Si a menudo imprime sus datos/trabajo en Excel, estoy seguro de que se ha enfrentado al problema de que imprime varias páginas en lugar de una sola.
A veces, es tan frustrante que se imprima una nueva página sólo para acomodar unas pocas líneas de datos adicionales (lo que también conduce a un desperdicio de papel).
Hay algunas técnicas sencillas que puede utilizar para asegurarse de que los datos de Excel se impriman en una página (o en menos páginas en caso de que esté imprimiendo un informe grande).
En este tutorial de Excel, compartiré algunos métodos que puedes usar para imprimir la hoja de Excel en una página . Puedes usar una combinación de estos métodos para obtener el mejor resultado.
¡Así que empecemos!
Glosario
Compruebe cuántas páginas se imprimirían (Vista previa)
Antes de comenzar a optimizar los ajustes para imprimir el trabajo de Excel en una hoja, es mejor comprobar el estado actual mediante la Vista previa de impresión.
No se preocupe. No tienes que imprimir nada para esto. Simplemente puedes comprobar cómo se vería el trabajo impreso y cuántas hojas se imprimirán.
Esto le permite entender las cosas que puede cambiar para asegurarse de que está usando el mínimo número de papel mientras mantiene su informe impreso hermoso y legible.
A continuación se describen los pasos para utilizar la Vista Previa de Impresión para ver cómo quedaría el trabajo de impresión final:
- Haz clic en la pestaña Archivo
- Haga clic en la opción de impresión
O puedes usar el atajo de teclado Control + P (Comando + P si usas un Mac)
Esto abriría la página de vista previa de impresión donde se podría ver cuántas páginas se imprimirían y qué se imprimiría en cada página.
Puede utilizar las teclas de flecha para ir a la página siguiente/anterior cuando esté en el modo de vista previa de impresión.
Formas de ajustar e imprimir la hoja de Excel en una página
Ahora, veamos algunos métodos que puede utilizar para encajar todos los datos de una hoja en una página y luego imprimir su informe en una página (o menos número de páginas)
Ajustar el ancho de la columna (o la altura de la fila)
En muchos casos, no es necesario que las columnas sean demasiado anchas.
Y como esto es un determinante directo de la cantidad de datos que se imprimen en una página, se puede ahorrar mucho papel simplemente reduciendo el ancho de la columna.
Pero entonces, ¿cómo sabes si has hecho lo suficiente o no? ¿Cómo sabes cuánto ancho de columna debes reducir para que todo quepa en una página?
Para facilitarlo, puede utilizar la vista de diseño de página en Excel , que le muestra en tiempo real la cantidad de datos que se imprimirían en cada página de su informe.
A continuación se indican los pasos para entrar en el modo de diseño de página y luego reducir el ancho de la columna:
- Haz clic en la pestaña Ver en la cinta
- En el grupo Vistas del libro de trabajo, haz clic en la opción «Diseño de página». Esto cambiará la forma en que se muestran los datos (y verás escalas en la parte superior e izquierda de la hoja de trabajo)
- Reduzca el ancho de la columna para ajustar los datos en una página. Para ello, coloque el cursor en el borde del cursor en el encabezado de la columna que desea reducir en tamaño. A continuación, haz clic y arrastra
Una vez que tengas todos los datos en una página, puedes seguir adelante e imprimirla.
En algunos casos, se puede encontrar que los datos de una célula se están cortando y no se muestran completamente. Esto sucede a menudo cuando se cambia el ancho de la columna. Puede corregirlo activando la opción Ajustar texto en Excel.
Para volver a la vista normal (y salir de la vista de diseño de página), haga clic en la pestaña de Vista y luego en ‘Normal’.
Cambiar la escala (Ajustar todas las filas/columnas en una página)
Excel tiene una opción incorporada que permite reajustar la hoja de cálculo de forma que se ajuste a más filas/columnas en una página.
Cuando haces esto, simplemente reduce la escala de todo para que quepan todas las columnas o filas en una página.
Supongamos que tienes una hoja en la que las columnas pasan a la siguiente hoja cuando se imprime.
A continuación se muestran los pasos para reducir la escala de la hoja mientras se imprime:
- Haz clic en la pestaña Archivo
- Haga clic en Imprimir (o utilice el atajo de teclado – Control + P)
- En la ventana de impresión, haga clic en la opción Escalado (es la última opción a la izquierda)
- Haga clic en cualquiera de las opciones:
- Hoja de ajuste en una página
- Abeto Todas las columnas en una página
- Encajar todas las filas en una página
Los pasos anteriores escalarían la hoja para que se ajustara a la página (en base a las opciones que haya seleccionado). También podrás ver cómo se verían los datos en la vista previa de la hoja que está a la derecha.
La ‘Hoja de ajuste en