La validación de datos en Excel permite controlar los datos que pueden ser introducidos en una celda. Se puede restringir al usuario a introducir sólo un rango específico de números, texto o fecha.
También puede utilizar la funcionalidad de validación de datos para crear una lista desplegable de Excel (que es definitivamente una de las características más geniales y poderosas de Excel)
Glosario
Acceder a la validación de datos en Excel
Se puede acceder a la validación de datos en Excel a través de la pestaña de datos de la cinta.
En la mayoría de los casos, hay tres situaciones en las que se querría utilizar la Validación de Datos en Excel:
- Cuando se quiere restringir la entrada de datos a ciertos números/texto/fechas. No se permiten los datos que no cumplan los criterios de validación.
- Cuando quiera informar al usuario cuando se introduzcan datos fuera de rango. Sin embargo, se permite todo tipo de entrada de datos.
- Cuando guíe al usuario sobre qué datos debe introducir. Se permiten todo tipo de entradas de datos.
Pasemos por estas situaciones una por una:
Cuando se quiere restringir la entrada de datos a ciertos números/texto/fechas
La validación de datos permite especificar una condición para la entrada de datos en una celda o celdas en Excel. Una vez especificada, no permite al usuario introducir nada que esté fuera de ese rango especificado. Se puede acceder a esta función abriendo el cuadro de diálogo de validación de datos y seleccionando la opción Configuración
En la lista desplegable, puede elegir la condición que desea aplicar para un rango de células
- Cualquier valor – Permite introducir cualquier valor en una celda.
- Número entero – Permite introducir sólo números enteros, con condiciones adicionales como mayor/menor, entre/no entre, igual/no igual.
- Decimal – Permite introducir números con decimales, con condiciones adicionales como mayor/menor, entre/no entre, igual/no igual.
- Lista – Crea un desplegable tomando una lista de artículos (a través de la selección de rango o del rango nombrado).
- Fecha -Permite introducir fechas (o su valor numérico), con condiciones adicionales como mayor/menor, entre/no entre, igual/no igual a.
- Tiempo -Permite introducir el tiempo (o su valor numérico), con condiciones adicionales como mayor/menor, entre/no entre, igual/no igual a.
- Longitud del texto – Permite el texto con la condición de su longitud.
- Personalizado – Permite valores que cumplen con los criterios especificados. Por ejemplo, si utilizo la fórmula =A1;10, entonces sólo se permiten los números mayores de 10 en la celda A1.
Cada vez que se introduce un dato en una celda que viola la condición especificada, se muestra un error.
Cuando se desea informar al usuario cuando se introducen datos fuera de rango (se permiten todos los tipos de introducción de datos)
Mientras que en la sección anterior se trataba de restringir al usuario a un rango específico mientras se introducen los datos, en esta sección se trata de advertir al usuario si se introduce algún dato fuera de rango. Sin embargo, la entrada de datos sigue estando permitida. Esto puede habilitarse cambiando los ajustes del mensaje de error.
Puede personalizar el mensaje de error yendo a la pestaña Alerta de error en el cuadro de diálogo Validación de datos. Hay tres opciones:
- Error de parada – Muestra el error de parada y no permite al usuario introducir los datos que están fuera del rango especificado.
- Error de advertencia – Muestra el error de advertencia pero permite al usuario introducir los datos que están fuera del rango especificado.
- Error de información – Muestra el error de información pero permite al usuario introducir los datos que están fuera del rango especificado.
Cuando guíe al usuario sobre los datos que debe introducir (se permite todo tipo de introducción de datos)
Supongamos que tienes una lista de empleados y quieres saber su fecha de ingreso. Podría haber múltiples formatos para introducir la fecha (como 01/01/2014, o 01 Ene, 2014, o 1 Ene 2014). Sin embargo, en aras de la consistencia, es mejor obtener todas las fechas en un solo formato. Sin embargo, está bien que la gente lo introduzca en cualquier otro formato, ya que la captura de los datos es de suma importancia.
Así es como se puede hacer esto:
- Seleccione cualquier celda y luego vaya a la pestaña de datos ——-; Validación de datos
- En el cuadro de diálogo de validación de datos, seleccione la pestaña Mensaje de entrada
- Asegúrate de que la casilla de verificación «Mostrar mensaje de entrada cuando la celda está seleccionada» está seleccionada
- En la pestaña Mensaje de entrada, introduzca el título (máximo 32 caracteres, opcional) y el mensaje de entrada (máximo 256 caracteres)
- Haz clic en ok.Ahora cada vez que hagas clic en la celda o la selecciones con el teclado, se mostrará el mensaje.
Precaución: Si mueve el buzón de mensajes de su posición, entonces todo el buzón de mensajes se mostrará sólo en esa posición. Así que es seguro no mover el buzón de mensajes.
Tutoriales relacionados con la validación de datos en Excel:
- Habilitar la entrada de datos sólo si se llena una celda dependiente.
- Disfrazar los números como texto en un desplegable de validación de datos.
- Crear una lista desplegable de validación de dependientes.
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