Filtro avanzado de Excel – Una guía completa con ejemplos

Ver Video – Filtro Avanzado de Excel

El Filtro Avanzado de Excel es una de las características más subestimadas y menos utilizadas con las que me he encontrado.

Si trabajas con Excel, estoy seguro de que has usado (o al menos has oído hablar del filtro normal de Excel). Filtra rápidamente un conjunto de datos basado en la selección, el texto especificado, el número o cualquier otro criterio de este tipo.

En esta guía, te mostraré algunas cosas geniales que puedes hacer usando el filtro avanzado de Excel.

Pero primero… ¿Qué es el filtro avanzado de Excel?

Excel AdvancedFilter – como su nombre lo indica – es la versión avanzada del filtro regular. Puede utilizarlo cuando necesite utilizar criterios más complejos para filtrar su conjunto de datos.

Aquí hay algunas diferencias entre el filtro regular y el filtro avanzado:

  • Mientras que el filtro de datos regular filtrará el conjunto de datos existente, puede utilizar el filtro avanzado de Excel para extraer el conjunto de datos a algún otro lugar también.
  • El filtro avanzado de Excel permite utilizar criterios complejos. Por ejemplo, si tiene datos de ventas, puede filtrar los datos en un criterio en el que el representante de ventas sea Bob y la región sea Norte o Sur (veremos cómo hacerlo en los ejemplos). El soporte de la oficina tiene una buena explicación al respecto.
  • Puede utilizar el filtro avanzado de Excel para extraer registros únicos de sus datos (más sobre esto en un segundo).

FILTRO AVANZADO EXCEL (Ejemplos)

Ahora veamos un ejemplo de cómo usar el Filtro Avanzado de Excel.

Ejemplo 1 – Extracción de una lista única

Puede utilizar el filtro avanzado de Excel para extraer rápidamente registros únicos de un conjunto de datos (o en otras palabras, eliminar los duplicados).

En Excel 2007 y versiones posteriores, existe la opción de eliminar los duplicados de un conjunto de datos. Pero eso altera el conjunto de datos existente. Para mantener los datos originales intactos, es necesario crear una copia de los datos y luego usar la opción Eliminar duplicados. El filtro Avanzado de Excel te permitiría seleccionar una ubicación para obtener una lista única.

Veamos cómo usar un filtro avanzado para obtener una lista única.

Supongamos que tienes un conjunto de datos como el que se muestra a continuación:

Como puede ver, hay registros duplicados en este conjunto de datos (resaltados en naranja). Esto podría deberse a un error en la entrada de datos o al resultado de la compilación de datos.

En tal caso, puede utilizar la herramienta de filtro avanzado de Excel para obtener rápidamente una lista de todos los registros únicos en una ubicación diferente (de modo que sus datos originales permanezcan intactos).

Aquí están los pasos para obtener todos los registros únicos:

  • Seleccione todo el conjunto de datos (incluyendo los encabezados).
  • Ir a la pestaña de datos —-; Ordenar y amparar; Filtro —-; Avanzado. (También puedes usar el atajo de teclado – Alt + A + Q). Esto abrirá el cuadro de diálogo del Filtro Avanzado.
  • En el cuadro de diálogo Filtro avanzado, utilice los siguientes detalles:
    • Acción: Seleccione la opción «Copiar a otro lugar». Esto le permitirá especificar la ubicación donde puede obtener la lista de registros únicos.
    • Lista de Rango: Asegúrate de que se refiere al conjunto de datos del que quieres encontrar registros únicos. También, asegúrese de que se incluyan los encabezados en el conjunto de datos.
    • Rango de criterios: Deje esto vacío.
    • Copia a: Especifique la dirección de la celda en la que desea activar la lista de registros únicos.
    • Copiar sólo los registros únicos: Marque esta opción.
  • Haz clic en OK.

Esto le dará instantáneamente una lista de todos los registros únicos.

Precaución: Cuando utilice el filtro avanzado para obtener la lista única, asegúrese de que también ha seleccionado el encabezado. Si no lo haces, consideraría la primera celda como el encabezado.

Ejemplo 2 – Uso de Criterios en el Filtro Avanzado de Excel

Obtener registros únicos es una de las muchas cosas que puedes hacer con el filtro avanzado de Excel.

Su principal utilidad radica en su capacidad de permitir el uso de criterios complejos para filtrar los datos.

Esto es lo que quiero decir con criterios complejos. Supongamos que tienes un conjunto de datos como el que se muestra a continuación y quieres obtener rápidamente todos los registros donde las ventas son mayores de 5000 y la región es los EE.UU.

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