Si trabaja con los datos en Google Sheets, podría suponer que los tiene en formato tabular (es decir, que tiene los datos en una tabla).
Aunque siempre puede tener los datos como simples entradas en la cuadrícula de la hoja de cálculo en Google Sheets, si puede convertirlos en una tabla bien formateada, sus datos serían mucho más legibles.
En este tutorial, le mostraré cómo convertir rápidamente cualquier dato tabular en una tabla en Google Sheets. También cubriré algunos consejos de formato que le ayudarán a hacer que su tabla se vea mucho mejor.
Nota: Si ha utilizado Excel, es posible que sepa que hay una función de tabla en él. En el momento de escribir este artículo, no existe esa funcionalidad en Google Sheets.
Glosario
Cómo dar formato a una tabla en Google Sheets
Para el propósito de este tutorial, consideremos la siguiente tabla en Google Sheets.
>Le mostraré todos los pasos que puede seguir para convertir rápidamente esta tabla de aspecto anodino en una tabla de gran aspecto en Google Sheets.
Una vez que haya terminado con el formato, la tabla se vería mucho mejor como se muestra a continuación.
>¡Así que empecemos con un poco de formato básico de la tabla!
Empecemos con algunas técnicas básicas de formato que harán que su tabla en Google Sheets tenga un aspecto mucho más profesional.
Aplicar un borde
Una cosa que haría instantáneamente una gran diferencia en nuestros datos tabulares sería aplicar bordes.
En cuanto se aplican los bordes, empieza a parecer una tabla.
Para ello, seleccione los datos en la hoja y haga clic en el icono Bordes de la barra de herramientas.
>De las opciones que aparecen, seleccione el color del borde y aplique un borde a todas las celdas (utilizando la opción Todo el borde).
Una vez hecho esto, sus datos tendrán el aspecto que se muestra a continuación:
>Alineación de los datos
Por defecto, los números se alinean a la derecha en Google Sheets y las cadenas de texto se alinean a la izquierda.
Aunque esto funciona bien, en la mayoría de los casos querrá que sus encabezados estén alineados al centro.
Incluso en su conjunto de datos, puede querer que algunas columnas estén alineadas al centro en lugar de la alineación por defecto.
En nuestro conjunto de datos, alinearé al centro todas las cabeceras y los números de la columna de ventas.
A continuación se indican los pasos para alinear al centro el texto de la cabecera:
- Seleccione todas las celdas que tienen los encabezados
- Haga clic en el icono de alineación de la barra de herramientas
- Haga clic en el icono de alineación central
- Seleccione las celdas de la cabecera
- En la barra de herramientas, haga clic en el icono de negrita (también puede utilizar el atajo de teclado Control + B para Windows o Comando + B para Mac)
- Seleccione el color que desea aplicar a las celdas de cabecera
- Seleccione los números de la columna de ventas
- En la barra de herramientas, haga clic en la opción ‘Formato como moneda’. esto añadiría un signo de dólar delante de los números, añadiría el separador de miles y dos números después de un punto decimal
- Seleccione todo el conjunto de datos
- Haga clic en la opción de formato en el menú
- En las opciones que aparecen, haga clic en «Alternancia de colores»
- Seleccione todo el conjunto de datos
- Haga clic en la opción Datos del menú
- Haga clic en la opción «Rango de ordenación». Esto abrirá el cuadro de diálogo Ordenar en Google Sheets
- Seleccione los datos de las ventas (donde quiere resaltar las celdas)
- Haga clic en la pestaña Formato
- Haga clic en Formato condicional. Esto abrirá el panel de reglas de formato condicional a la derecha
- Resaltar todas las celdas con un valor negativo en color rojo
- Resaltar las filas de una región específica o los registros en los que el valor de las ventas es mayor o menor que un valor específico
- Haga clic en la opción Formato del menú
- Haga clic en la opción Borrar formato (o utilice el atajo de teclado Control + N )
>
Los pasos anteriores alinearían al centro todo el texto de las celdas seleccionadas.
>Siga los mismos pasos para alinear al centro los números de la columna D, seleccionando primero los datos y luego haciendo clic en la opción de alineación al centro de la barra de herramientas.
Una vez hecho esto, su conjunto de datos tendría el aspecto que se muestra a continuación:
Ponga en negrita los encabezados
Cambiando el color de las celdas que tienen la cabecera y poniendo en negrita el texto de esas celdas, podrá mejorar drásticamente la legibilidad de sus datos.
Dado que las cabeceras están resaltadas, suele ser lo primero en lo que se fijaría un lector. esto le ayudaría a entender de qué trata la tabla y qué datos contiene.
A continuación se indican los pasos para cambiar el color de la cabecera y el formato:
>Con las celdas de la cabecera seleccionadas, haga clic en el icono de color de relleno de la barra de herramientas
>[Opcional] En caso de que haya elegido un color oscuro, cambie el color de la fuente a blanco haciendo clic en el icono del color del texto en la barra de herramientas y seleccionando el color blanco.
Una vez hecho esto, su tabla debería tener el aspecto que se muestra a continuación:
>Formatear los números
Como puede ver, su tabla en Google Sheets ya tiene un aspecto mucho mejor que el que tenía cuando empezamos.
Una última cosa de formato básico que puede hacer es formatear los números para que sean más fáciles de leer y tengan más sentido.
A partir de ahora, sólo tenemos números en la columna de ventas.
Para mejorarlo, podemos añadir un separador de miles y añadir el símbolo de la moneda.
