Las tablas dinámicas en Excel son bastante impresionantes. En sólo unos pocos clics, puedes construir un informe detallado que te da una visión rápida e importante de tus datos.
Pero crear Tablas Pivotantes es sólo una parte de ser asombroso al usar estos informes. ¡Pulir y ajustar eficientemente las Tablas Pivotantes son habilidades que son igual de importantes!
Pasar el tiempo para hacer sus informes un poco más mordaz para revisar y ampliar; interpretar es una habilidad muy útil para tener.
La única razón por la que pasaste por todo ese duro trabajo analítico es para que otros puedan mirar tus resultados resumidos, y tomar una decisión o tener una opinión sobre los datos que usaste.
Así que si pules tus Tablas Pivotantes de la manera correcta, tus datos y los informes asociados serán mucho más valiosos para tus amigos, colegas o tu gerente.
En este post obtendrás una amplia gama de consejos para mejorar tus Tablas Pivotantes, incluyendo varios atajos y pistas que tal vez nunca hayas escuchado.
Glosario
Primero: Configure su hoja de datos y Excel
No tiene sentido hacer que tu mesa giratoria se vea elegante y prolija si has seleccionado los datos equivocados para presentar. Debes ser muy claro en el contenido que vas a mostrar, y estos primeros consejos te asegurarán que no tengas que volver a hacer ningún trabajo que más tarde te haga perder el tiempo.
1. Actualice su fuente de datos (para asegurarse de que su informe es correcto)
Dejemos de lado las obvias: antes de aplicar cualquier tipo de formato, es absolutamente necesario que te des un chequeo de cordura y refresques los datos que se están usando para la Tabla Pivotante. Si has editado algunos de los datos recientemente, es importante recordar que Excel no actualizará automáticamente la Tabla Pivotante.
La mejor manera es hacer clic con el botón derecho en cualquier celda de la Tabla Pivotante y seleccionar Refrescar. O, si ya tienes una de las celdas de la Tabla Pivotante seleccionada, pulsa la tecla de función y pulsa R:
Alternativamente, podría estar usando una Tabla Pivotante que tiene datos añadidos cada semana o mes. Si ese es el caso, entonces asegúrese de seleccionar la opción «Cambiar la fuente de datos» y actualizar el rango de datos que desea presentar. Puedes hacer esto de dos maneras:
- Vaya al menú principal de PivotTable Options, y en la sección Data seleccione Change Data Source , o
- Usa el atajo Alt-J-T-I-D (ouch…no es muy fácil de recordar!)
2. Deshabilitar el ancho de columna AutoFit
Esto es definitivamente un consejo que desearía saber antes.
Cuando se comienza a poblar una Tabla Pivotante seleccionando los distintos campos, los anchos de las columnas se reducirán o ampliarán automáticamente para llenar los datos. Esto está bien si la Tabla Pivotante es lo único que hay en la hoja, pero si la incluyes entre otras piezas de tablas de datos o gráficos, puede estropear el formato.
Puede evitar este problema por completo yendo a las Opciones de la mesa giratoria (clic con el botón derecho del ratón; Opciones de la mesa giratoria…) y desmarcando la casilla de verificación «Ajustar automáticamente los anchos de columna en la actualización»:
Si el ancho de la columna es importante para ti, entonces definitivamente deshabilita esta opción antes de empezar a trabajar!
El siguiente: Resuelva su diseño
Ahora que tus datos están bien presentados, puedes concentrarte en presentar los resultados correctos y hacer que se vean bien.
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3. Ordena tus datos para responder a las preguntas reales
Esto puede parecer obvio para algunos, pero es asombroso ver cómo muchos informes de la Tabla Pivotante no están ordenados de forma intuitiva.
Por ejemplo:
Si obligas a tu público a encontrar los centros de coste que no están proporcionando suficientes ingresos por ventas en los últimos meses, entonces tu Mesa Giratoria no está terminada todavía.
Todo lo que necesitas hacer es ordenar tus datos para que las áreas relevantes aparezcan en la parte superior (o en la parte inferior).
Es un pequeño esfuerzo por su parte que mejora el valor de sus datos .
En Microsoft Excel, la clasificación de la Tabla Pivotante es un poco diferente a una cuadrícula normal de datos. Un conjunto normal de datos filtrados en Excel tiene opciones de clasificación en los encabezados de las columnas en el cuadro desplegable:
Pero en una mesa giratoria, esta opción no existe. En su lugar, tendrás que hacer clic con el botón derecho del ratón en un valor directamente para abrir el menú de clasificación:
La opción Ordenar también está disponible a través del menú Tabla giratoria en la parte superior de la pantalla (sólo visible cuando se selecciona una Tabla giratoria), pero es mucho más rápido hacer clic con el botón derecho del ratón en el valor específico que desea ordenar.
4. ¿Cómo se deben presentar las células en blanco?
