En estos posts de Resumen de Atajos de Excel, veremos los atajos más relevantes e importantes en Microsoft Excel, cada vez mirando una categoría específica. También intentaremos ayudarte a memorizar estos atajos sin demasiada dificultad, para que puedas incorporarlos a tu uso normal de Excel.

Lo he escuchado de la mayoría de los usuarios de Excel – el formato toma demasiado tiempo .

Hay un gran número de opciones de formato para seleccionar, y a menudo están ocultas en los menús a los que se debe acceder con el ratón. No es muy eficiente, ¿verdad?

Afortunadamente, puedes aprender los mejores atajos relacionados con el formato de Excel para que puedas formatear tu trabajo casi al instante, y seguir con tu trabajo .

Lo que aprenderás de este post:

• Los atajos de teclado más importantes para llegar a las principales opciones de formato
• Cómo cambiar instantáneamente los formatos de los números a moneda, porcentaje, número y fecha/hora usando atajos fáciles de recordar
• El ridículamente fácil comando Pegar Especial que puede copiar el formato de una celda a otra
• Cómo borrar el formato si necesitas empezar de nuevo

Lo básico

Saquemos los obvios del camino – estos tres atajos son extremadamente comunes y conocidos.

• Ctrl +B : Aplica el formato negrita a la(s) celda(s) seleccionada(s). Alternar: Ctrl + 2
• Ctrl + I : Aplica el formato cursivo a la(s) celda(s) seleccionada(s). Alternar: Ctrl + 3
• Ctrl + U : Aplica el formato subrayado a la(s) celda(s) seleccionada(s). Alternar: Ctrl + 4

La mayoría de los usuarios de Excel conocerán estos atajos ya que son consistentes en todas las aplicaciones de Windows.

Hay que aprender: Ir al cuadro de diálogo «Formato de células»

Si sólo eliges usar un nuevo atajo de este puesto, tiene que ser éste .

Cuando alguien quiere cambiar algunos de los formatos más complicados de Excel, la mayoría de la gente hará clic con el botón derecho del ratón en la celda que quiere cambiar y elegirá «Formato de celdas».

¡Pero podemos hacerlo mejor que esto!

Ctrl + 1 es el atajo para abrir instantáneamente el cuadro de diálogo de Formato de Células.

Si tiene varias celdas seleccionadas, cualquier cambio de formato que haga al usar este atajo se aplicará a todas esas celdas.

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Formato de celdas como moneda, número, fecha/hora, etc.

Como la mayoría de los usuarios de Excel sabrán, los datos de cada celda de un archivo de Microsoft Excel pueden ser de muchos tipos diferentes. Se puede elegir presentar un valor como un número , como moneda , como porcentaje , en un formato de fecha u hora , y hay varios otros tipos que son menos comunes.

Es importante recordar que el formato de los números de una celda no cambia los datos que has introducido – los cambios de formato son fáciles de revertir.

Normalmente se puede seleccionar el formato de los números en este menú desplegable, situado en la cinta de Excel en la pestaña «Inicio».

Pero esto puede ser extremadamente tedioso, especialmente si tienes que formatear tus datos en una amplia gama de tipos de números. ¡Podemos hacerlo mejor que esto!

Afortunadamente, los atajos para los tipos más comunes son muy fáciles de recordar… y les daré algunos consejos para memorizarlos fácilmente en un minuto.

Aquí están:

• Ctrl+ Shift+ ` (~):Aplica el formato general (por ejemplo: 12345).
• Ctrl+ Mayúsculas + 1 (!):Aplica el formato de número con dos decimales (por ejemplo: 12.345,00).
• Ctrl+ Mayúsculas + 2 (@):Aplica el formato de la hora (por ejemplo: 3:45PM).
• Ctrl+ Mayúsculas + 3 (#):Aplica el formato de fecha (basado en sus opciones de fecha predeterminadas) (por ejemplo: 12/10/2015).
• Ctrl+ Mayúsculas + 4 ($):Aplica el formato de la moneda (basado en su moneda predeterminada) (por ejemplo: $12,345.00).
• Ctrl+ Mayúsculas + 5 (%):Aplica el formato de porcentaje sin decimales (por ejemplo: 12%). Pruebe Alt-H-0 para aumentar el número de decimales, o Alt-H-9 para disminuirlos.
• Ctrl+ Mayúsculas + 6 (^): Aplica el formato exponencial (por ejemplo: 123+E02).

Cómo memorizar estos atajos

Como puedes ver, las teclas de atajo se agrupan usando Ctrl, Shift y un número. Mientras recuerde que cada número entre el 1 y el 6 representa un formato de número diferente, puede confiar en los símbolos de su teclado para indicar qué número corresponde a cada formato de número.

