Cómo hacer referencia a otra hoja o libro de trabajo en Excel (con ejemplos)

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Esto asegurará que no tengas que preocuparte de que falten los signos de exclamación o las citas o de que surja cualquier otro problema de formato. Excel creará automáticamente la referencia correcta para ti.

A continuación se detallan los pasos para crear automáticamente una referencia a otra hoja:

1. Selecciona la celda del libro de trabajo actual donde necesitas la referencia
2. Escriba la fórmula hasta que necesite la referencia (o un signo igual si sólo quiere la referencia)
3. Selecciona la hoja a la que necesitas referirte
4. Selecciona la celda/rango al que quieres referirte
5. Presiona Enter para obtener el resultado de la fórmula (o sigue trabajando en la fórmula)

Los pasos anteriores crearían automáticamente una referencia a la celda/rango en otra hoja. También podrá ver estas referencias en la barra de fórmulas. Una vez que haya terminado, puede simplemente pulsar la tecla intro y le dará el resultado.

Por ejemplo, si tiene algunos datos en la celda A1:A10 en una hoja llamada Datos de Ventas, y quiere obtener la suma de estos valores en la hoja actual, los pasos a seguir serán los siguientes:

1. Escriba la siguiente fórmula en la hoja actual (donde necesita el resultado): =Suma(

>Seleccione la hoja de «Datos de Ventas».

2. Selecciona el rango que quieres añadir (A1:A10). Tan pronto como lo hagas, Excel creará automáticamente una referencia a este rango (puedes verlo en la barra de fórmulas)

>Golpea la tecla de entrada.

Cuando se crea una fórmula larga, puede ser necesario referirse a una celda o un rango en otra hoja, y luego tener la necesidad de volver a la hoja de origen y referirse a alguna celda/rango allí.

Cuando lo haga, notará que Excel inserta automáticamente una referencia a la hoja en la que tiene la fórmula. Aunque esto está bien y no hace daño, no es necesario. En tal caso, puede elegir mantener la referencia o eliminarla manualmente.

Otra cosa que hay que saber cuando se crean referencias seleccionando la hoja y luego la celda/rango es que Excel siempre creará una referencia relativa (es decir, referencias con el signo n0 $). Esto significa que si copio y pego la fórmula (una con referencia a otra hoja) en alguna otra celda, ajustará automáticamente la referencia.

He aquí un ejemplo que explica las referencias relativas.

Supongamos que utilizo la siguiente fórmula en la celda A1 de la hoja actual (para referirme a la celda A1 de una hoja llamada SalesData)

=Datos de ventas!A1

Ahora, si copio esta fórmula y la pego en la celda A2, la fórmula cambiará a:

=Datos de ventas!A1

Esto sucede porque la fórmula es relativa y cuando la copie y pegue, las referencias se ajustarán automáticamente.

En caso de que quiera que esta referencia se refiera siempre a la celda A1 de la hoja de datos de ventas, tendré que usar la siguiente fórmula:

=Datos de ventas!$A$1

El signo del dólar antes del número de fila y columna bloquea estas referencias para que no cambien.

Aquí hay un tutorial detallado donde puede aprender más sobre referencias absolutas, mixtas y relativas.

Ahora que hemos cubierto cómo hacer referencia a otra hoja del mismo libro de trabajo, veamos cómo podemos referirnos a otro libro de trabajo.

Cómo hacer referencia a otro libro de trabajo en Excel

Cuando se refiere a una celda o un rango a otro libro de trabajo de Excel, el formato de esa referencia dependerá de si ese libro de trabajo está abierto o cerrado.

Y, por supuesto, el nombre del libro de trabajo y las hojas de cálculo también desempeñan un papel en la determinación del formato (dependiendo de si tiene caracteres espaciados o no alfabéticos en el nombre o no).

Así que veamos los diferentes formatos de referencias externas a otro libro de trabajo en diferentes escenarios.

Referencia externa a un libro de trabajo abierto

Cuando se trata de referirse a un libro de trabajo abierto externo, hay que especificar el nombre del libro de trabajo, el nombre de la hoja de trabajo y la dirección de la celda/rango.

A continuación se presenta el formato que debe utilizarse para referirse a un libro de trabajo abierto externo

='[FileName]SheetName!CellAddress

Supongamos que tienes un libro de trabajo «Archivo de ejemplo.xlsx» y quieres referirte a la celda A1 de la Hoja1 de este libro de trabajo.

