Hoy discutiremos sobre un problema muy común de Archivo de Microsoft Excel , es decir Tamaño enorme del archivo de Excel e intentaremos varias técnicas para reducir Tamaño del archivo de Excel sin borrar datos.
Hay muchas causas que pueden ayudar a que un archivo de Excel se vuelva enorme, a veces la hoja de cálculo de Excel se vuelve tan grande mientras que en realidad contiene muy poca información.
Un libro de trabajo de Excel de gran tamaño puede generar muchos problemas al tratar con el archivo, como que el archivo responderá muy lentamente, tardará más tiempo en guardar los cambios, tardará en cargarlo y más.
La pregunta principal es: «¿Qué parte de un archivo de Excel causa el gran tamaño del archivo. Algunos de ellos son,
Enorme información- Generalmente una hoja de trabajo que tiene más de 100.000 filas y muchas columnas exige una gran memoria para almacenar.
Archivos de medios- Si tu archivo de Excel contiene imágenes/imágenes/logotipos entonces puede convertir tu pequeño archivo de Excel en uno grande.
Tablas pivotantes- Sí, la tabla pivotante también puede afectar al tamaño del archivo. Las Tablas Pivotantes almacenan los datos originales, por lo tanto, en cada una de las Tablas Pivotantes tienen su propio conjunto de datos.
Formato – En el caso de que las hojas estén formateadas aunque los rangos de celdas no estén en uso, entonces el tamaño del archivo podría aumentar.
A veces los metadatos de los archivos de Excel y otros contenidos ocultos también pueden aumentar el tamaño del archivo.
Por lo tanto, hay varias causas para el tamaño de un gran archivo de MS Excel , por lo que tenemos que aplicar diferentes trucos para reducirlo. La solución puede depender del contenido del libro de trabajo de Excel si no estás seguro de cuál es el que afecta a tu archivo de Excel, entonces debes aplicarlos uno por uno.
Comencemos a aplicar los siguientes trucos, uno por uno, para convertir un archivo grande de Excel en un tamaño compatible reduciendo el tamaño del archivo de Excel.
Glosario
Cómo reducir el tamaño del archivo de Excel
Método 1# Eliminar el formato de la célula
Mientras creamos un archivo de Excel aplicamos varios formatos sobre la hoja de cálculo, por lo tanto, eliminar el formato te ayudará a reducir el tamaño del archivo de Excel y aumentar el rendimiento de la hoja de cálculo.
Pasos para borrar el formato de Excel
Paso 1: Primero, elige el rango sobre el que quieres borrar el formato.
Paso 2: Luego pasa por el: Inicio Tablas; Grupo de edición ; Formatos claros
Si la hoja de cálculo de Excel contiene mucho texto, entonces es la mejor opción.
Método 2# Reducir el tamaño del archivo de imagen añadido en Microsoft Excel
Pasos para comprimir o cambiar la resolución de la imagen. La compresión no afecta la calidad de tu archivo de Excel. Si no quieres cada uno de los píxeles de una imagen, puedes optar por la opción de compresión y reducir el tamaño del archivo.
Paso 1: Abre tu archivo excel que contiene la imagen o el logo y luego elige la imagen o las imágenes para comprimirlas.
Paso 2: Ahora, ve a la pestaña Picture Tools ——-; Format , y en el grupo Adjust para reducir el tamaño de los archivos excel tienes que hacer clic en el botón Compress Pictures .
Nota: Si no puedes ver la pestaña Herramientas de imagen – Formato entonces confirma que has seleccionado una imagen. Haz doble clic en la imagen para elegirla y abre la pestaña Formato .
Si sólo ves el grupo Adjust entonces el botón Compress Pictures puede aparecer sin una etiqueta.
Para disminuir el tamaño de una imagen específica y dejar todas las demás imágenes presentes en el documento, marque la casilla de verificación Aplicar sólo a esta imagen .
Si desmarca la casilla de verificación Aplicar sólo a esta imagen entonces anulará cualquier modificación anterior que haya hecho para otras imágenes presentes en este documento.
Ahora, ve a la resolución y luego selecciona la resolución que quieras y haz clic en OK . 
También lee: 6 Trucos para evitar errores en MS Excel
Método 3# Convertir el tipo de archivo a formato binario (XLSB)
Convirtiendo un archivo de Excel al formato binario se puede reducir el tamaño del archivo de Excel con facilidad. Así que, siga los pasos dados y guarde un archivo de Excel en el formato XLSB para reducir el tamaño del archivo.
Paso 1: Haz clic en la pestaña Archivo y luego ve a la opción Guardar como . 
Paso 2: Ahora, haz clic en el botón Browse para cambiar el tipo de archivo. 
Paso 3: En el cuadro de diálogo Guardar como , debes elegir el tipo de archivo Libro de Trabajo Binario de Excel (.xlsb). Haz clic en Guardar. 
Método 4# Eliminar las fórmulas innecesarias
El hecho de tener muchas fórmulas complicadas puede afectar el tamaño de un archivo de Excel, por lo que en este método, trataremos de eliminar las fórmulas no deseadas de un libro de trabajo de Excel.
A veces, cuando se tiene un conjunto de datos y no se necesitan las fórmulas en él, es mejor reemplazar estas fórmulas en valores. Sigue los siguientes pasos para hacerlo:
Paso 1: Abra el archivo Excel y pulse las teclas ctrl + A para seleccionar toda la hoja de cálculo/conjunto de datos y luego pulse la tecla F5 .
Paso 2: Abre la opción Ir a y haz clic en el ‘Especial’ .
Paso 3: Seleccionar las fórmulas y luego hacer clic en OK .
