Expresar las cantidades en porcentaje siempre ayuda a tener un mejor sentido de la proporción.
Nos ayuda a visualizar mejor la cantidad en nuestra cabeza y es genial para hacer comparaciones.
No es de extrañar que las cantidades más comunes, como los impuestos sobre las ventas, los descuentos, los tipos de interés bancarios, etc., se expresen habitualmente en porcentaje.
En este tutorial, le mostraremos cómo utilizar el formato de porcentaje de Google Sheets para facilitarle el cálculo y la visualización de los porcentajes.
Glosario
¿Qué es el porcentaje?
El término porcentaje o por ciento significa una parte de cien.
En lugar de expresar una proporción como una fracción de un número cualquiera, solemos expresarla en fracciones de cien.
De este modo, obtenemos una base común, que nos ayuda a ver claramente la diferencia en las proporciones de las cantidades.
¿Por qué utilizar el porcentaje en las hojas de cálculo de Google?
El formato de porcentaje en las hojas de Google es uno de los formatos numéricos más útiles.
Le ayuda a expresar valores en porcentaje, no sólo añadiendo un signo de porcentaje al lado, sino también convirtiendo el número en un valor porcentual.
Así, si tiene un número fraccionario como, por ejemplo, 0,15 en una celda, al formatearla con el formato de porcentaje se convierte automáticamente en un 15%.
Todo lo que tiene que hacer es seleccionar la celda y hacer clic en el botón «%» de la barra de herramientas de Google Sheets.
Volviendo a la cuestión de por qué utilizamos el porcentaje en las hojas de Google, eche un vistazo a las imágenes siguientes:
Observe que el porcentaje del Impuesto sobre el Valor Añadido tiene un formato diferente en cada hoja. El IVA se muestra como una fracción en la primera imagen, mientras que el mismo valor se muestra como un porcentaje en la segunda.
Estará de acuerdo en que la segunda hoja de cálculo es mucho más fácil de leer que la primera.
Viendo lo útil que es calcular porcentajes, vamos a discutir cómo se puede calcular el porcentaje en diferentes situaciones prácticas, como:
- calcular el porcentaje de la proporción
- calcular el Porcentaje del total
- calcular el Porcentaje de cambio
Existen otras situaciones en las que se puede aplicar el porcentaje, pero en este tutorial sólo nos vamos a centrar en estas tres.
Cómo calcular el porcentaje de una proporción
La primera aplicación de los porcentajes es el cálculo del porcentaje de una proporción. Es decir, qué parte de una tarea pertenece o no a una determinada categoría.
Por ejemplo, en la tabla siguiente, tenemos el objetivo de ventas asignado a cada empleado en la columna B, y las ventas realizadas por ellos se dan en la columna C.
Digamos que queremos calcular qué porcentaje de su objetivo asignado ha conseguido cada persona. La fórmula general para esta situación sería
Ventas realizadas objetivo asignado * 100
Para aplicar esta fórmula general al conjunto de datos anterior, debemos seguir los pasos que se indican a continuación:
- Seleccione la celda D2 (donde se mostrará el resultado de la primera fila).
- Escriba la fórmula =C2B2
- Pulse el botón «Formatear como porcentaje» (%) de la barra de herramientas. También puede ir a Formato->Número->Porcentaje de la barra de menú. Esto convertirá el resultado de la fórmula en porcentaje y mostrará un signo «%» junto al resultado.
- Debería ver el resultado en la segunda fila de la columna D.
- Arrastre hacia abajo el tirador de relleno para copiar la fórmula en el resto de las celdas de la columna D.
- Si ve que los resultados incluyen decimales, puede elegir eliminar el decimal para que ahora tenga el porcentaje redondeado al número entero más cercano.
Ahora tiene una lista de los porcentajes de las ventas realizadas por cada empleado. Verá que es más fácil ver quién ha sido más eficiente en la consecución de sus objetivos.
Cómo calcular el porcentaje del total
A continuación, veamos una situación en la que tenemos las ventas realizadas por cada empleado (suponiendo que todos tienen un objetivo combinado).
Queremos saber qué porcentaje de las ventas totales ha realizado cada empleado.
