f2gd-I4u3eGzCvABadsVBa8b4vFD5Nw4AlIG-LaILkIeditgid=0
 
La primera parte de la URL es la URL principal de Google Sheets. A continuación aparece la carpeta "d", seguida de una cadena de caracteres alfanuméricos realmente grande. Esta es la clave del libro de trabajo, o el ID que las hojas de cálculo de Google utilizan para identificar el libro de trabajo.
Para especificar el primer parámetro de la función IMPORTRANGE, puede utilizar la URL completa de la hoja de cálculo o sólo la clave de la hoja de cálculo. Cualquiera de las dos es suficiente para identificar la hoja de cálculo de la que quiere importar.
Cadena de rango
La Cadena de Rango es el segundo parámetro de la función IMPORTRANGE. También es un valor de cadena y tiene el siguiente formato:
 
"[¡nombre_hoja!]rango"
    
 
Como puede ver, la cadena range_string contiene dos partes:
nombre_hoja: Es el nombre de la hoja de cálculo de la que quiere importar los datos.
rango: Se trata del rango de celdas que desea importar de la hoja de origen. Este componente puede ser una referencia a un rango de celdas, una sola celda o un rango con nombre.
Observe que el componente nombre_hoja se ha representado entre corchetes porque esta parte de cadena_de_rango es opcional. Si no proporciona este componente, IMPORTRANGE importará, por defecto, la primera hoja del libro de trabajo especificado.
He aquí algunos ejemplos de cadenas de rango:
"¡MiHoja!A1:B10" : Una cadena de rango como ésta se utiliza cuando se desea importar las celdas A1 a B10 de la hoja de trabajo llamada "MiHoja".
"A1:B10": Una cadena_de_rango como ésta se utiliza cuando se desea importar las celdas A1 a B10 de la primera hoja del libro de trabajo de origen.
"¡Mi hoja!A5": Una cadena_de_rango como ésta se utiliza cuando se quiere importar sólo una celda, A5 de la hoja de trabajo llamada "MiHoja".
Ejemplo - Importar un rango de celdas de otra hoja
Para demostrar cómo utilizar la función IMPORTRANGE, vamos a intentar importar las celdas A1 a B7 de una hoja llamada "Empleados", perteneciente a un libro de trabajo externo.
    
Estos son los pasos que debe seguir:
Abra el libro de trabajo que contiene la hoja de cálculo de origen ("Detalles del empleado 2020" en nuestro ejemplo).
En la barra de localización de su navegador, puede ver la URL del libro de trabajo. Puede seleccionar toda la URL (como se muestra en la imagen 1) o seleccionar sólo la clave del libro de trabajo (como se muestra en la imagen 2). 
Copie la URL seleccionada o la clave del libro de trabajo pulsando CTRL+C en el teclado.
A continuación, abra el libro de trabajo de destino.
Haga clic en la celda en la que desea que el rango de celdas importadas comience a mostrarse. En nuestro ejemplo, queremos empezar a mostrar las celdas a partir de A1.
Escriba la fórmula: =IMPORTRANGE("","!>"). Sustituya , < y  por los valores adecuados. En nuestro caso, introduciremos =IMPORTRANGE("1Hw9qK3r4egNP7EHsYH2kcpBOAdGn64iW-WEIZ59rtF4″, "¡Empleados!A1:B7")
Pulse la tecla de retorno.
Dése un tiempo para procesar.
Cuando utilice la función IMPORTRANGE por primera vez, obtendrá un REF, como se muestra a continuación:
Cuando pase el ratón por encima de la celda, obtendrá un aviso que le preguntará si desea permitir el acceso a la hoja.
Haga clic en el botón que dice "Permitir acceso".
Ahora debería ver su rango de celdas de la hoja de origen mostrado en el punto que desee de la hoja de destino.
 Nota: Obtendrá el error REF (del paso 9) sólo la primera vez que importe desde la hoja origen. La próxima vez que utilice esta función, no mostrará este error ni le pedirá permiso de nuevo. Este acceso permanecerá vigente hasta que el usuario que lo concedió sea eliminado de la fuente.
También es importante asegurarse de que hay suficientes celdas vacías en la hoja de destino para acomodar el resultado de la fórmula.
De este modo, la función IMPORTRANGE puede utilizarse para acceder a datos de otros libros de trabajo. Esto resulta especialmente útil cuando se desea reunir datos de varios libros de trabajo en una sola hoja.
    
Por ejemplo, puede importar los datos de los empleados de diferentes sucursales de la empresa a una hoja acumulativa con la ayuda de IMPORTRANGE.
Esperamos haber tenido éxito en ayudarle a entender lo que hace la función IMPORTRANGE y cómo utilizarla. Le animamos a que la pruebe por sí mismo y compruebe lo cómoda y el ahorro de tiempo que puede suponer.
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