Ver Video – 10 maneras de limpiar datos en Excel
Los datos forman la columna vertebral de cualquier análisis que hagas en Excel. Y cuando se trata de datos, hay toneladas de cosas que pueden salir mal, ya sea la estructura, la colocación, el formato, los espacios adicionales, etc.
En esta entrada del blog, te mostraré 10 maneras sencillas de limpiar datos en Excel.
Glosario
#1 Deshazte de los espacios extra
Los espacios extra son dolorosamente difíciles de detectar. Aunque de alguna manera se pueden detectar los espacios extra entre las palabras o los números, los espacios finales ni siquiera son visibles. Aquí hay una forma limpia de deshacerse de estos espacios extra – Usar la función TRIM.
Sintaxis: TRIM(texto)
La función ExcelTRIM toma la referencia de la celda (o texto) como entrada. Elimina los espacios de entrada y salida, así como los espacios adicionales entre las palabras (excepto los espacios simples).
#2 Seleccionar y tratar todas las células en blanco
Las células en blanco pueden crear estragos si no se tratan de antemano. A menudo me enfrento a problemas con las celdas en blanco en un conjunto de datos que se utiliza para crear informes / cuadros de mando.
Puede que quieras rellenar todas las celdas en blanco con «0» o «No disponible», o puede que simplemente quieras resaltarlo. Si hay un enorme conjunto de datos, hacer esto manualmente podría llevar horas. Afortunadamente, hay una forma de seleccionar todas las celdas en blanco a la vez.
- Seleccione todo el conjunto de datos
- Presiona F5 (esto abre el cuadro de diálogo Ir a)
- Haga clic en el botón Especial… (abajo a la izquierda). Esto abre el cuadro de diálogo Ir a Especial
- Selecciona en blanco y haz clic en OK
Esto selecciona todas las celdas en blanco de su conjunto de datos. Si quieres introducir 0 o No Disponible en todas estas celdas, sólo tienes que escribirlo y presionar Control + Enter (recuerda que si presionas sólo enter, el valor se inserta sólo en la celda activa).
#3 Convertir los números almacenados como texto en números
A veces, cuando se importan datos de archivos de texto o bases de datos externas, los números se almacenan como texto. Además, algunas personas tienen el hábito de usar un apóstrofe (‘) antes de que un número se convierta en texto. Esto podría crear serios problemas si se utilizan estas celdas en los cálculos. He aquí una forma a prueba de tontos de convertir estos números almacenados como texto de nuevo en números.
- En cualquier celda en blanco, escriba 1
- Selecciona la celda donde escribiste 1, y presiona Control + C
- Selecciona la celda/rango que quieres convertir en números
- Seleccionar Pegar —–; Pegar Especial (Atajo de teclado – Alt + E + S)
- En el cuadro de diálogo Pegar especial, seleccione Multiplicar (en la categoría de operaciones)
- Haz clic en OK. Esto convierte todos los números en formato de texto de nuevo en números.
Hay mucho más que puedes hacer con las opciones de operaciones especiales de pasta. Aquí hay varias otras formas de multiplicar en Excel usando Pegado Especial.
#4 – QuitarDuplicados
Puede haber 2 cosas que puedes hacer con los datos duplicados – Resaltarlo o Borrarlo.
- Resalta los datos duplicados:
- Selecciona los datos y ve a Inicio ——-; Formato condicional ——-; Reglas para resaltar las celdas ——-; Valores duplicados.
- Especifica el formato y todos los valores duplicados se resaltan.
- Eliminar los duplicados en los datos:
- Seleccione los datos y vaya a Datos; Eliminar duplicados.
- Si sus datos tienen encabezados, asegúrese de que la casilla de verificación en la parte superior derecha esté marcada.
- Seleccione la(s) columna(s) de la(s) que desea eliminar los duplicados y haga clic en OK.
Esto elimina los valores duplicados de la lista. Si quiere la lista original intacta, copie y pegue los datos en otro lugar y haga esto.
Relacionado: La última guía para encontrar y eliminar duplicados en Excel.
#5 Resaltar los errores
Hay dos maneras de resaltar los errores en los datos de Excel:
Usando el formato condicional
- Seleccione todo el conjunto de datos
- Ir a Inicio ——-; Formato condicional ——-; Nueva regla
- En el cuadro de diálogo de la nueva regla de formato, seleccione «Formatear sólo las celdas que contengan»
- En la Descripción de la Regla, seleccione Errores del desplegable
- Establece el formato y pulsaOK.Esto resalta cualquier valor de error en el conjunto de datos seleccionado
