¿Cómo hacer VLOOKUP desde otra hoja en Google Sheets?

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Cuando se trabaja con múltiples conjuntos de datos en las hojas de cálculo de Google Sheets, puede resultar bastante frustrante y lento buscar datos entre diferentes hojas.

Sin embargo, Google Sheets ofrece una función que le ahorra la molestia de buscar los datos por usted.

Busca y recupera los datos que coinciden en otra tabla, que puede estar en la misma hoja o en una hoja diferente.

En este tutorial, le mostraré cómo utilizar la fórmula VLOOKUP en las Hojas de cálculo de Google y cómo hacer VLOOKUP desde otra hoja (del mismo libro de trabajo o de un libro de trabajo diferente).

¿Qué es la función VLOOKUP en Google Sheets?

VLOOKUP significa Búsqueda Vertical. Es una función de Google Sheets que le permite realizar una búsqueda vertical. En otras palabras, le permite buscar un valor de búsqueda concreto en la primera columna de un rango de celdas.

Una vez que encuentra un valor coincidente, busca un valor en otra columna especificada en la misma fila que el valor de búsqueda y lo recupera.

Si esta definición le parece confusa, aguante. Se aclarará cuando lo expliquemos con un ejemplo.

Existe la idea entre muchos novatos de Google Sheets de que VLOOKUP es difícil de entender y aplicar.

Sin embargo, esto no es cierto.

En este tutorial, verá lo fácil que es aplicarlo. Una vez que le coja el tranquillo, también se dará cuenta de lo poderosa que puede ser esta herramienta.

¿Cuándo utilizar VLOOKUP?

Digamos que tiene dos tablas.

Una que contiene información sobre los empleados y otra que contiene sus ventas totales en un mes determinado.

Ambas tablas tienen una columna común, el ID del empleado. Además, el ID del empleado puede considerarse como un valor clave o un identificador único en ambas tablas.

Digamos que necesita conocer la tarifa por hora de cada uno de los dos empleados que aparecen en la tabla de ventas. Estas tarifas ya existen en la Tabla de Empleados.

Entonces, necesita extraer las tarifas por hora correspondientes a los dos ID de los empleados de la Tabla de Empleados a la Tabla de Ventas.

Ahora podría simplemente buscar los dos ID de los empleados en la Tabla de Empleados y copiar sus correspondientes Tarifas por Hora en la Tabla de Ventas. Pero eso sería realmente difícil de hacer si está tratando con conjuntos de datos realmente grandes y complejos (lo que, en la práctica, suele ser el caso).

Por lo tanto, la mejor manera de evitar esto es utilizar la función VLOOKUP de Google Sheets.

En este tutorial, le mostraremos cómo utilizar VLOOKUP para resolver el problema anterior, de modo que pueda aplicar fácilmente la función a sus propios datos.

Sintaxis de VLOOKUP en Google Sheets

La sintaxis de VLOOKUP en Google Sheets es la siguiente:

VLOOKUP(clave_búsqueda, rango, índice, [is_sorted])
 
Aquí,
  •  search_key representa el identificador único o el valor de la clave que se desea buscar. Puede ser un valor o una referencia a una celda que contenga el valor.
  •  range es el rango de celdas (en la tabla de origen) dentro del cual debe buscar la función VLOOKUP. Asegúrese siempre de que este rango contiene la columna que contiene la clave de búsqueda, así como la columna que contiene el valor correspondiente a recuperar. VLOOKUP siempre busca en la primera columna del rango para encontrar la clave de búsqueda.
  •  índice es el número de columna dentro del rango del que se debe recuperar el valor correspondiente (el que se encuentra en la misma fila que search_key). Así, la primera columna dentro del rango tiene un índice de 1, la segunda columna tiene un índice de 2, y así sucesivamente.
  •  is_sorted es un parámetro opcional. Puede ser TRUE o FALSE.
Un valor FALSE para is_sorted indica que la primera columna del rango no necesita ser ordenada en forma ascendente. Así, la función VLOOKUP busca una coincidencia exacta de la clave_de_búsqueda.
    
