Cuando envías archivos de Excel a otras personas, probablemente esperas que no se metan demasiado con la disposición y el diseño.
Personalmente, odio cuando la gente juega con mis archivos de Excel.
Pero, afortunadamente, hay formas de probar los archivos de Excel a prueba de idiotas para que tu público los use correctamente, no rompa (fácilmente) todo el archivo, y pueda entender claramente todo el trabajo duro que has hecho.
La protección contra los idiotas no es sólo para tu jefe, por cierto. También es para tú .
Las hojas de cálculo de Excel a prueba de idiotas son más fáciles de navegar y más claras de entender. Cuando inevitablemente vuelvas a visitar tu trabajo de hace seis meses sabrás exactamente cómo funciona la hoja de cálculo.
En este post, obtendrás 9 maneras sencillas de hacer que tus hojas de Excel estén limpias , intuitivas y menos propensas a ser rotas por alguien que cree que sabe más.
Y, al final de este artículo puedes descargar la lista de comprobación de forma gratuita para tenerla a mano en tu PC, o imprimirla y tenerla lista en tu escritorio o en tu casa.
Glosario
1. Use los paneles de congelación para que su público siempre entienda lo que está mirando
Esta es una necesidad.
Honestamente es doloroso abrir hojas de cálculo «completas» que no tienen los paneles de congelación activados.
Los paneles de congelación permiten tener siempre los encabezados fijos en la parte superior o izquierda de la ventana de Excel, de modo que los encabezados siempre están visibles cuando se desplaza por la página.
Sin los Paneles de Congelación, su audiencia tendrá que volver a la parte superior de la página para recordar lo que representa cada columna de datos. Si estás en una reunión o presentación, esto puede hacer perder un tiempo precioso y hacer que tu audiencia pierda la atención.
Para congelar la fila superior, utilice el atajo Alt-W-F-R . Para congelar la primera columna, usa Alt-W-F-C .
Si quieres ocultar un número diferente de columnas o filas (¡o ambas!), selecciona la primera columna, fila o celda que no quieras que se congele y utiliza el atajo Alt-W-F-F . Alternativamente, haz clic en View > Freeze Panes > Freeze Panes en la cinta de Excel.
Por ejemplo, si seleccionas la celda C4 y habilitas los paneles de congelación, las tres primeras filas y las dos columnas de la izquierda se congelarán.
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2. Esconder las hojas innecesarias
Si tienes hojas en tu libro de trabajo que tu público no debe alterar, entonces ocúltalas .
Un buen ejemplo de ello son las hojas que contienen datos de referencia, listas, rangos nombrados o cualquier otra cosa que sólo existe para completar una fórmula o es un paso intermedio en su trabajo.
Puedes ocultar las hojas haciendo clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la hoja en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y seleccionando la opción Ocultar:
3. Esconder las filas/columnas que no se usan o son innecesarias
Si tienes algunas columnas de datos que no necesitan ser visibles, ¡entonces escóndelas!
Utilice Ctrl + 0 para ocultar la columna actual, o Ctrl + 9 para ocultar la fila actual.
4.Utilizar un formato coherente para aconsejar qué campos deben cambiarse (si es el caso)
Algunos cuadernos de Excel están diseñados para que el usuario edite un pequeño número de valores, para obtener los resultados que desea.
Puede que quieran seleccionar un número de departamento, una fecha o un período específico, o introducir su propio nombre.
Y probablemente ha configurado el archivo para que esos valores se incluyan en fórmulas en algún otro lugar de la hoja.
La cuestión potencial aquí, es que su público sólo debería estar jugando con las celdas que usted especifique.
Aquí hay una calculadora de medidas básicas que he creado en Excel, sin ningún tipo de formato.
Este archivo es útil porque se introducen las medidas imperiales a la izquierda, y el valor correspondiente en el sistema métrico se calcula en la columna E.
Pero hay un problema.
No es obvio ver qué células deben ser cambiadas, y cuáles tienen fórmulas, ¿verdad?
El archivo se ve muy soso y aburrido, también.
Ahora veamos el mismo archivo con algunos formatos básicos y consistentes, para que el usuario sólo modifique las celdas relevantes.
Ahora el archivo es significativamente más fácil de entender, porque el uso de un formato consistente da una idea de cómo debe ser usado el archivo.
