Excel es más que una herramienta de entrada de datos. Pero si sólo hablas de entrada de datos en Excel, es una muy buena. Usando la validación de datos, puedes habilitar la entrada de datos en celdas basadas en una condición predefinida.
Glosario
Entrada de datos condicional en Excel usando validación de datos
A continuación se presentan algunos ejemplos de reglas de entrada de datos condicionales:
- Permitir la entrada de datos sólo de una lista predefinida (utilizando listas desplegables).
- Permitir la entrada de datos sólo cuando se llenen las celdas especificadas.
- Permitir la entrada de FECHA entre dos fechas especificadas solamente.
También puede combinar múltiples condiciones para crear una regla de entrada de datos.
Este tipo de entrada de datos condicionales en Excel puede hacerse utilizando la función de validación de datos en Excel. Puede permitir la entrada de datos en las celdas especificadas sólo cuando se cumplen las condiciones especificadas, de lo contrario muestra un error.
Permitir la entrada de datos de una lista predefinida
Puedes restringir al usuario para que elija de una lista creando una lista desplegable. Por ejemplo, supongamos que tienes una lista de países como la que se muestra a continuación, y quieres permitir la entrada de sólo uno de estos nombres en la celda C1:
Puede crear una lista desplegable que restringirá las entradas sólo a las mencionadas en la lista. Si intenta introducir cualquier otra cadena de texto, se mostrará un error (como se muestra a continuación):
A continuación te explicamos cómo puedes crear una lista desplegable:
- Selecciona la celda en la que quieres mostrar la lista desplegable. En este ejemplo, son las celdas C1.
- Ir a Datos – …; Herramientas de datos – …; Validación de datos.
- En el cuadro de diálogo de validación de datos, seleccione la pestaña de ajustes y haga los siguientes cambios:
- Permitir: Lista
- Fuente: $A$1:$A$6 (puedes usar el rango donde tienes los datos).
- Ignora a Blank: Marcado (desmarque esto si no quiere que el usuario entre en blanco).
- Caída de la célula: Comprobado (esto habilitaría la función desplegable).
Esto creará una lista desplegable en la celda seleccionada.
Ahora puede seleccionarlos de la lista desplegable o introducir manualmente los datos en ella. Si introduces cualquier dato que no sea de la fuente de datos, se mostrará un error.
ATENCIÓN : Si se copia y se pega sobre la celda que tiene las reglas de validación de datos, las reglas de validación de datos desaparecen.
Descargar el archivo de ejemplo
Entrada de datos cuando una célula dependiente se llena
Este podría ser el caso cuando se quiere que el usuario vaya en una secuencia y complete llenando un formulario/cuestionario/encuesta.
Digamos que tengo algo como lo que se muestra a continuación:
En este conjunto de datos, quiero que el usuario rellene primero el nombre (el nombre y el apellido son obligatorios) y luego pase a rellenar la fecha. Si el usuario se salta la introducción del nombre, entonces quiero mostrar un error (como se muestra a continuación):
Esto puede hacerse fácilmente mediante la validación de datos. Para hacer esto:
- Selecciona la celda en la que quieres aplicar esta condición. En el ejemplo anterior, es la celda B5.
- Ir a Datos ——-; Herramientas de datos ——-; Validación de datos <img alt="entrada de datos condicional en excel – validación de datos" height="127" sizes="(max-width: 608px) 100vw, 608px" data-pin-media="https://trumpexcel.com/wp-content/uploads/2015/10/conditional-data-entry-in-excel-data-validation.png" nitro-lazy-src="https://nitrocdn.com/zciqOWZgDznkuqFpvIJsLUeyHlJtlHxe/assets/static/optimized/rev-896a1a1/wp-content/uploads/2015/10/conditional-data-entry-in-excel-data-validation.png" nitro-lazy-srcset="https://nitrocdn.com/zciqOWZgDznkuqFpvIJsLUeyHlJtlHxe/assets/static/optimized/rev-896a1a1/wp-content/uploads/2015/10/conditional-data-entry-in-excel-data-validation.png 608w, https://nitrocdn.com/zciqOWZgDznkuqFpvIJsLUeyHlJtlHxe/assets/static/optimized/rev-896a1a1/wp-content/uploads/2015/10/conditional-data