Si hay más de un valor que es exactamente igual a search_key, entonces VLOOKUP accede a la primera ocurrencia de search_key.
Un valor TRUE, por el contrario, significa que la primera columna debe estar ordenada de forma ascendente.
Así pues, la función VLOOKUP busca primero una coincidencia exacta de la clave de búsqueda. Si no se encuentra una coincidencia exacta, entonces VLOOKUP busca la coincidencia más cercana.
Por defecto, el parámetro is_sorted se establece en FALSE.
    
¿Suena esto complejo?
En realidad no lo es. Apliquemos la sintaxis anterior a nuestro ejemplo.
¿Cómo hacer VLOOKUP desde la misma hoja en Google Sheets?
Repasemos el problema de nuevo:
Queremos buscar en la tabla de empleados los ID de los empleados "E010" y "E014" (celdas E3 y E4), encontrar sus correspondientes tarifas por hora (de la columna C) y ponerlas en la columna F.
Veamos qué argumentos tendremos que especificar en la fórmula VLOOKUP para la celda F3:
    
  • search_key: Queremos buscar el valor "E010" (situado en la celda E3). Por lo tanto, tenemos que especificar E3 como parámetro search_key.
  • rango: Queremos buscar en las celdas del rango A3 a C8 de la tabla de empleados. Así que tenemos que especificar A3:C8 como parámetro de rango. Tenga en cuenta que queremos que este rango permanezca sin cambios incluso cuando la fórmula VLOOKUP se copie de la celda F3 a la F4. Así que necesitamos bloquear este rango pulsando el botón F4 del teclado.
  • índice: Queremos que el VLOOKUP recupere las Tasas Horarias correspondientes al ID del Empleado en clave_valor. La tarifa por hora es la tercera columna del rango. Así que necesitamos especificar el número 3 como parámetro del índice.
  • is_sorted: Obviamente queremos la coincidencia exacta del ID del empleado, así que podemos establecer este parámetro en FALSE o simplemente dejarlo fuera (ya que es opcional y es Falso por defecto).
Juntando todo esto establecemos la siguiente fórmula en la celda F3:
 
=VLOOKUP(A3,$A$3:$C$8,3,false)
 
Para que obtenga un resultado como este
    
En la mayoría de los casos. la gente utiliza VLOOKUP para obtener los datos de la misma hoja. Pero puede hacerlo con la misma facilidad a VLOOKUP desde otra hoja (combinándolo con la función IMPORTRANGE)
¿Cómo hacer VLOOKUP desde otra hoja en el mismo libro de trabajo?
Hasta ahora hemos visto qué hacer cuando se quiere que VLOOKUP obtenga datos de la misma hoja en Google Sheets. Pero, ¿qué ocurre si los datos que desea consultar se encuentran en una hoja diferente del mismo libro de trabajo?
En este caso, utilizamos la misma función, pero con una ligera diferencia en el segundo parámetro.
Supongamos que la tabla de empleados está en una hoja llamada "Empleados"
...y la Tabla de Ventas está en una hoja separada llamada 'Ventas'.
Queremos acceder a la hoja Empleados, recuperar las Tasas Horarias correspondientes a los ID de los empleados "E010" y "E014" y mostrarlas en las celdas B3 y B4 de la hoja Ventas.
Estos son los pasos que debe seguir:
  1. Haga clic en la primera celda de su columna de destino (donde quiere que aparezcan los resultados del VLOOKUP). Para nuestro ejemplo, haga clic en la celda B3 de la hoja Ventas.
  2. Escriba: =VLOOKUP, seguido del paréntesis de apertura. Su barra de fórmulas debería mostrar ahora:
  3. A continuación, seleccione la celda que contiene el valor que desea buscar. Para nuestro ejemplo, seleccione la celda A3, seguida de una coma. Su barra de fórmulas debería mostrar ahora:
  4. Para el segundo parámetro, seleccione la pestaña Empleados (para abrir la hoja Empleados). Seleccione el rango de celdas en el que quiere que el VLOOKUP busque. En nuestro ejemplo, seleccione las celdas del rango A3 a C8. Su barra de fórmulas debería mostrar ahora:
  5. Pulse la tecla F4 del teclado para bloquear el rango de referencia de las celdas. Esto se hace para que estas referencias no se modifiquen cuando la fórmula se copie a otras filas de la columna. Su barra de fórmulas debería mostrar ahora:
  6. Ponga una coma, seguida del índice de la columna que contiene los valores que quiere recuperar. En nuestro ejemplo, queremos recuperar las tarifas por hora, que es la tercera columna del rango A3:C8. Así que escribimos el número 3.
  7. Por último, cierre los paréntesis.
  8. Pulse la tecla de retorno y espere un rato a que el VLOOKUP termine de procesar.
  9. Ahora debería poder ver la tarifa por hora correspondiente al ID de empleado "E010" en la celda B3 de su hoja de ventas.
  10. Arrastre hacia abajo el tirador de relleno (situado en la esquina inferior derecha de la celda B3), para copiar la fórmula a otras celdas de la columna.
  11. ¡Ahora debería ver las tarifas por hora correspondientes a cada empleado cuyo ID se menciona en la columna A de la hoja de ventas!
Explicación de la fórmula
La sintaxis de la fórmula VLOOKUP (cuando se refiere a datos en una hoja diferente) es la siguiente:
 
