Excel tiene algunas características útiles que le permiten ahorrar tiempo y ser mucho más productivo en su trabajo diario.
Una de esas características útiles (y menos conocidas) en las Listas Personalizadas en Excel.
Ahora, antes de llegar a cómo crear y usar las listas personalizadas, déjenme explicarles qué es lo genial de esto.
Supongamos que tienes que introducir los números de los nombres de los meses de enero a diciembre en una columna. ¿Cómo lo harías? Y no, hacerlo manualmente no es una opción.
Una de las formas más rápidas sería tener enero en una celda, febrero en una celda adyacente y luego usar el mango de llenado para arrastrar y dejar que Excel llene automáticamente el resto. Excel es lo suficientemente inteligente como para darse cuenta de que quieres rellenar el siguiente mes en cada celda en la que arrastres el mando de rellenar.
Los nombres de los meses son bastante genéricos y por lo tanto está disponible por defecto en Excel.
¿Pero qué pasa si tienes una lista de nombres de departamentos (o nombres de empleados o nombres de productos), y quieres hacer lo mismo. En lugar de introducir manualmente estos o copiar-pegar estos, quieres que aparezcan por arte de magia cuando utilices el mango de relleno (igual que los nombres de los meses).
También puedes hacer eso…
… usando Listas Personalizadas en Excel
En este tutorial, te mostraré cómo crear tus propias listas personalizadas en Excel y cómo usarlas para ahorrar tiempo.
Glosario
Cómo crear listas personalizadas en Excel
De forma predeterminada, Excel ya tiene algunas listas personalizadas prealimentadas que puedes usar para ahorrar tiempo.
Por ejemplo, si introduces «Mon» en una celda «Tue» en una celda adyacente, puedes usar la manija de llenado para llenar el resto de los días. En caso de que amplíe la selección, siga arrastrando y se repetirá y le dará el nombre del día de nuevo.
>A continuación están las listas personalizadas que ya están incorporadas en Excel. Como puedes ver, estos son mayormente nombres de días y meses ya que estos son fijos y no cambiarán.
>Ahora, supongamos que quieres crear una lista de departamentos que a menudo necesitas en Excel, puedes crear una lista personalizada para ello. De esta manera, la próxima vez que necesites tener todos los nombres de los departamentos en un solo lugar, no tendrás que hurgar en archivos viejos. Todo lo que necesitas hacer es escribir los dos primeros en la lista y arrastrarlos.
>A continuación están los pasos para crear su propia Lista Personalizada en Excel:
- Haz clic en la pestaña Archivo
>Haga clic en Opciones. Esto abrirá el cuadro de diálogo ‘Opciones de Excel’
>Pulsa la opción Avanzada en el panel de la izquierda
>En la opción General, haz clic en el botón «Editar listas personalizadas» (puede que tengas que desplazarte hacia abajo para llegar a esta opción)
>En el cuadro de diálogo de Listas Personalizadas, importa la lista seleccionando el rango de celdas que tiene la lista. Alternativamente, también puede introducir el nombre manualmente en el cuadro de entradas de la lista (separado por una coma o cada nombre en una nueva línea)
>Click en Añadir
Tan pronto como haga clic en Agregar, notará que su lista pasa a formar parte de las Listas Personalizadas.
>En caso de que tengas una lista grande que quieras añadir a Excel, también puedes usar la opción Importar en el cuadro de diálogo.
Consejo profesional : También puedes crear un rango con nombre y usar ese rango con nombre para crear la lista personalizada. Para ello, introduce el nombre del rango con nombre en el campo «Importar lista de celdas» y haz clic en Aceptar. El beneficio de esto es que puedes cambiar o expandir el rango nombrado y se ajustará automáticamente como la lista personalizada
Ahora que tienes la lista en el backend de Excel, puedes usarla como si usaras números o nombres de meses con el Autocompletado (como se muestra a continuación).
>Aunque es genial poder obtener rápidamente estos nombres de listas personalizadas en Excel con un simple arrastrar y soltar, hay algo aún más asombroso que puedes hacer con las listas personalizadas (de eso trata la siguiente sección).
Cree su propio criterio de clasificación usando listas personalizadas
Una gran cosa de las listas personalizadas es que puedes usarlas para crear tus propios criterios de clasificación. Por ejemplo, supongamos que tienes un conjunto de datos como el que se muestra a continuación y quieres clasificarlo en base a Alto, Medio y Bajo.
>¡No puedes hacer esto!
Si lo ordenas por orden alfabético, se atornillaría el orden alfabético (te dará Alto, Bajo y Medio y no Alto, Medio y Bajo).
Aquí es donde las Listas Personalizadas realmente brillan.
Puedes crear tu propia lista de elementos y luego usarlos para ordenar los datos. De esta manera, obtendrás todos los valores altos juntos en la parte superior, seguidos por los valores medios y bajos.
El primer paso es crear un cu