Ahora, has seleccionado todas las celdas que tienen una fórmula.
Después de ello, siga los siguientes pasos para convertir las fórmulas seleccionadas en valores:
Paso 1: Presione el ctrl + C para copiar las celdas seleccionadas.
Paso 2: A continuación, haga clic en la pestaña Inicio , y desde el grupo Portapapeles , haga clic en el Pegar.
Paso 3: Luego haga clic en el icono Pegar Valor.
Así que, todas las células con fórmulas ahora se convierten en los valores.
Método 5# Optimizar las fórmulas utilizadas
Después de eliminar las fórmulas no deseadas, ahora vamos a optimizar las fórmulas utilizadas mediante los siguientes pasos:
Saltar usando la función volátil o inestable como – HOY, AHORA, INDIRECTO, RAND, RANDBETWEEN, CELULAR, OFFSET, INFO.
Necesitas reemplazar la función VLOOKUP, HLOOKUP y LOOKUP por INDEX & MATCH
También debe reemplazar las funciones anidadas de IF por cualquiera de las siguientes: REPT , INDEX & MATCH , SUMIF(s) o Lógica booleana
Método 6# Comprimir el archivo (ZIP IT)
Este método es un poco diferente, usando la opción de archivo zip puedes comprimir el archivo excel con facilidad. Al comprimir un archivo de Excel, puedes reducir el tamaño del archivo en un 10-15%.
Pasos para comprimir un archivo de Excel
Paso 1: Primero tienes que hacer clic con el botón derecho del ratón en el archivo de Excel que quieres comprimir 
Paso 2: Ahora, lleva el cursor del ratón a la opción Enviar a y haz clic en la opción ‘Carpeta comprimida (comprimida)’ . 
Eso es, después de crear un archivo comprimido compártelo con los demás y el receptor lo descomprimirá para acceder al archivo de Excel.
Método 7# Eliminar las células no utilizadas
Para eliminar la tabla visible no utilizada, las columnas y celdas con formato siguen el paso que se indica a continuación.
Primero, tienes que seleccionar todas las filas para presentar debajo de tu última fila con contenido.
Luego presione Ctrl + ‘-‘ del teclado para borrar las filas. 
Después de eso, haz clic en el botón de goma presente en el lado derecho de la cinta de Inicio.
Y luego haz clic en ‘Borrar todo’ .
Tienes que repetir los pasos anteriores en cada hoja de trabajo así como en las columnas.
Por fin, guarda el cuaderno y comprueba si el tamaño del archivo se reduce o no
Método 8# Reducir el formato de la condición desde un archivo de Excel
Para ello, tienes que elegir la hoja de trabajo completa pulsando las teclas Ctrl + A de la palabra clave.
Ahora, ve al Inicio / Formato condicional / Administrar roles 
Por último, seleccione los papeles irrelevantes y borre la Regla
Método 9# Compactación de un archivo de Excel
Este método es diferente del de compresión de la cremallera ,
Este truco no está presente en el Microsoft Excel pero esta opción está presente en todos los sistemas de Windows para compactar el tamaño de varios archivos que incluyen Microsoft Excel.
Para compactar tu archivo de Excel, tienes que encontrar tu archivo de Excel usando el Explorador de Windows y luego hacer clic con el botón derecho del ratón en el archivo.
Elija Propiedades en el menú contextual y luego seleccione el botón Avanzado
Por fin, elige el » comprime el contenido para ahorrar espacio en el disco… » 
Método 10# Reducir el tamaño de las Tablas Pivotantes
Como ya hemos comentado, las tablas pivotantes consumen mucha memoria y pueden aumentar el tamaño del archivo. Por lo tanto, intentaremos reducir el tamaño de las tablas pivotantes .
Hay principalmente 3 opciones para reducir el tamaño de Tablas pivotantes :
Opción 1: A veces, Se crean tablas pivotantes para comprobar los datos o ver un resumen. Si no necesita estas tablas dinámicas en su libro de trabajo, elimine la tabla dinámica no utilizada.
Opción 2: En lugar de crear varias Tablas Pivotantes con el mismo código fuente deberías copiarlas y usarlas donde necesites. A través de esto, puedes compartir la misma caché de datos.
Opción 3: Evitar guardar los datos de origen de la Tabla Pivote con el archivo. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la Pivot Table y luego vaya a las Pivot Table Options . Ahora, desde la pestaña de datos desmarca la marca de ‘ Guardar los datos de origen con el archivo ‘. 
Método 11# Comprobar y eliminar las células ocultas innecesarias
Las celdas ocultas también pueden añadir una carga extra a su archivo de Excel. Las celdas ocultas no deseadas pueden aumentar el tamaño del archivo de Excel. Las celdas de Microsoft se ocultan accidentalmente mientras se trabaja en las filas o columnas de la hoja de cálculo de Excel.
Si descubres que tu archivo contiene elementos ocultos no deseados, entonces necesitas desocultar las filas y columnas de tu hoja de cálculo Excel y analizar si los necesitas o no. Elimine las celdas ocultas no deseadas para reducir el tamaño del archivo de Excel.
Conclusión:
Todos los métodos anteriores son muy efectivos y le ayudarán a reducir el tamaño del archivo de Excel.
Por lo tanto, se espera que después de aplicar todos los 11 métodos mencionados anteriormente para reducir el tamaño de los archivos de Excel, se pueda fácilmente solucionar el error de Excel «Memoria máxima o tamaño de archivo excedido» . Si tienes alguna duda o sugerencia sobre este artículo o sufres algún otro tipo de problema mientras utilizas el archivo de Microsoft Excel, entonces comparte tu problema en la sección de comentarios de este blog.