=VLOOKUP(clave_de_busca,{nombre_de_la_hoja}!{rango_de_celdas},índice,is_sorted)
 
Observe el signo de exclamación "!" entre el nombre de la hoja y el rango de celdas.
En nuestro ejemplo, queríamos buscar datos del rango A3:C8, situado en una hoja llamada "Empleados". Así que la fórmula se convirtió en
 
=VLOOKUP(A2,'Empleados'!$A$3:$C$8, 3)
 
Observe también que hay comillas simples alrededor del nombre de la hoja. No necesita añadir las comillas simples si está utilizando los nombres de hoja por defecto que proporciona Google Sheets, como Hoja1, Hoja2, etc.
En nuestro caso, hemos dado a la hoja de los empleados un nombre definido por el usuario. Por eso hemos tenido que encerrar su nombre entre comillas simples.
Esta fórmula obtiene el valor de la tercera columna de la hoja denominada "Empleados" en el mismo libro de trabajo.
¿Cómo hacer un VLOOKUP desde otra hoja en un libro de trabajo de Google Sheets diferente?
Ahora veamos qué sucede cuando queremos que VLOOKUP obtenga datos de una hoja en un libro de trabajo diferente.
De nuevo, utilizamos la misma función pero con una ligera diferencia en el segundo parámetro.
Esta vez, el segundo parámetro va a incluir la función IMPORTRANGE.
Función IMPORTRANGE en Google Sheets
La función IMPORTRANGE se utiliza para importar valores de las celdas de otra hoja de cálculo a la hoja de cálculo actual.
La sintaxis de la fórmula es la siguiente:
 