A continuación se indican los pasos para hacerlo:
>[Opcional] Si no desea mostrar los dos valores decimales, haga clic dos veces en el icono ‘Disminuir decimales’.
>
Una vez hecho esto, su tabla debería tener el aspecto que se muestra a continuación:
>Si ha seguido todos los pasos anteriores, estoy seguro de que puede ver que la tabla tiene un aspecto mucho mejor que el de los simples números y valores de texto en las celdas.
Ahora echemos un vistazo a algunos formatos avanzados que puede hacer con los datos para que sean más significativos y legibles para los usuarios.
Avanzado – Aplicar colores alternativos a las filas
Una cosa que puede hacer para mejorar drásticamente la legibilidad de su tabla es aplicar tonos alternativos a las filas de los datos.
Y gracias a que las Hojas de cálculo de Google sacan nuevas características cada pocos días, ahora hay un método incorporado para alternar rápidamente los colores de las filas en las Hojas de cálculo de Google.
Aquí se explica cómo hacerlo:
>
En cuanto lo haga, observará que ocurren dos cosas: el color de la fila de la cabecera cambia y las filas alternas adquieren un tono ligeramente más oscuro que las restantes.
Al mismo tiempo, verá que añade el dolor de los colores alternos que se abre en la parte derecha de la hoja de cálculo de Google Sheets.
Aquí puede especificar el color que desea para la cabecera y el color que desea para las filas alternas.
Una vez hecho esto, sus datos deberían tener el aspecto que se muestra a continuación:
>Avanzado – Ordenar las columnas de la tabla
Nuestro objetivo con todo el formato no es sólo embellecerlo, sino también facilitar al usuario la comprensión de los datos.
Y una de las cosas sencillas que realmente pueden ayudar al usuario a recorrer grandes conjuntos de datos sería ordenar los datos utilizando una columna o varias columnas.
En nuestro ejemplo, le mostraría cómo ordenar los datos de manera que todas las regiones se presenten juntas y dentro de cada región luego buscar los datos por valor de las ventas.
Veamos cómo hacerlo:
>Marque la opción «Los datos tienen filas de cabecera»
>En el desplegable Ordenar por, seleccione Región
>Haga clic en la opción «Añadir otra columna de ordenación»
>En el desplegable entonces por, seleccione Ventas
>Ajuste el orden de Z a A para Ventas
>Haga clic en Ordenar
Los pasos anteriores ordenarían sus datos en base a dos columnas – primero por la región y luego comprar las ventas en esa región.
>Esto nos ayuda a obtener todos los datos de una región específica como un grupo y mostrar las ventas en orden descendente para esa región.
Así, si su gerente está revisando este informe y sólo está interesada en los datos de Europa, no tiene que recorrer todo el informe. puede detectar fácilmente el grupo de Europa y revisar los datos correspondientes.
Consejo profesional: En caso de que exista la posibilidad de que necesite recuperar el conjunto de datos original, es una buena idea crear una copia de seguridad de los datos.
Avanzado – Resaltar los valores altos y bajos
Cuando se trabaja con números, algo que puede ayudar a un usuario a revisar rápidamente sus datos sería resaltar los puntos de datos importantes.
En nuestro ejemplo, ayudaría al usuario si resaltamos el valor superior y el inferior, o varios valores superiores e inferiores.
Permítame mostrarle cómo resaltar los tres valores superiores y los tres inferiores de la columna de ventas utilizando el formato condicional.
A continuación se muestran los pasos para resaltar los 3 valores superiores:
>Haga clic en el desplegable «Formatear celdas si»
>En las opciones que aparecen, haga clic en la opción ‘Mayor o igual que’
>En el campo inferior, introduzca la siguiente fórmula: =LARGE($D$2:$D$14,3)
>Seleccione el color con el que desea resaltar los tres valores superiores. en este caso, optaré por el verde por defecto
Haga clic en Hecho
Los pasos anteriores resaltarían los tres valores más altos de ventas en nuestra tabla en Google Sheets.
>Ahora, si también quiere resaltar los tres valores inferiores, siga los mismos pasos anteriores y utilice esta fórmula en su lugar (y elija la opción «menor o igual que» en el paso 5):
=SMALL($D$2:$D$14,3)Además, para diferenciarlo de los tres valores superiores, asegúrese de elegir un color diferente (quizás rojo).
Una vez hecho esto, su tabla tendría el aspecto que se muestra a continuación:
>
Al igual que hemos resaltado los tres valores superiores en los 3 inferiores de la tabla, también puede probar lo siguiente para que su tabla sea más legible:
Eliminar el formato de la tabla en Google Sheets
En caso de que no le guste alguno de los formateos que ha aplicado a la tabla en Google Sheets, también puede eliminarlos fácilmente.
En la mayoría de los casos, la forma de eliminar un formato sería simplemente ir a esa misma opción de formato. Lo más probable es que haya una forma de eliminar el formato.
Y en el caso de que quiera eliminar todo el formato de la tabla y empezar de nuevo, siga ṭhe siguientes pasos:
>
Los pasos anteriores eliminarían todo el formato de una tabla en Google Sheets.
Así que estas son algunas de las cosas que puede hacer para convertir sus datos de aspecto anodino en una tabla de aspecto agradable en Google Sheets.
No es necesario utilizar todos estos métodos que he cubierto en este tutorial. siéntase libre de elegir los que se adaptan a su necesidad.
Y por supuesto, a medida que trabaje más con Google Sheets, podrá crear su propio estilo de formato para hacer una tabla en Google Sheets.
Espero que haya encontrado útil este tutorial.