Si estás leyendo esto, es muy probable que pases mucho tiempo en Microsoft Excel.

A lo largo de un día normal, usted mismo crea repetidamente nuevos archivos de Excel, o abre archivos que sus colegas, amigos o familiares le envían.

Y probablemente has adquirido algunos hábitos personales en el camino.

Algunos hábitos son buenos, pero también pueden consumir mucho tiempo. Por ejemplo, si necesita dar formato y presentar los documentos de una determinada manera, puede encontrarse siempre actualizando las fuentes a lo que requiera su equipo de marketing.

También puede hacer clic en los menús de la cinta de Excel en la parte superior de la pantalla, seleccionando siempre las mismas tres o cuatro opciones porque gran parte de su trabajo es similar o repetitivo.

O, si eres como yo, podrías encontrarte accidentalmente seleccionando la tecla F1 y abriendo el menú de ayuda, cuando todo lo que querías hacer era editar una celda (F2) o pulsar la tecla Esc.

(Pista: este chequeo te mostrará cómo evitar que eso suceda, ¡pero es un poco técnico de implementar!)

Hay un montón de opciones de Excel que pueden agilizar tu experiencia con Excel; y para ayudarte he compilado este rápido chequeo de salud para que puedas configurarlo bien, olvidarte de él y volver a ser eficiente.

Antes de que empecemos…

Todas las opciones de Microsoft Excel en este post pueden ser encontradas haciendo clic en el botón Archivo en la parte superior izquierda, y luego seleccionando el botón Opciones:

Paso 1. Configurar el estilo y el tamaño de la fuente por defecto y el número de hojas

Esto puede ser una gran sorpresa para muchos usuarios de Excel – no tienes que usar Calibri como tu fuente por defecto .

¡Ni siquiera necesitas tener tres hojas incluidas en cada nuevo archivo de Excel que crees!

Muchas empresas tienen directrices de estilo que requieren una determinada fuente o tamaño en cualquier correo electrónico o comunicación escrita, y es posible que desee adoptar las mismas reglas en cualquier hoja de cálculo que se envíe a sus clientes.

En Excel 2007, estas opciones se encuentran en la pestaña Popular del menú Opciones de Excel, pero en 2010 se ha escalado la pestaña General :

Si usas mucho las macros, querrás habilitar la pestaña Desarrollador para acceder fácilmente a las opciones relacionadas con las macros. En Excel 2007 la opción está justo ahí en esta página, sin embargo si estás en Excel 2010 tendrás que ir a la página de la Cinta de opciones personalizadas y marcar el menú Desarrollador en el lado derecho.

Paso 2. Configurar las opciones de la fórmula

Si se utiliza Excel para el análisis de grandes hojas de datos (por ejemplo: más de unas 100.000 celdas), entonces cualquier actualización de la fórmula probablemente llevará mucho tiempo. Si cambias una fórmula o un valor de celda, Excel recalculará todas las fórmulas, lo que puede llevar mucho tiempo, especialmente si tienes unas pocas Tablas Pivotantes o fórmulas complejas que implican muchas celdas.

Dependiendo del tamaño de los datos, estos recálculos de la fórmula pueden tardar hasta un minuto o más, lo que es doloroso si se trata de hacer muchos pequeños cambios en el archivo!

Si esto es un problema para usted, en la parte superior izquierda de esta página de opciones, establezca el cálculo del libro de trabajo en Manual . Tendrás que pulsar F9 cada vez que quieras forzar una actualización de todas las fórmulas, lo que significa que puedes centrarte en introducir fórmulas o hacer cualquier otro cambio, y dejar la actualización hasta el final.

Vayamos a la página de Fórmulas en las opciones de Excel para ver más de cerca algunas de estas opciones:

Otras opciones que debes mirar en esta página son:

Trabajando con fórmulas; Fórmula Autocompletar

Esto debe ser marcado – hará cosas como cerrar los corchetes al final de las fórmulas si presionas la tecla Enter demasiado pronto.

Trabajar con fórmulas; Usar las funciones GetPivotData para las referencias de PivotTable

Si utiliza mucho las Tablas Pivotantes y hace fórmulas que se refieren a células estáticas en una Tabla Pivotante, entonces considere la posibilidad de desactivar esta opción. Para mostrar lo que hace esta opción, veamos qué sucede cuando seleccionas una celda en una Tabla Pivotante mientras ingresas una fórmula:

Y si está desactivado:

Puedes ver la diferencia en la fórmula que Excel crea automáticamente en la parte inferior de cada captura de pantalla.

Paso 3. Ajustar las opciones de autocorrección

Pasemos a la hoja de pruebas. Seleccione las Opciones de autocorrección … para abrir un nuevo cuadro de diálogo.

En la primera pestaña, mi sugerencia es dejar todo habilitado, pero puede que quieras deshabilitar algunos de estos en base a tu estilo personal.

En la segunda pestaña (Autoformato al escribir), puede considerar la posibilidad de deshabilitar las «Rutas de Internet y de la red con hipervínculos» si no desea que Excel cree hipervínculos para usted. Las otras opciones se refieren a las Tablas de Excel – ¡déjelas activadas porque son demasiado útiles!

Paso 4. Arreglar su ubicación de almacenamiento predeterminada

Si no te gusta el lugar donde Excel guarda los nuevos archivos de forma predeterminada, puedes elegir una carpeta diferente. Todo lo demás puede dejarse como predeterminado en esta hoja.

Paso 5. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

Si no estás usando la Barra de Herramientas de Acceso Rápido, estás pasando demasiado tiempo navegando a través de los menús de Excel .

La lista de iconos en la parte superior de la ventana de Excel se puede personalizar a su gusto, así que puede seleccionar los comandos más utilizados en un solo clic!