La fórmula general para un empleado determinado sería
Ventas realizadas por el empleado Ventas totales * 100
El total de las ventas realizadas por todos los empleados puede calcularse mediante la función SUM, de la siguiente manera
=SUMA(B2:B6)
Para aplicar esta fórmula general al conjunto de datos anterior, debemos seguir los pasos que se indican a continuación:
- En primer lugar, calculemos las ventas totales realizadas. Para ello, podemos utilizar la función SUM y mostrar el resultado en la celda B7. La fórmula para el total será =SUMA(B2:B6).
- A continuación, seleccione la celda C2 (donde se mostrará el resultado de la primera fila).
- Escriba la fórmula =B2 $B$7
- Pulse el botón «Formato como por ciento» (%) de la barra de herramientas. Alternativamente, puede navegar a Formato->Número->Porcentaje de la barra de menú. Esto convertirá el resultado de la fórmula en porcentaje y mostrará un signo «%» junto al resultado.
- Debería ver el resultado en la segunda fila de la columna C.
- Arrastre hacia abajo el tirador de relleno para copiar la fórmula en el resto de las celdas de la columna C.
- Si ve que los resultados incluyen decimales, puede elegir eliminar el decimal para que ahora tenga el porcentaje redondeado al número entero más cercano.
Ahora tiene una lista de porcentajes de las ventas totales realizadas por cada empleado.
Descubrirá que es más fácil ver qué empleado ha contribuido más o menos a las ventas totales. Incluso puede utilizarlo para medir su rendimiento durante un periodo de tiempo.
También veremos una situación como ésta en la siguiente sección.
Explicación de la fórmula
Observará que hemos utilizado más o menos la misma fórmula básica que en el caso anterior, pero con una ligera diferencia. Hemos utilizado una referencia absoluta al total de ventas realizadas (celda B7).
El signo de dólar ($) se utiliza para especificar que una referencia es absoluta, por lo que no cambia cuando se copia la fórmula a las demás celdas.
Hacemos esto para asegurar que cada valor de la celda de la columna B se divide por el mismo valor de la celda (en B7). Así, cada nuevo resultado en la columna C se calculará en base a la suma en la celda B7:
=B2$B$7
Nota: Si sumamos todos los porcentajes de la columna C, deberíamos obtener un total de 100%, lo que obviamente tiene sentido.
Cómo calcular el cambio porcentual
Una vez que tenga calculado el porcentaje de ventas de un empleado para cada mes o semana, será fácil controlar su rendimiento.
Puede ver fácilmente si su porcentaje aumenta o disminuye.
Tomemos ahora una situación en la que tenemos las ventas realizadas por los empleados en la semana 1 y en la semana 2.
Queremos saber qué cambio porcentual (mejora o disminución) ha habido en las ventas de cada empleado.
La fórmula general para esta situación sería
(Valor nuevo - Valor antiguo) Valor antiguo * 100
Para aplicar esta fórmula general al conjunto de datos anterior, tenemos que seguir los pasos que se indican a continuación:
- Seleccione la celda D2 (donde se mostrará el resultado de la primera fila).
- Escriba la fórmula =(C2-B2)B2
- Pulse el botón «Formato como por ciento» (%) de la barra de herramientas. También puede ir a Formato->Número->Porcentaje de la barra de menús. Esto convertirá el resultado de la fórmula en porcentaje y mostrará un signo % junto al resultado.
- Debería ver el resultado en la segunda fila de la columna D.
- Arrastre hacia abajo el tirador de relleno para copiar la fórmula en el resto de las celdas de la columna D.
- Si ve que los resultados incluyen decimales, puede elegir eliminar el decimal para que ahora tenga el porcentaje redondeado al número entero más cercano.
Ahora tiene una lista de los porcentajes de aumento de las ventas de cada empleado en un periodo de una semana.
Descubrirá que es más fácil ver, analizar, comparar y rastrear sus rendimientos en el transcurso de unas semanas, meses o incluso años.
En este tutorial, le mostramos cómo calcular porcentajes en Google Sheets .
Estamos de acuerdo en que hay una gran cantidad de otras situaciones en las que sería necesario calcular el porcentaje, pero suponemos que estos tres ejemplos serán suficientes para darle una idea básica de las posibilidades que tiene, gracias a la función «Formato como porcentaje».
Le animamos a que aplique esta pequeña comodidad a sus necesidades diarias de procesamiento de datos y esperamos que le ayude a realizar su trabajo al menos un pequeño porcentaje más rápido.