Dependiendo del tamaño y el formato de su mesa giratoria, puede que quiera mostrar las celdas en blanco de cierta manera. En el caso de los números, es posible que quieras mostrar «0», y si estás mostrando valores de moneda, es posible que quieras mostrar «0.00», y así sucesivamente. Incluso podrías mostrar algo de texto en esas celdas (por ejemplo: «sin valor»).
Afortunadamente, esto es fácil de actualizar. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la Mesa Giratoria y seleccione «Opciones de la Mesa Giratoria…». En la pestaña «Layout & Format», verás la opción «For empty cells show:» – marca la casilla de verificación, y pon el valor que quieras aquí.
Si ha aplicado algún formato condicional a la Tabla Pivotante, tal vez desee utilizar esta opción para que las celdas vacías tengan un formato específico.
5. Cambiar Opciones de subtotal
Si tiene dos o más etiquetas de filas, los subtotales aparecerán en la tabla dinámica de forma predeterminada. Dependiendo de su propósito (¡y de sus preferencias personales!), es posible que desee mostrar los subtotales de manera diferente.
Aquí hay tres versiones diferentes de la misma Tabla Pivotante, con diferentes opciones de subtotales seleccionados. Las dos etiquetas de fila que hemos incluido son la fecha y el tipo de fruta:
También puede activar o desactivar los subtotales de una determinada Etiqueta haciendo clic con el botón derecho del ratón en el elemento correspondiente y seleccionando la casilla de verificación «Subtotal XXX»:
Si no está seguro de cómo presentar los subtotales, la primera pregunta que hay que hacerse es: «¿necesita mi público saber siquiera cuáles son los valores de los subtotales?». Si no son tan importantes, entonces deberías eliminarlos por completo.
En cuanto a si debes poner los subtotales en la parte superior o inferior… depende totalmente de ti. Incluir subtotales en la parte superior de cada grupo ahorra espacio, pero tener totales en la parte inferior de cada grupo es lo que la mayoría de la gente esperaría ver.
6. Fechas del grupo juntas (por semana, mes, trimestre, año…)
A veces simplemente no es necesario mostrar la información del día a día en el informe de la Tabla Pivotante en el que estás trabajando – podría ser suficiente mostrar los totales semanales o mensuales. Si tienes una Etiqueta de Fila o Columna en formato de fecha, puedes Agrupar los datos por cualquier intervalo de fechas que desees. Esto «enrollará» los datos para facilitar la comparación de los valores de cada período.
Para elegir su intervalo de agrupación, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier fecha y seleccione la opción Grupo:
El siguiente cuadro de diálogo que aparecerá le permitirá elegir cómo resumir sus rangos de fechas. Aquí puedes seleccionar varias opciones dependiendo de lo que quieras presentar:
Para seleccionar las semanas , asegúrese de que sólo se selecciona la opción «Días», y podrá cambiar la opción «Número de días:» a 7 días.
Si eliges varias opciones de grupo, ambas aparecerán en la Tabla Pivotante. En el ejemplo siguiente he seleccionado Días y meses, y puedes ver que aparecen dos niveles de fechas:
Si tiene un rango de fechas más amplio en sus datos, asegúrese de seleccionar ambas opciones, de lo contrario los datos del mismo día de cada mes (es decir: 1 de enero, 1 de febrero y 1 de marzo) aparecerán en la misma celda, lo que probablemente no sea lo que desea. Si tus datos abarcan varios años, entonces también querrás seleccionar Años en el menú de Agrupación.
7. Mostrar los valores como un porcentaje o rango
Para algunas tablas dinámicas, los valores reales en sí mismos no son tan importantes, sólo saber qué categoría es más grande o más pequeña puede ser suficiente para su audiencia. Afortunadamente, puedes mostrar instantáneamente cualquier valor como un porcentaje o un rango usando la opción «Mostrar valores como».
Aquí está cuando haces clic con el botón derecho del ratón en cualquier valor de una tabla giratoria:
Las opciones más generalmente útiles de esta lista son » % del Total de la Gran/Columna/Fila » y » Rango Mayor a Menor «, ya que son las más rápidas y fáciles de entender para la mayoría de las personas que revisan en la Tabla Pivotante.
Aquí está mi ejemplo de Tabla Pivotante con la opción » % del Gran Total » seleccionada:
La adición de formato condicional ayuda a ver rápidamente de dónde viene gran parte del valor de «Amount». Los plátanos vendidos en la región Este y las sandías en la región Norte fueron los que más gastaron.
Si desea mostrar tanto los valores como los porcentajes en una Tabla Pivotante, puede arrastrar el mismo campo al área de Valores de la Lista de campos de la Tabla Pivotante de nuevo, y seleccionar una opción diferente «Mostrar valor como» para cada campo.
Finalmente: Ahora sigue adelante y haz que tu mesa giratoria se vea bonita
8. Aplique un estilo a su mesa giratoria para alinearla con su marca
El esquema de colores estándar que tienen las Tablas Pivotantes en Microsoft Excel está bien si estás haciendo algún análisis de datos internos y no planeas presentar tu trabajo a nadie, pero es una buena idea hacerlo un poco más interesante y personalizado si planeas mostrar a otras personas.
Microsoft Excel tiene un montón de esquemas de color por defecto en el menú de Diseño de Tablas Pivotantes en la parte superior de la pantalla:
Microsoft Excel agrupa los estilos en paletas de luz, media y oscura y tiene una amplia gama de colores, así que aunque ninguno de los estilos sea exactamente lo que quieres, debería acercarse lo suficiente a lo que quieres terminar. Si quieres crear tu propio estilo personalizado para usarlo más tarde, puedes Duplicar uno de los estilos predeterminados y luego Modificar los detalles tú mismo:
¿Pasas mucho tiempo formateando datos en Excel? Date prisa con estos útiles atajos de formato.
9. Apoya tu mesa giratoria con un gráfico giratorio
En lugar de darle a su audiencia un Slicer para filtrar fácilmente los datos según sus necesidades, puede que quiera ayudar gráficamente a su comprensión insertando un PivotChart .
La diferencia entre una tabla de datos normal y una tabla dinámica en Microsoft Excel es exactamente la misma que la diferencia entre una tabla (un gráfico) y una tabla dinámica. ¡Sólo estás presentando los datos en un formato más visual!
Un PivotChart es similar a un gráfico/cuadro que normalmente se crearía en Excel, pero tiene un menú muy similar al de una PivotTable – se pueden arrastrar y soltar campos en las mismas cuatro áreas (con algunas diferencias menores).
Su audiencia podrá entender un gráfico de barras o líneas con bastante rapidez, siempre que seleccione los campos correctos de sus datos.
No te daré demasiados detalles sobre cómo presentar los gráficos en Excel, sin embargo, sugeriría que cualquier cosa relacionada con la fecha probablemente debería ser representada por una línea continua (para mostrar algo que aumente/disminuya), mientras que si estás mostrando departamentos/clases/regiones separadas probablemente deberías usar un gráfico de barras.
Consejos de bonificación: Proporcione un valor extra a su público
10. Analizar los datos relevantes en detalle haciendo doble clic en una celda
Si has creado más de unas cuantas tablas dinámicas antes, es probable que veas los resultados y digas «hmm, ese valor no parece del todo correcto». Si quieres investigar los detalles, probablemente irás a tu fuente de datos y filtrarás los datos unas cuantas veces para revisar los datos que componen ese valor peculiar. Lleva mucho tiempo y es propenso a los errores.
En cambio, basta con hacer doble clic en cualquier celda (ya sea una celda de valor o un encabezado de fila/columna) para ver instantáneamente los datos en bruto que se relacionan con ese valor en la Tabla Pivotante.
Volviendo a nuestro conocido ejemplo de datos de ventas de frutas, si quisiera ver todas las ventas de sandía en la región norte, haría doble clic en la celda seleccionada abajo:
Y estos son los datos que aparecen en una nueva hoja del mismo libro de Excel:
Por supuesto, el total de la columna Cantidad coincide con el valor que seleccionamos en la Tabla Pivotante (52,50 dólares), así que sabemos que estamos viendo los datos correctos.
11. Añadir rebanadas para permitir el filtrado rápido
Los «sllicers» fueron introducidos en el Microsoft Excel 2010 y proporcionan una forma mucho más rápida de filtrar entre cualquier campo de sus datos.
La opción Cortar está en el menú de Opciones de la Tabla Pivotante, después de haber seleccionado una celda de la Tabla Pivotante en Excel:
Después de elegir el campo (o campos) por los que desea filtrar, un conjunto de botones aparecerá en su hoja de Excel; un botón para cada valor. Veamos qué sucede si creo un campo de Rebanador para el Producto en mis datos de muestra:
Inicialmente, se seleccionan todos los elementos (es decir, todos los datos contribuyen a la Tabla Pivotante) pero al hacer clic en cualquiera de los productos se filtrará la Tabla Pivotante sólo en ese producto. Si ha seleccionado varios campos al crear una Tabla giratoria, entonces aparecerá un conjunto de botones separados para cada campo.
Si quieres filtrar tanto en las manzanas naranjas como en las rojas, puedes seleccionar varios elementos manteniendo pulsada la tecla CTRL, como la mayoría de los aspectos de Microsoft Excel.
Al hacer clic en el icono de la parte superior derecha del Slicer, el informe volverá a su estado original.
Las lonjas son útiles si quiere que su público objetivo interactúe y juegue con los datos, especialmente si quiere que comparen diferentes valores de un campo específico, como una línea de productos, un tema del campo o una ubicación.
¡Sus mesas giratorias pulidas esperan!
Hay un montón de grandes consejos aquí que puedes aprovechar – nunca más tendrás que presentar una mediocre Mesa Giratoria a tu jefe.
¿Cuál fue tu mayor beneficio de todos estos consejos? ¿Hay algo más que siempre te aseguras de hacer a tus mesas giratorias? ¡Háganoslo saber en los comentarios!