Aún mejor, a estos iconos se les da automáticamente atajos de teclado basados en su posición en la barra de herramientas. Se puede acceder al primer icono con Alt+1, al segundo con Alt+2, etc.

En Excel 2007, el QAT se personaliza en la hoja Customize . En 2010 se llama más apropiadamente la hoja Quick Access Toolbar .

Simplemente selecciona el comando/opción que quieres tener como atajo, y haz clic en Añadir para moverlo al QAT. Si no ves la opción en la lista, el menú desplegable de la parte superior izquierda puede ayudarte a trabajar en cada una de las categorías del menú principal.

Aquí hay algunas sugerencias de lo que debería ir en la barra de herramientas de acceso rápido:

• Filtrar datos / Borrar filtro – si estás constantemente filtrando y desfiltrando rangos de datos dentro de Excel, definitivamente querrás acceder fácilmente a estas opciones. Clear Filter es especialmente útil si tiendes a filtrar en varias columnas al mismo tiempo y necesitas asegurarte de que has desfiltrado los datos completamente. Si el ícono de Borrar filtro aparece en gris, significa que el conjunto de datos no está filtrado en absoluto, lo cual es realmente útil.
• Ordenación personalizada – similar al filtrado, incluyendo la opción de Ordenación en la barra de herramientas es un poco obvio.
• Paneles de congelación – Soy un gran partidario de la congelación de las primeras filas o columnas, así que puedo entender fácilmente lo que estoy viendo.
• Insertar Tabla Pivotante – Las Tablas Pivotantes son geniales para un rápido & fácil análisis de datos, y tener este icono (o un atajo de números Alt +) es crucial si las estás creando constantemente para completar tu trabajo.
• Alinear Texto Izquierda / Derecha / Centro – Incluyo esto aquí porque hasta donde sé, no hay un simple atajo para alinear a la izquierda, a la derecha o para centrar el texto (a diferencia de Microsoft Word). Sugiero añadirlos al QAT en el mismo orden en que aparecen en el menú (Izquierda, luego Centro, luego Derecha) para que los atajos de números Alt + estén también en ese orden.

Personalizar la Barra de Herramientas de Acceso Rápido es sólo uno de los consejos del Libro Electrónico GRATUITO «10 simples consejos de Microsoft Excel para ahorrar tiempo». ¡Consigue el eBook gratuito ahora!

(Opcional)Deshabilitar la tecla F1 para dejar de abrir el menú de ayuda (ligeramente avanzado)

Deberías usar la F2 para editar las células siempre que sea posible.

Sin embargo, si lo haces, puedes encontrarte con que accidentalmente pulsas la tecla F1 de vez en cuando, lo que abre el menú de ayuda.

La mayoría de la gente nunca necesita usar el menú de ayuda en Microsoft Excel, así que deshabilitar la tecla F1 por completo (¡sólo dentro de Excel!) puede evitar cualquier interrupción no deseada en el trabajo. Este truco tomará un poco de tiempo para configurarse, pero he encontrado que vale la pena a largo plazo.

Este truco funciona almacenando un pequeño trozo de código VBA en un libro de trabajo llamado Personal Macro Workbook, que se abre automáticamente cada vez que se inicia Excel, pero normalmente está oculto a la vista. El PMW almacena cualquier macros o código VBA que quieras aplicar a cada archivo de Excel que utilices, y para este truco, introduciremos algún código básico que le diga a Excel qué hacer cuando se pulsa la tecla F1, ¡lo cual no es nada!

Si ha almacenado macros globales en Excel anteriormente, salte esta sección

Los usuarios de Excel que hayan creado macros que se apliquen a todos los libros de trabajo de Excel tendrán ya creado el Personal Macro Workbook (PMW), y podrán pasar a la siguiente sección. Afortunadamente, no es tan difícil, crearemos una macro ficticia que creará el PMW, y luego seguiremos con la desactivación de esa molesta tecla F1.

Para crear el PMW:

• Empieza a grabar un macro haciendo clic en este icono si está visible en la esquina inferior izquierda de tu ventana de Excel. Si no está ahí, haz clic con el botón derecho del ratón en ese espacio para que aparezca el menú de la Barra de Estado Personalizada. Selecciona el botón de grabación de macros para que aparezca.
• Aparecerá un cuadro de diálogo que le pedirá el nombre y la ubicación de la macro. El nombre puede ser cualquier cosa, pero es importante seleccionar Guardar macro en: Libro de trabajo de macros personales.
• El botón de la macro de grabación habrá cambiado a un cuadrado azul – haz clic aquí para detener la grabación. Todo lo que necesitábamos era crear una macro que no hiciera nada, ¡recuerden!
• ¡Eso es!

Si ya ha creado el cuaderno de trabajo de la macro personal

Ahora todo lo que tenemos que hacer es introducir algún código VBA en el Personal Macro Workbook.

• Presiona Alt+11 para llegar al Editor de Visual Basic.
• Expande «Personal.xlsb» del menú de la parte superior izquierda, y haz doble clic en «ThisWorkb». ok». Podría estar escondido dentro de una subcarpeta llamada Microsoft Excel Objects.
• Copie/pegue las siguientes tres líneas de código en la ventana que aparece:

Libro de trabajo privado de subastas_Abrir() Solicitud. En la tecla «F1», «» End Sub

• Cierra Excel completamente, y asegúrate de guardar cuando se te pida que guardes Personal.xlsb.
• Reinicie Excel y pulse F1 para comprobar si el código funciona.

Conclusión

Ahora que tus ajustes se actualizan tal y como los necesitas, puedes volver a tu trabajo en Excel siendo más productivo que nunca.

¿Cambió alguna opción adicional de Excel mientras trabajaba en este chequeo? ¡Háganoslo saber en los comentarios!