Has oído hablar de esto durante años.

La forma en que trabajamos en hojas de cálculo, documentos de procesamiento de textos, presentaciones y otros archivos está cambiando.

Puede que tengas un ordenador de sobremesa en el trabajo, y un portátil de trabajo que te llevas a casa o en viajes de negocios.

El acceso y la actualización de los archivos de Excel en los teléfonos o las tabletas se está volviendo más común también.

También se está volviendo crítico compartir constantemente los archivos entre sí, y dejar que varias personas trabajen en los archivos al mismo tiempo.

Dado que el mundo actual requiere una mayor movilidad y colaboración, la gente está empezando a utilizar los productos de Google con mayor frecuencia debido a su facilidad de uso, a la falta de software necesario (¡aparte de un navegador de Internet!) y a las grandes funciones para compartir. Es posible que tu lugar de trabajo ya haya introducido Google Apps for Work, o que si eres estudiante tu escuela/universidad tenga Google Apps for Education.

Como explicaré en este artículo, el uso de estas alternativas de Google puede ser muy útil – en ciertas situaciones.

Pero lo que es aún más importante es saber cuándo no usar estos productos.

Comprende sus limitaciones y no perderás el tiempo haciendo las cosas de la manera difícil.

Cuándo debe usar Google Sheets

1. Quieres compartir y colaborar

Creo que es justo decir que los libros de trabajo compartidos en Microsoft Excel son, en resumen, terribles .

Los libros de trabajo compartidos de Excel tienen muchas limitaciones con lo que se puede y no se puede hacer (como borrar hojas, crear tablas de Excel, varias limitaciones de formato, etc.).

Si tienes un archivo que requiere que varios usuarios lo editen al mismo tiempo, entonces eventualmente tendrás problemas en algún momento.

Pero al ser una aplicación basada en la web, Google Sheets es perfecto para compartir el trabajo con otras personas.

Cómo compartir un archivo de Google Sheets

Compartir una hoja de Google es tan simple como hacer clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha de la página:

Cualquiera puede acceder y editar el archivo simultáneamente sin ninguna restricción, a menos que usted lo diga.

Puedes enviar una invitación para compartir a cualquier dirección de correo electrónico, o generar una URL que se puede dar a cualquier persona que quieras.

Compartir permisos

Lo que es realmente útil es el rango de permisos que puedes conceder a otras personas. Si compartes un archivo con alguien, pueden editar cualquier parte del archivo de forma predeterminada. Pero si no quieres que todo el mundo edite el archivo, puedes restringir sus acciones para que se limiten sólo a los comentarios o a la visualización, lo cual es útil para los organizadores que aconsejan sobre cosas como listas de trabajo o planes de proyectos.

Si te preocupa perder el control de tu archivo de Google Sheets, tal vez quieras considerar la opción «Sólo comentarios». El uso de comentarios en Google Sheets es una buena forma de fomentar la introducción de datos en la hoja de cálculo, sin proporcionar un acceso completo.

Los comentarios deben estar relacionados con una celda específica de la hoja de cálculo, y cualquiera que tenga el derecho de acceso puede responder y discutir. Incluso puedes mencionar a personas específicas usando el símbolo @ o + y escribiendo su nombre. Google Sheets buscará en tu lista de contactos y te proporcionará una lista de contactos relevantes, ¡y luego esa persona recibirá una notificación por correo electrónico pidiendo sus comentarios!

Haciendo clic en el botón de comentarios en la parte superior derecha de la pantalla, puede ver todos los comentarios.

2. Quieres un control de versiones realmente simple

¿Alguna vez has necesitado abrir varias versiones del mismo libro de Excel, sólo para saber cuáles son las diferencias recientes?

¿Trabaja a menudo con nombres de archivos como Hoja de cálculo del presupuesto final v2 AB Tuesday.xlsx?

Microsoft puede ayudarte a administrar los cambios usando la función Track Changes , pero se usa muy poco y es difícil de mantener.

En Google Sheets, en dos clics puede ver todas las versiones recientes del archivo, con cualquier cambio claramente resaltado, junto con el usuario que realizó los cambios. En el menú, vaya a Archivo > consulte el Historial de revisiones , o utilice el acceso directo Ctrl + Alt + Shift + H .

Aquí está el historial de revisión de un Google Sheet que usé para planear un viaje anterior a Corea del Sur. En la versión que he seleccionado, puedo ver que he añadido una recomendación de mi amigo Trent. Si no me gustan todos los cambios posteriores del archivo, puedo seleccionar «Restaurar esta versión», lo que resulta muy útil si alguien se ha metido en tu hoja de cálculo por accidente.

3. Quieres acceso en cualquier lugar, en cualquier dispositivo

Hoy en día, muchas personas utilizan múltiples dispositivos cada día y sus lugares de trabajo pueden cambiar rápidamente. La capacidad de trabajar en un archivo, cerrar el portátil y luego hacer algunos pequeños cambios en el teléfono o en la tableta mientras se está en movimiento es importante para muchos.

Tanto el sistema operativo iOS como el Android para móviles tienen aplicaciones Google Sheets dedicadas que facilitan la actualización de los archivos relacionados con su cuenta. Para Windows Phone, no hay ninguna aplicación dedicada a Google Sheets, pero hay opciones de solución: prueba este artículo para obtener más detalles. Si solo necesitas ver los archivos de Google Sheets, puedes utilizar el navegador del móvil y acceder a docs.google.com.

