8 formas de reducir el tamaño de los archivos de Excel (que realmente funcionan)

Se sabe que los libros de trabajo de Excel se vuelven dolorosamente lentos y pesados a medida que se le agregan más datos/fórmulas/imágenes.

A veces, es fácil deshacerse de la grasa extra y mantener el tamaño del archivo de Excel bajo control, y a veces, no lo es.

Y como Excel no es una herramienta basada en la web, la mayoría de nosotros trabajamos y colaboramos enviando archivos de Excel por correo electrónico. Y un gran archivo de Excel que pesa 50 MB puede ser difícil de compartir con sus colegas/clientes.

En mi último trabajo, usamos el cliente de correo electrónico Lotus Notes, que es lento como un caracol, y enviar pesados archivos de Excel sobre eso fue una tortura.

Aunque no hay una forma mágica de reducir el tamaño de un libro de trabajo de Excel, hay algunas técnicas que puedes usar para reducir un poco de grasa.

Nota: El impacto de estas técnicas para reducir el tamaño de los archivos de Excel dependería de sus datos. Para algunos, puede ayudar a reducir el tamaño en un 50% y para otros, puede que sólo termine reduciendo el tamaño en un 5%.

Consejos para reducir el tamaño de los archivos de Excel

A continuación se presentan las técnicas que puede utilizar para reducir el tamaño del archivo de su libro de trabajo de Excel.

Para cada punta, he hecho algunas pruebas y he añadido las instantáneas para mostrar el impacto en el tamaño del archivo. Los resultados que obtengan variarán dependiendo de sus datos y archivos.

Basándose en su libro de trabajo, puede utilizar uno o más de estos consejos.

Eliminar hojas de trabajo/datos innecesarios

Las mejores soluciones son a menudo las más fáciles.

Y esta técnica es más de sentido común y menos de cualquier brujería de Excel.

Si tiene un libro de trabajo de Excel que tiene algunas hojas de trabajo que no se necesitan (y que no se utilizan en ninguna fórmula), vea si puede deshacerse de ellas.

Esto tiene una correlación directa con el tamaño del archivo de Excel. Así que tan pronto como elimine algunas de las hojas de trabajo y guarde el libro de trabajo, verá instantáneamente un tamaño de archivo reducido.

Resultados de la prueba:

Creé un archivo de Excel con 10 hojas de trabajo donde cada hoja de trabajo tiene 2,6 millones de puntos de datos (26 columnas con 100.000 puntos de datos en cada columna).

El tamaño resultante de este libro de trabajo es de 143 MB (y está tardando bastante en guardarse y abrirse).

Ahora cuando borré cinco hojas, el tamaño se redujo a la mitad (duh).

Como puedes ver, los datos que tienes en tu hoja de trabajo tienen una correlación directa con el tamaño del archivo.

Convertir a formato binario (XLSB)

¿Sabes que con sólo guardar un archivo de Excel en formato XLSB puedes reducir el tamaño del archivo?

Sí, es verdad.

Todo lo que tienes que hacer es, mientras guardas un libro de trabajo, usar el formato .xlsb.

Estos son los pasos para hacer esto:

  1. Haz clic en la pestaña Archivo.
  2. Haz clic en Guardar como.
  3. Haz clic en Browse.
  4. En el cuadro de diálogo Guardar como, cambie el tipo de archivo a Libro de trabajo binario de Excel (.xlsb) 656q0-1.92 0.672-3.616t1.856-2.976 2.72-2.208 3.296-1.408 3.616-0.448q2.816 0 5

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