A continuación, la referencia para esto:

=[ExampleFile.xlsx]SalesData!A1

En caso de que haya espacios en el nombre del libro de trabajo externo o en el nombre de la hoja (o ambos), entonces hay que añadir poner el nombre del archivo (entre corchetes) y el nombre de la hoja entre comillas simples.

A continuación se presentan los ejemplos en los que sería necesario tener los nombres entre comillas simples:

='[Ejemplo de archivo.xlsx]SalesData’!A1 ='[EjemploArchivo.xlsx]Datos de ventas’!A1 ='[Ejemplo Archivo.xlsx]Datos de ventas’!A1

Cómo crear una referencia a otro libro de trabajo (automáticamente)

De nuevo, aunque es bueno conocer el formato, es mejor no escribirlo manualmente.

En su lugar, sólo apunta a Excel en la dirección correcta y creará estas referencias para ti. Esto es mucho más rápido con muchas menos posibilidades de errores.

Por ejemplo, si tienes algunos datos en la celda A1:A10 en un libro de trabajo llamado «Archivo de ejemplo» en la hoja llamada «Datos de ventas», y quieres obtener la suma de estos valores en la hoja actual, los pasos a seguir serán los siguientes:

1. Escriba la siguiente fórmula en la hoja actual (donde necesita el resultado): =Suma(
2. Ir al cuaderno de trabajo «Archivo de ejemplo»
3. Seleccione la hoja de «Datos de ventas».
4. Selecciona el rango que quieres añadir (A1:A10). Tan pronto como lo hagas, Excel creará automáticamente una referencia a este rango (puedes verlo en la barra de fórmulas)

>Golpea la tecla de entrada.

Esto crearía instantáneamente la fórmula con las referencias correctas.

Una cosa que se notaría al crear una referencia a un libro de trabajo externo es que siempre creará referencias absolutas. Esto significa que hay un signo $ antes de los números de fila y columna. Esto significa que si copia y pega esta fórmula en otras celdas, seguirá refiriéndose al mismo rango debido a la referencia absoluta.

En caso de que quieras que esto cambie, tienes que cambiar las referencias manualmente.

Referencia externa a un libro de trabajo cerrado

Cuando se abre un libro de trabajo externo y se hace referencia a este libro de trabajo, sólo hay que especificar el nombre del archivo, el nombre de la hoja y la dirección de la celda/rango.

Pero cuando esto se cierra, Excel no tiene ni idea de dónde buscar las celdas/rango a las que se ha referido.

Por eso, cuando se crea una referencia a un libro de trabajo cerrado, también hay que especificar la ruta del archivo.

A continuación se muestra una referencia que se refiere a la celda A1 de la hoja de trabajo Hoja1 del libro de trabajo Archivo de ejemplo. Como este archivo no está abierto, también se refiere a la ubicación donde se guarda el archivo.

=’C:N-Sumitros de escritorioN-[Ejemplo de archivo.xlsx]Hoja1′!N-$A$1

La referencia anterior tiene las siguientes partes:

• Ruta de archivo – la ubicación en su sistema o red donde se encuentra el archivo externo
• Nombre del archivo – el nombre del libro de trabajo externo. Esto incluiría la extensión del archivo también.
• Nombre de la hoja – el nombre de la hoja en la que se refiere a las células/gamas
• Dirección de la célula/rango – la dirección exacta de la célula/rango a la que te refieres

Cuando se crea una referencia externa a un libro de trabajo abierto y luego se cierra el libro de trabajo, se notará que la referencia cambia automáticamente. Después de cerrar el libro de trabajo externo, Excel también inserta automáticamente una referencia a la ruta del archivo.

Impacto del cambio de ubicación de los archivos en las referencias

Cuando se crea una referencia a una celda/rango en un archivo externo de Excel y luego se cierra, la referencia ahora utiliza también la ruta del archivo.

Pero si cambias la ubicación del archivo, nada va a cambiar en tu libro de trabajo (en el que creas la referencia). Pero como has cambiado la ubicación, el enlace se ha roto.

Así que si cierras y abres este libro de trabajo, te dirá que el enlace está roto y que necesitas actualizarlo o romperlo completamente. Te mostrará un mensaje como el que se muestra a continuación: