Recientemente tuve que registrarme en el Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST) para poder solicitar el GST sobre mis ganancias.
Una vez que tengas un número GST, debes presentar tu declaración de impuestos cada mes (en India).
Así que cada mes, mi contador me pedía las facturas de venta para poder solicitar el GST.
En mi caso, sólo hay que crear un puñado de facturas, ya que sólo tengo unas pocas fuentes de ingresos.
Sin embargo, como se trata de un trabajo adicional, quería hacerlo lo más rápido posible.
Así que para minimizar mi esfuerzo, creé una plantilla del Generador de Facturas en Excel que me permite tener todos los datos en un solo lugar, y luego crea automáticamente facturas en PDF para todos los puntos de datos.
Como puedes ver abajo, todo lo que necesito hacer es hacer doble clic en el nombre del cliente (en la columna B), e instantáneamente crearía y guardaría la factura en el formato PDF en la carpeta especificada.
También puede modificar la plantilla de la factura para adaptarla al formato de su empresa (lo que requeriría cambiar un poco el código VBA, que se explica más adelante).
Crea una factura como se muestra a continuación:
Glosario
¿Cómo funciona esta plantilla de generador de facturas?
En esta plantilla de factura, hay dos hojas de trabajo:
- Detalles – Aquí es donde necesitas especificar los detalles de la venta/transacción. Para mantener todo junto, he creado una fila para cada registro. Todos los detalles de una transacción se registran en la fila.
- Plantilla de factura – Esta es una plantilla de marcador de posición de la factura donde algunos campos se dejan vacíos. Necesito generar una factura separada para todos los registros de venta a d los detalles de cada factura se recogen de la hoja de trabajo de Detalles.
También tengo una carpeta en mi escritorio con el nombre «Factura PDF». Esta es la carpeta donde se guardan las facturas PDF recién creadas.
Ahora veamos cómo funciona esto:
Es necesario hacer doble clic en el nombre del cliente (resaltado en naranja en la hoja de detalles) .
¡Eso es!
Cuando haces doble clic en el nombre del cliente, se inicia la magia de la VBA en la parte de atrás y pasan las siguientes cosas:
- Se recogen los detalles del cliente y de la transacción de venta y la plantilla de la factura se rellena con estos detalles.
- Se crea un nuevo libro de trabajo que tiene los detalles del cliente seleccionado (en el que hizo doble clic).
- Este libro de trabajo está guardado en formato PDF en la carpeta de Facturas PDF.
- El nuevo libro de trabajo se cierra sin guardar.
En caso de que haya algún cambio en los detalles de la factura, puede hacer doble clic en el nombre del cliente de nuevo, y se creará una nueva factura (y ésta sobrescribirá la anterior).
Tenga en cuenta que los nombres de las facturas se basan en el mes y el número de la factura.
Por ejemplo, una factura con la fecha 15-04-2019 y el número de la factura como 1 se guardaría con el nombre Abril 2019_1.pdf . Esto ayuda a llevar un registro de las facturas en caso de que haya demasiadas.
Puede descargar la plantilla del generador de facturas haciendo clic en el botón de abajo:
Modificación de la plantilla del generador de facturas
Creé esta plantilla de factura con un formato que necesitaba para mis archivos GST.
Si necesitas un formato diferente, tendrás que editar la plantilla y luego ajustar el código VBA del backend.
Déjame primero mostrarte el código y explicarte cómo funciona:
Subfactura de creación (RowNum As Integer) Aplicación.Actualización de pantalla = Falso Dim wb As Workbook Dim sh como hoja de trabajo Con shInvoiceTemplate Rango («D10») = shDetalles.Rango(«A» & RowNum) Rango («D11») = shDetalles.Rango(«B» & RowNum) Rango («D12») = shDetalles. Rango («C» & RowNum) Rango («B15») = shDetalles. Rango («D» & RowNum) Rango («D15») = shDetalles.Rango(«F» & RowNum) Rango («D16») = shDetalles. Rango («G» & RowNum) Rango («D18») = shDetalles.Rango(«E» & RowNum) Termina con FPath = «C:N-Sumitorio de UsuariosN-Factura PDF» Nombre = Formato (shInvoiceTemplate.Range(«D10»), «mmmm yyyy») _ & «_» & shInvoiceTemplate.Range(«D12») Plantilla de facturas. Copia ActiveSheet.Name = «InvTemp» Set wb = ActiveWorkbook Set sh = ActiveSheet sh.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _ FPath & «» & Fname