IMPORTRANGE(clave_hoja_de_datos, cadena_de_rango) Toma dos parámetros:
  •  clave_hoja_de_salida : Es la URL de la hoja de cálculo de la que se quiere importar. Debe especificarse entre comillas dobles.
  •  range_string : Es una referencia al rango de celdas que desea importar. El parámetro range_string debe contener el nombre de la hoja así como el rango de celdas que desea. Así, si quiere importar las celdas A3:C8 de una hoja de cálculo llamada 'Empleados', la range_string será "¡Empleados!A3:C8". Recuerde especificar toda la range_string entre comillas dobles.
Volviendo a nuestro ejemplo
Supongamos que la tabla de empleados está en un Libro de Trabajo llamado 'Wb1', en una hoja llamada 'Empleados' y la tabla de ventas está en otro Libro de Trabajo llamado 'Wb2' en una hoja llamada 'Ventas'.
Queremos acceder a la hoja Empleados (del libro de trabajo Wb1), recuperar las Tasas Horarias correspondientes a los ID de los empleados "E010" y "E014" y mostrarlas en las celdas B3 y B4 de la hoja Ventas (que es el libro de trabajo Wb2).
Estos son los pasos que debe seguir:
  1. Haga clic en la primera celda de su columna de destino (donde quiere que aparezcan los resultados del VLOOKUP). Para nuestro ejemplo, haga clic en la celda B3 de la hoja Ventas del Libro de Trabajo 'Wb1'.
  2. Escriba: =VLOOKUP, seguido del paréntesis de apertura.
  3. A continuación, seleccione la celda que contiene el valor que desea buscar. Para nuestro ejemplo, seleccione la celda A3, seguida de una coma.
  4. Para el segundo parámetro, introduzca la función IMPORTRANGE, seguida de un paréntesis de apertura.
  5. Abra el libro de trabajo que desea buscar ('Wb1') y seleccione la pestaña de la hoja ('Empleados' en nuestro ejemplo).
  6. Copie la URL de esta hoja de trabajo en la barra de direcciones de su navegador.
  7. Vuelva a su libro de trabajo actual ('Wb2') y pegue la URL al final de la fórmula en la barra de fórmulas (recordando encerrar la URL entre comillas dobles). Su barra de fórmulas debería tener ahora el siguiente aspecto:
  8. A continuación, añada una coma, seguida del nombre de la hoja de origen ("Empleados" en nuestro ejemplo)
  9. Añada un signo de exclamación (!) y escriba el rango de celdas que desea buscar en la hoja de origen.Recuerde hacer estas referencias de celdas absolutas añadiendo los signos de dólar.
  10. Encierre todo el parámetro (nombre de la hoja de origen, signo de exclamación y nombre de la hoja) entre comillas dobles.
  11. Ponga una coma, seguida de un paréntesis de cierre (para cerrar la función IMPORTRANGE).
  12. Ponga una coma seguida del índice de la columna que contiene los valores que desea recuperar. En nuestro ejemplo, queremos recuperar las tarifas por hora, que es la tercera columna del rango A3:C8. Así que escribimos el número 3. Su barra de fórmulas debería mostrar ahora:
  13. Finalmente, cierre los paréntesis de la función VLOOKUP. Su barra de fórmulas debería mostrar ahora:
  14. Pulse la tecla de retorno y espere un rato a que el VLOOKUP termine de procesar.
  15. Se le pedirá que permita el acceso a la hoja de empleados para poder conectarse. Pulse el botón "Permitir acceso".
  16. Ahora debería poder ver la Tarifa por Hora correspondiente al ID de empleado "E010" en la celda B3 de su hoja de Ventas.
  17. Arrastre hacia abajo el tirador de relleno (situado en la esquina inferior derecha de la celda B3), para copiar la fórmula a otras celdas de la columna.
  18. ¡Ahora debería ver las tarifas por hora correspondientes a cada empleado cuyo ID se menciona en la columna A de la hoja de ventas!
Explicación de la fórmula
La sintaxis de la fórmula VLOOKUP (cuando se refiere a datos en un libro de trabajo diferente) es la siguiente:
 
=vlookup(clave_búsqueda, Importrange("{hojasURL}","{nombre de la hoja}!{rango de celdas}"),index,is_sorted)
 
Observe que el nombre de la hoja, el signo de exclamación "!" y el rango de celdas están encerrados entre comillas dobles.
En nuestro ejemplo, queríamos consultar los datos del rango A3:C8, situado en una hoja llamada "Empleados" del libro de trabajo "Wb1". Así que la fórmula se convirtió en
 
=VLOOKUP(A3,IMPORTRANGE("https:/docs.google.comspreadsheetsd1nmaT8ggc7no8NVT9U4VXrAfvcBvvzeJNraHx365MHceditgid=0", "¡Empleados!$A$3:$C$8"),3)
 
 Nota: Por motivos de seguridad, Google Sheets no permite el acceso a las hojas a las que no se está autorizado a acceder. Por lo tanto, si quiere acceder a un libro de trabajo desde otro, debe ser el creador de ambos libros de trabajo o tener la autorización de uso del creador.
En este tutorial le mostramos cómo hacer VLOOKUP desde:
  • la misma hoja
  • una hoja diferente en el mismo libro de trabajo
  • una hoja diferente en un libro de trabajo diferente.
A medida que se acostumbre a utilizar VLOOKUP para referenciar información de diferentes fuentes, comprenderá lo poderosa que puede ser la herramienta VLOOKUP.
Esto es especialmente útil porque cualquier cambio en la hoja original se actualiza automáticamente en las celdas conectadas.
Esto le quita muchas molestias, liberándole para concentrarse en las mejores formas de utilizar la función VLOOKUP.
Así es como puede hacer VLOOKUP desde la misma hoja o desde otras hojas en Google Sheets.
¡Espero que este tutorial de Google Sheets le haya resultado útil!

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