La persona que usa el archivo sólo necesita cambiar los valores de las celdas resaltadas en amarillo.
5. Use los mensajes de validación de datos para dar pistas a su audiencia
Si su hoja utiliza menús desplegables para seleccionar valores específicos, entonces puede que quiera dar algunas pistas relacionadas con los valores que deben introducirse.
Al abrir las opciones de validación de datos (atajo: Alt-A-V-V ) en Microsoft Excel, hay dos pestañas que pueden dar pistas a tus usuarios.
Crear un mensaje de entrada cuando se selecciona una celda
En la pestaña Mensaje de entrada , puede hacer que aparezca una nota siempre que se seleccione la celda correspondiente.
Aquí hay un ejemplo:
Es una buena idea mantener esta nota simple y fácil de entender.
Lo bueno de esta opción es que puedes aplicarla a las celdas que no tienen ninguna validación de datos , por lo que no tienes que preocuparte de hacer cumplir un menú desplegable o aplicar ningún requisito de validación.
Mostrar una alerta de error cuando se introduce un valor inválido
Otra opción es hacer que aparezca una alerta cuando se introduce un valor incorrecto. La pestaña Error Alert te da las opciones para personalizar el mensaje de error como quieras.
Puedes elegir el estilo del icono así como el mensaje.
Así que si alguien entra en una celda que no es adecuada para su libro de Excel, recibirá este mensaje:
¿Quieres más consejos sobre cómo configurar un menú desplegable en Excel? Lee esto para saber cómo.
6.Ir a la primera hoja y/o celda topleft antes de guardar
No mucha gente es consciente de esto, pero Excel recuerda qué hoja y qué celda(s) se seleccionan cuando guardas tu libro de trabajo.
Y como resultado, la próxima vez que abras el archivo, lo retomarás exactamente donde lo dejaste.
Esto es útil si estás trabajando en una parte específica de un libro de trabajo, pero no si se lo das a tu jefe después de que todo tu trabajo haya sido completado. No tiene sentido abrir un libro de Excel en medio de tus datos de referencia en bruto, por ejemplo.
Cuando guardes tu archivo por última vez, ve a la primera hoja (ya que es donde la mayoría de las personas querrán empezar) y ve a la A1 en la esquina superior izquierda.
Puedes usar el atajo Ctrl + Inicio para llegar siempre a la primera celda de una hoja, o seguir pulsando Ctrl + Repetición de página para pasar a la hoja anterior.
7. Eliminar las referencias de las fórmulas a otros archivos
A veces es necesario hacer referencia a los datos de otros libros de Excel, pero si envías un archivo a tu jefe o a tu profesor, es probable que esas referencias de archivos no funcionen cuando lo abran.
No es muy profesional, y podría conducir a problemas de privacidad si tu posible cliente ve una fórmula que contenga una referencia a un nombre de archivo como «G:N-Unidad de Gestión SecretaN-Notificar a los clientesNde la compañíaABC archivo de prueba.xlsx».
La mejor opción aquí es anular los datos copiando los datos y pegándolos en el mismo lugar, pero usando la opción Pegar Especial y seleccionando «Valores».
Sólo se pueden pegar valores usando el teclado:
- Selección de las células pertinentes
- Copiar las células ( Ctrl + C )
- Usando el atajo Alt-E-S-V .
Si no está seguro de tener referencias a otros archivos, puede buscar en su libro de Excel cosas como «[» o «:/» que aparecerán en la fórmula. Usa Ctrl + F para abrir el cuadro de diálogo Buscar, y asegúrate de seleccionar «Libro de trabajo» en la opción Dentro:.
8. Nombrar todas las hojas, tablas y gráficos
Nadie quiere ver la hoja 14. ¡Renombrarla a lo que realmente representa!
No te preocupes, cualquier referencia a una fórmula se actualizará automáticamente para referirse al nuevo nombre.
9.Mantener las fórmulas de cálculo de la soja pueden ser entendidas
Mientras tengas los datos originales en tu libro de Excel, siempre es una buena idea retener las fórmulas para que la gente pueda entender tu trabajo.
La razón principal de esto es que la gente podrá rastrear su trabajo y entender su expediente mucho más fácilmente. Y si alguien quiere hacer un pequeño ajuste, todos sus cálculos posteriores seguirán siendo válidos.