Cómo resaltar los duplicados en las hojas de cálculo de Google (paso a paso)

Ver vídeo – Resaltar los duplicados en Google Sheets

Cuando se trabaja con datos en las Hojas de cálculo de Google, tarde o temprano, se encontrará con los problemas de los datos duplicados.

Puede tratarse de datos duplicados en la misma columna o de filas duplicadas en un conjunto de datos.

Con un poco de formato condicional, puede resaltar fácilmente los duplicados en Google Sheets. Una vez resaltados, puede decidir si los mantiene o los elimina.

En este tutorial, le mostraré algunas formas sencillas de resaltar los duplicados en Google Sheets .

¡Así que empecemos!

Tabla de contenidos

  • Subrayar las celdas duplicadas en una columna
  • Subrayar las celdas duplicadas en varias columnas
  • Resaltar filas duplicadas
  • Las hojas de cálculo de Google no resaltan los duplicados – Posibles razones

Resaltar las celdas duplicadas en una columna

La situación más común es cuando se tiene un conjunto de datos en una columna y se quiere resaltar rápidamente los duplicados.

Por ejemplo, suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación en el que desea resaltar todos los nombres que se repiten en la columna A.

A continuación se indican los pasos para resaltar los duplicados en una columna:

  1. Seleccione el conjunto de datos de los nombres (excluyendo las cabeceras)
  2. Haga clic en la opción Formato del menú
  3. En las opciones que aparecen, haga clic en Formato condicional. Esto abrirá el panel de reglas de formato condicional en el lado derecho
  4. Haga clic en la opción «Añadir otra regla»
  5. Asegúrese de que el rango (en el que tenemos que resaltar los duplicados) es correcto. En caso de que no lo sea, puede cambiarlo desde la sección ‘Aplicar al rango’
  6. Haga clic en el desplegable ‘Formatear celdas si’ y luego en la opción ‘Fórmula personalizada es’
  7. En el campo inferior, introduzca la siguiente fórmula:
    =COUNTIF($A$2:$A$10,A2)>1

  8. Desde las opciones de "Estilo de formato", especifique el formato con el que desea resaltar las celdas duplicadas. Por defecto, utilizará el color verde, pero puede especificar otros colores así como estilos como la negrita o la cursiva
  9. Haga clic en Hecho

Los pasos anteriores resaltarían todas las celdas con nombres duplicados en el color especificado.

Una cosa muy buena del formato condicional es que es dinámico . Esto significa que en caso de que cambie los datos en alguna de las celdas, el formato se actualizará automáticamente. Por ejemplo, si elimina uno de los nombres que tienen un duplicado, el resaltado de ese nombre (en la otra celda) desaparecería ya que ahora se ha convertido en único.

¿Cómo funciona esto?

Cuando se utiliza la fórmula personalizada en el formato condicional, se comprueba cada celda utilizando la fórmula especificada.

Si la fórmula devuelve TRUE para la celda, ésta se resalta en el formato especificado, y si devuelve FALSE, no.

En el ejemplo anterior, se comprueba cada celda y si el nombre aparece más de una vez en el rango, devuelve TRUE para la fórmula COUNTIF, y la celda se resalta. De lo contrario, permanece sin cambios.

Además, observe que he utilizado el rango $A$2:$A$10 (donde hay un signo de dólar antes del alfabeto de la columna y del número de la fila). Esto es realmente crucial, ya que asegura que cuando la fórmula pasa a la siguiente celda (en la fila de abajo), el rango global que se está comprobando para el recuento de nombres sigue siendo el mismo.

En caso de que quiera eliminar las celdas resaltadas, deberá eliminar el formato condicional. Para ello, seleccione las celdas que tienen el formato aplicado, haga clic en la opción Formato, en Formato condicional y elimine la regla del panel que se abre a la derecha.

Resalte las celdas duplicadas en varias columnas

En el ejemplo anterior, teníamos todos los nombres en una sola columna.

Pero qué pasa si los nombres están en múltiples columnas (como se muestra a continuación).

Todavía puede utilizar el formato condicional para resaltar los nombres duplicados (que sería un nombre que aparece más de una vez en las tres columnas combinadas.

A continuación se indican los pasos para resaltar los duplicados en varias columnas:

  1. Seleccione el conjunto de datos de los nombres (excluyendo las cabeceras)
  2. Haga clic en la opción Formato del menú
  3. En las opciones que aparecen, haga clic en Formato condicional.
  4. Haga clic en la opción "Añadir otra regla"
  5. Asegúrese de que el rango (en el que tenemos que resaltar los duplicados) es correcto. En caso de que no lo sea, puede cambiarlo desde la sección 'Aplicar al rango'
  6. Haga clic en el desplegable 'Formatear celdas si' y luego en la opción 'Fórmula personalizada es'
  7. En el campo inferior, introduzca la siguiente fórmula:
    =COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1

  8. Desde las opciones de "Estilo de formato", especifique el formato con el que desea resaltar las celdas duplicadas. Por defecto, utilizará el color verde, pero puede especificar otros colores así como estilos como la negrita o la cursiva
  9. Haga clic en Hecho

Los pasos anteriores resaltarían la celda si el nombre aparece más de una vez en las tres columnas seleccionadas combinadas.

