Los programas de hojas de cálculo como Google sheets suelen ser polivalentes. Así, puede utilizar el mismo software para ver, analizar, presentar e imprimir sus datos.
Este software de procesamiento de datos le permite utilizar fórmulas para consolidar la información de los conjuntos de datos, que luego puede utilizar para preparar e imprimir informes también.
Lamentablemente, imprimir hojas de cálculo en papel no es tan intuitivo como imprimir un documento de procesamiento de textos.
Hay una serie de configuraciones y opciones de impresión que tendrá que ajustar para imprimir justo lo que necesita.
Glosario
Opciones de impresión en Google Sheets
Google Sheets le ofrece una serie de opciones de impresión para que pueda imprimir una hoja completa, una tabla entera o sólo una selección de celdas.
También le permite seleccionar el tamaño y la orientación del papel en el que desea imprimir, la cantidad de margen que desea y la cantidad de datos que desea imprimir en una página.
Con todas estas opciones, a veces resulta abrumador cuando se quiere imprimir sólo una pequeña parte de la hoja de cálculo.
Si no establece las opciones adecuadas, puede acabar imprimiendo más datos de los que necesita. Además de hacer que la impresión resultante tenga un aspecto desordenado, también acaba desperdiciando papel y tinta.
Por lo tanto, es importante que configure las opciones de impresión con la cantidad exacta de datos que necesita.
En este tutorial, le mostraremos cómo puede configurar sus opciones de impresión para imprimir sólo las celdas seleccionadas en su hoja (es decir, sólo imprimir la selección e ignorar todo lo demás en la hoja).
Cómo imprimir las celdas seleccionadas en las hojas de Google
Una vez que tenga su documento listo para imprimir, siga estos pasos para imprimir una selección de celdas de su hoja de Google:
- Seleccione las celdas que desea imprimir. Puede hacerlo arrastrando el ratón sobre el área de celdas deseada o pulsando la tecla Mayúsculas para seleccionar la primera y la última celda del rango deseado.
- Seleccione la opción Imprimir. También puede pulsar CTRL+P (si está en un PC) o Cmd+P (si está en un Mac).
- Una vez que tenga todos los ajustes de impresión en su lugar y la vista previa de impresión se vea bien para imprimir, pulse el botón Siguiente.
>Haga clic en el menú Archivo de la barra de menús.
>Esto le llevará a la vista de la configuración de impresión, donde podrá ver una vista previa de sus páginas impresas.
>En el lado derecho, debería ver una barra lateral con opciones para diferentes ajustes de impresión. La opción por defecto es imprimir todo lo que hay en la hoja actual. Sin embargo, dado que sólo desea imprimir el rango de celdas seleccionado, debe hacer clic en la flecha desplegable situada bajo la palabra «Imprimir» (que encontrará en la parte superior de la barra lateral).
>Esto le mostrará una lista desplegable con diferentes opciones de impresión. Haga clic en la opción «Celdas seleccionadas» de la lista.
>Después de esto, puede seleccionar las demás opciones de impresión como el tamaño del papel, la orientación de la página, etc. También puede seleccionar otras opciones de formato como líneas de cuadrícula, encabezados, pies de página, etc.
>En la siguiente ventana, haga clic en «Imprimir» para terminar el trabajo y enviar su hoja completa para imprimir.
Su impresora debería ahora comenzar a imprimir las celdas seleccionadas con su configuración de impresión preferida.
Ajuste de la orientación de la página
Debe elegir la orientación de la página en función del número y tamaño de las celdas de su rango de impresión. La configuración por defecto es la horizontal.
Utilice esta orientación si tiene un gran número de columnas en su selección y quiere que todas las columnas quepan en una página.
>Si, por el contrario, tiene un pequeño número de columnas, pero quiere encajar un gran número de filas en una página, entonces opte por la orientación vertical.
>Para seleccionar esta orientación, basta con seleccionar el botón de radio junto a «Retrato» en Orientación de la página.
>Asegurarse de que las celdas se ajustan correctamente a la página
Si encuentra que sus datos se desbordan de la página en la vista previa de impresión, puede escalar sus datos con uno de los siguientes ajustes:
- Ajustar a la anchura: Utilice este ajuste si desea que todas las columnas de su selección quepan en una página.
- Ajustar a la altura: Utilice este ajuste si desea que todas las filas de su selección quepan en una sola página.
- Ajustar a la página: Utilice este ajuste si desea que todas las filas y columnas de su selección quepan en una página.
Para realizar una selección de escala, haga clic en la flecha desplegable situada debajo de «Escala» y seleccione la opción que desee. Por defecto, la escala está ajustada a «Normal».
>Sin embargo, es importante tener en cuenta que si elige una de las tres escalas mostradas anteriormente, Google Sheets intentará reducir el tamaño de la fuente de sus datos para que quepan en una página.
Si tiene muchos datos en la hoja, el tamaño de la fuente puede acabar siendo tan pequeño que resulte difícil de leer.
Por lo tanto, asegúrese de comprobar la vista previa de impresión antes de pulsar el botón Imprimir.
Nota: Si tiene un rango muy pequeño de celdas para imprimir, entonces podría terminar pareciendo extraño con un montón de espacio en blanco, y los datos aplastados en una esquina de la hoja. Por lo tanto, una buena opción sería escalar sus datos para que ocupen más espacio en la página.
>Para ello, debe seleccionar la opción Número personalizado en la configuración de la escala.
>Esto mostrará un cuadro de entrada adicional a la derecha de la opción de escala, donde puede introducir cuánto quiere que se escalen los datos. Si quiere que los datos sean más grandes, introduzca un número superior al 100%.
>Sus datos seleccionados deberían aparecer ahora ampliados en la vista previa de impresión, ocupando más superficie en la página como se muestra a continuación:
>En este tutorial, le mostramos cómo puede imprimir las celdas seleccionadas de sus hojas de cálculo de Google , sin tener que imprimir toda la hoja de cálculo.
También proporcionamos información adicional sobre cómo puede configurar la página para que las celdas seleccionadas se impriman exactamente como las necesita.
Esperamos que este tutorial le haya resultado útil.
Otros tutoriales de Google Sheets que pueden gustarle:
- Limitaciones de las Hojas de cálculo de Google (Tamaño de las filas y columnas)
- Cómo insertar un salto de página en Google Sheets