Moneda ($) y Porcentaje (%) El formato es el más fácil de recordar – los símbolos de dólar y porcentaje están ahí mismo! Afortunadamente, son dos de los formatos de números más comunes que se usan en Excel.

Cambiar los formatos de los números a Fecha y Hora es un poco menos fácil de memorizar. Una forma de recordar el atajo de la Hora (@) es pensar «¿A qué hora me encontraré con mi amigo en de nuevo?» para relacionar la «hora» con el símbolo «at».

No se me ocurre un dispositivo mnemotécnico similar que asocie el símbolo # con el atajo de la fecha. ¿Tú puedes?

Manténgalo consistente: Usando el atajo de Pegar Formatos

Si usas Excel, es muy probable que quieras que tu trabajo se presente de forma consistente.

Puede que esté actualizando un informe de ventas para incluir el mes de información más reciente, pero tiene que obtener sus datos de otro archivo y copiar/pegar en el archivo que quiere dar a sus gerentes.

Puede que se parezca a esto:

La última línea es simplemente un promedio de los 12 meses. No hay nada malo con la fórmula en sí, y los datos son correctos también (¡incluso si me lo acabo de inventar!). Pero el problema es que el formato es inconsistente – parece poco profesional y apresurado.

Opción 1 – cambiar el tipo de número (el más lento)

La forma más lenta de hacer que el formato sea consistente es resaltar los datos de julio y agosto, luego ir al menú desplegable y seleccionar la opción Porcentaje:

Opción 2 – usar el Format Painter (mejor)

Pero, ¿y si tu informe tuviera un formato un poco más agradable que ese? El color de la fuente podría ser diferente, el fondo de la celda podría ser de un color específico, y tal vez los valores están centrados en lugar de estar alineados a la derecha.

Entonces tendrás que cambiar todas esas opciones de formato también para los datos de julio y agosto.

En este caso, es mucho más fácil usar el botón de «Pintar formato». Selecciona la celda (o celdas) de la que quieres tomar prestado el formato, haz clic en el botón Copiador de formatos y luego selecciona las celdas que quieres actualizar.

Dado que tenemos un formato ligeramente diferente en cada columna, queremos resaltar una fila entera de datos para que Excel sepa destacar la primera, segunda y tercera columna de manera diferente. Si sólo seleccionara una celda, entonces las tres columnas serían exactamente iguales, ¡lo cual no es lo que queremos!

Opción 3 – usar el atajo de Pegar Formatos (mejor)

La forma más eficiente de actualizar el formato en Excel es usando el atajo Pegar Formatos. Es efectivamente lo mismo que el Pintor de Formatos, pero ahora no necesitas quitar las manos del teclado para hacerlo!

Así es como funciona:

1. Copie las celdas de las que quiere tomar prestado el formato (Ctrl+ C)
2. Resalta las celdas que quieres actualizar
3. Presiona Alt-E-S-F y luego Enter.

¡Eso es todo! Lo que le dices a Excel que haga es Copiar/Pegar celdas en una nueva ubicación, pero la única parte de las celdas que quieres copiar es el formato.

La porción Alt-E-S del atajo de teclado trae el cuadro de diálogo Pegar Especial. Desde allí, presionando F se selecciona la opción Formatos.

Tenga en cuenta que si no ha seleccionado nada para Copiar, el cuadro de diálogo Pegar especial no aparecerá, ya que no hay nada que copiar.

Si no te gusta el atajo Alt-E-S, otra forma de subir el cuadro de diálogo especial Pegar es Ctrl + Alt + V (es decir: el atajo Pegar pero con Alt incluido también). Afortunadamente, cualquiera de los dos métodos puede ser manejado con la mano izquierda solamente.

Si usas mucho el atajo especial de la pasta, ¿qué opción eliges?

Formato claro

A veces sólo necesitas empezar de nuevo, eliminar el formato de tus datos y hacerlo de nuevo.

Para borrar el formato de las celdas seleccionadas, utilice el atajo Alt-H-E-F .

Cualquier fórmula o valor se mantendrá exactamente igual, pero ten en cuenta que los valores de fecha y hora se verán muy extraños una vez que Excel elimine su formato:

Desafortunadamente no es el atajo más fácil de usar (es un poco incómodo si tratas de usar sólo la mano izquierda). Como alternativa, puede copiar/pegar sus datos en una nueva hoja, y utilizar la función Pegar especial de la sección anterior y seleccionar Fórmulas en lugar de Formatos (tecla de atajo Alt-E-S-F ). Esto retendrá cualquier valor o fórmula de las celdas, pero el formato no se copiará.

Conclusión

Con estos atajos, no debería tener ningún problema en poder actualizar instantáneamente su formato en Excel.

Dependiendo de para qué se utilice típicamente Excel, algunos de estos atajos pueden ser más útiles que otros.

¿De qué le sirven estos atajos? Háganoslo saber en los comentarios!