Cuando el uso de Google Sheets es una idea terrible

1. El archivo es más grande que 1000 filas

Google Sheets es rápido para hojas de cálculo relativamente pequeñas, pero si tienes una cantidad razonable de datos (digamos, más de 1000 filas y/o 50 columnas) notarás que el rendimiento comenzará a sentirse un poco lento si tu dispositivo es un poco viejo. Si tienes muchas fórmulas en el archivo, empezarás a notar un retraso entre la edición de las celdas y la actualización de las fórmulas.

El análisis básico se puede hacer en un archivo de Google Sheets, pero si estás haciendo algún tipo de análisis serio de números, es mejor dejarlo en un archivo de Excel.

Incluso si usas Microsoft Excel, eso no es excusa para lidiar con archivos inflados que son demasiado grandes para enviarlos por correo electrónico o ponerlos en una unidad de disco duro. Lee La última guía para reducir el tamaño de los archivos en Excel aquí.

2. Necesitas usar macros o cualquier código VBA

Esto es bastante obvio – no hay editor de VBA y no hay posibilidad de grabar macros en Google Sheets.

Si dependes de macros o código VBA para potenciar tus libros de trabajo de Excel, entonces te va a resultar difícil trabajar con Google Sheets.

Pero hay una solución alternativa…

Google Sheets dispone de un editor de scripts que le permite introducir funciones personalizadas y procedimientos automatizados que pueden ser útiles para sus necesidades de hojas de cálculo. Los scripts están basados en Javascript en lugar de VBA pero serán un buen sustituto para cualquier macros simple que hayas configurado.

Más información sobre el Editor de Guiones se puede encontrar aquí.

¿Has usado el editor de scripts de Google para tus archivos de Google Sheets? ¡Déjanos saber para qué lo has usado en los comentarios!

3. No puedes vivir sin tus atajos de Excel

Soy una persona muy habitual, y me encanta usar atajos en Microsoft Excel. Google Sheets funciona con la mayoría de los populares atajos de Excel incluidos, pero recuerda que sigues usando una aplicación dentro de un navegador de Internet, por lo que algunos de los atajos deben ser diferentes.

Ctrl+PgUp y Ctrl+PgDn (utilizado para cambiar entre las hojas) son buenos ejemplos que no se incluyen. En Google Sheets los atajos siguen estando ahí, pero por regla general también tendrás que mantener pulsada la tecla Mayúsculas.

Puedes encontrar la lista completa de atajos para Google Sheets aquí.

Los atajos obligatorios son sólo uno de los consejos del eBook GRATUITO «10 simples consejos de Microsoft Excel para ahorrar tiempo». ¡Pulsa aquí para obtener el eBook gratuito ahora!

4. Estás paranoico con la seguridad de los datos

Dependiendo de su entorno de trabajo, sus hojas de cálculo de Excel pueden estar detrás de una amplia gama de seguridad. Cortafuegos corporativos, escáneres de virus, encriptación de datos, por ejemplo. Con Google Sheets, tus datos se suben a los servidores propios de Google, lo que significa que tu capacidad para utilizar Google Sheets depende totalmente del estado de su servidor.

Google tiene un gran historial de estar siempre disponible, pero puede bajar de vez en cuando.

Además, si estás compartiendo tu archivo con otros, es extremadamente fácil que tu archivo se descargue y se envíe a otras personas sin que tú lo sepas.

Si quieres organizar una lista de voluntarios locales para tu próxima reunión deportiva con tus amigos, puede que esto no sea un problema. Pero si estás en un ambiente de negocios, entonces tal vez quieras reconsiderar qué tipo de datos están siendo alojados por otra compañía, y (ligeramente) fuera de tu control.

5. Puede estar trabajando sin acceso a Internet

¿Irse en un avión? ¿Irse en un viaje por carretera a una ciudad con poco o ningún acceso a Internet? Bueno… en realidad Google Drive sigue siendo bueno para usar si no tienes ningún acceso a la web.

Si utilizas Google Chrome como navegador, puedes habilitar el acceso sin conexión en la configuración principal de Google Drive:

Podrás navegar por tus carpetas de documentos y abrir cualquier archivo que quieras. Los archivos que hayas editado se sincronizarán con Google Drive la próxima vez que te conectes a Internet.

Puedes habilitar el acceso sin conexión para un solo archivo yendo a la página principal de Google Sheets. Haz clic en el botón «…» que se encuentra a la derecha de cualquier archivo y selecciona la opción «Disponible sin conexión».

6. Controles detallados sobre los gráficos

Google Sheets tiene algunos controles decentes al formatear los gráficos, pero no puede superar el control detallado que tienes con los gráficos en Excel.

Conclusión

Ambos programas son útiles en ciertas situaciones, pero es importante recordar cuándo usar cada uno. Es útil pensar en Hojas y Excel como primos lejanos el uno del otro – ambos pueden ser aplicaciones de hoja de cálculo pero sirven a propósitos completamente diferentes.

Si utiliza ambas aplicaciones de forma regular, ¿qué tipo de tareas utiliza para cada una?