¿Cómo funciona esto?

Este también ha funcionado como el anterior.

En la fórmula COUNTIF, hemos cubierto todas las celdas de las tres columnas. Así que cada celda del rango se comprueba utilizando la fórmula especificada y devuelve TRUE o FALSE.

Si hay un nombre que se repite en cualquiera de las columnas, se resaltará en el formato especificado.

De nuevo, observe que he utilizado el rango $A$2:$C$10 (donde hay un signo de dólar antes del alfabeto de la columna y del número de la fila). Esto es realmente crucial, ya que se asegura de que el rango sigue siendo el mismo mientras el formato condicional está comprobando el recuento del nombre en una celda.

Resaltar las filas duplicadas

Este es un poco complicado.

Suponga que tiene un conjunto de datos como el que se muestra a continuación y quiere resaltar todos los registros duplicados.

En este caso, un registro será un duplicado si tiene exactamente el mismo valor en cada celda de la fila (como la fila 2 y 7 en el ejemplo anterior).

La razón por la que esto es un poco complicado es que ahora no tiene que comprobar las celdas individuales. Tiene que comprobar toda la fila y sólo resaltar las filas en las que se repiten todas las celdas.

Pero no se preocupe, no es demasiado difícil de hacer.

A continuación se indican los pasos para resaltar las filas duplicadas utilizando el formato condicional:

  1. Seleccione el conjunto de datos (excluyendo las cabeceras)
  2. Haga clic en la opción Formato del menú
  3. En las opciones que aparecen, haga clic en Formato condicional.
  4. Haga clic en la opción "Añadir otra regla"
  5. Haga clic en el desplegable 'Formatear celdas si' y luego haga clic en la opción 'Fórmula personalizada es'
  6. En el campo inferior, introduzca la siguiente fórmula:
    =COUNTIF(ARRAYFORMULA($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

  7. Desde las opciones de "Estilo de formato", especifique el formato con el que desea resaltar las celdas duplicadas. Por defecto, utilizará el color verde, pero puede especificar otros colores así como estilos como la negrita o la cursiva
  8. Haga clic en Hecho

Los pasos anteriores resaltarían todos los registros que se repiten en el conjunto de datos (como se muestra a continuación).

¿Cómo funciona esto?

Este funciona de la misma manera que nuestro primer ejemplo (donde simplemente resaltamos las celdas de una columna que tenían duplicados).

Pero como hay una fila entera que necesitamos comparar con todas las demás filas, hemos combinado el contenido de todas las filas y hemos creado una sola cadena para cada fila.

La siguiente parte de la fórmula crea una matriz de cadenas en la que se combina todo el contenido de las celdas de una fila (se hace la concatenación utilizando el signo ampersand).

ARRAYFORMULA($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10)

Esta matriz se utiliza en la fórmula Countif, y la condición utilizada es de nuevo una cadena concatenada que tiene todos los valores en una fila. Esto se hace utilizando lo siguiente como criterio:

$A2&$B2&$C2

Esto se ha convertido ahora en una simple construcción de tipo columna en la que la función COUNTIF comprueba cuántas veces se repite esta cadena combinada en la matriz de cadenas que hemos creado.

Esto terminará resaltando todos los registros que son duplicados.

Las hojas de cálculo de Google no resaltan los duplicados: posibles razones

A veces, puede ocurrir que siga todos los pasos anteriores y utilice las mismas fórmulas, pero Google Sheets sigue sin resaltar los duplicados.

Aquí tiene algunas posibles razones que puede comprobar:

Espacios extra en las celdas

¿Hay espacios extra (caracteres de espacio inicial o final) en el texto de una celda y no en la otra?

Dado que buscamos una coincidencia exacta para que dos o más celdas se consideren duplicadas, si hay algún carácter de espacio extra en las celdas, esto llevaría a una falta de coincidencia.

Por lo tanto, aunque se vea que hay un duplicado, es posible que no se resalte.

Para deshacerse de esto, puede utilizar la función TRIM (y la función CLEAN) para deshacerse de todos los caracteres de espacio extra.

Referencia incorrecta

Hay tres tipos diferentes de referencias en Google Sheets.

  1. Referencias absolutas (ejemplo - $A$1)
  2. Referencias relativas (ejemplo - A1)
  3. Referencias mixtas (ejemplo - $A1 o A$1)

Si una fórmula exige un tipo de referencia y usted acaba utilizando las otras, es probable que acabe teniendo un problema.

Así que compruebe las referencias para asegurarse de que Google Sheets resalta los duplicados como se espera.

Así que estas son las formas en las que puede resaltar los duplicados en Google Sheets utilizando el formato condicional.

¡Espero que este tutorial le haya resultado útil!

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