Excel es una herramienta asombrosa con fascinantes capacidades para analizar datos (ya sea usando funciones, gráficos o cuadros de mando). La facilidad con la que los datos pueden ser introducidos y almacenados en Excel lo convierte en una elección convincente.
En esta entrada de blog, he hecho una lista de 10 consejos útiles para la entrada de datos en Excel que te harán más eficiente y te ahorrarán mucho tiempo.
Glosario
#1 Usar el formulario de entrada de datos de Excel
El formulario de entrada de datos de Excel permite añadir registros a un conjunto de datos existente. Ofrece un formulario emergente que puede ser llenado por el usuario. Es especialmente conveniente cuando el conjunto de datos tiene muchas columnas y requeriría que se desplazara a la derecha y a la izquierda una y otra vez mientras teclea los puntos de datos.
La función de formulario de datos no está disponible en la cinta de Excel. Primero necesitamos hacerla disponible añadiéndola a la barra de herramientas de acceso rápido.
Añadir el formulario de entrada de datos de Excel a la barra de herramientas de acceso rápido
- Ve a Quick Access Toolbar, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Customize quick Access Toolbar.
- En el cuadro de diálogo de opciones de Excel, seleccione todos los comandos y vaya a la forma. Seleccione Formulario y presione Agregar. Esto agregará el Icono de Formas de Datos a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
Usando el formulario de entrada de datos de Excel
- Seleccione cualquier celda del rango de datos y haga clic en el icono del Formulario de Datos de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
- En el formulario de datos emergentes, todos los títulos de las columnas se enumeran verticalmente. Rellene los datos en el cuadro de texto adyacente para cada título.
- Una vez que haya introducido los datos, pulse Intro.
- Haga clic en Nuevo para añadir un nuevo registro.
Utilizando el formulario de entrada de datos de Excel, también se puede navegar por los datos existentes (fila por fila), o encontrar datos especificando los criterios (inténtelo haciendo clic en el botón de criterios).
#2 Introduce rápidamente los números con decimales fijos
Si estás en una situación en la que tienes que introducir manualmente los datos en Excel que también tiene una parte decimal, este truco podría ser muy útil. Por ejemplo, supongamos que tienes que introducir las marcas de los estudiantes en porcentaje con hasta 2 puntos decimales. Puedes habilitar una función en la que sólo escribes los números sin preocuparte de pulsar la tecla de puntos cada vez. Para habilitar esto:
- Ir a Archivo ——-; Opciones.
- En el cuadro de diálogo de opciones de Excel, seleccione Avanzado.
- En Opciones avanzadas, marque la opción «Insertar automáticamente un punto decimal».
- Especifique el número de decimales que desea (por ejemplo, 2 en este caso).
Ahora, cada vez que ingresas un número, Excel automáticamente coloca los últimos 2 dígitos después del decimal. Así que 1 se convierte en .01, 10 se convierte en 0.1, 100 se convierte en 1, 2467 se convierte en 24.67 y así sucesivamente..
Una vez que hayas terminado de introducir los datos, simplemente apágalo desmarcando la misma opción.
#3 Añadir automáticamente ordinales a los números
Sí, puedes usar una combinación de funciones de Excel (como VALOR, DERECHA, SI, O) para añadir ordinales (‘st’ en 1ª, ‘nd’ en 2ª, y así sucesivamente..).
Aquí está la fórmula:
=A1&IF(OR(VALOR(DERECHO(A1,2))={11,12,13}), «th»,IF(OR(VALOR(DERECHO(A1))={1,2,3}),CHOOSE(DERECHO(A1), «st», «nd», «rd»), «th»)
#4 Rellenar usando Control + D
Este es un ingenioso truco de entrada de datos de Excel. Si tienes que copiar la celda de arriba, sólo tienes que pulsar Control + D. Se copia el contenido así como el formato. Si hay una fórmula en la celda de arriba, la fórmula se copia (con referencias ajustadas).
Esto funciona para más de una célula también. Así que si quieres copiar toda la fila de arriba, selecciona la fila actual y pulsa Control + D.
Si seleccionas más de una celda/células, entonces la celda de arriba de la selección se copia a todas las celdas.
Ver también : 200+ atajos de teclado de Excel.
#5 Introduce rápidamente la fecha y la hora en las celdas de Excel
¿No recuerdas la fecha actual? No te preocupes, sólo presiona Control + ; (tecla punto y coma) y entrará la fecha actual en la celda.
Del mismo modo, puede introducir la hora actual utilizando el atajo Control + Mayúsculas + : (tecla dos puntos)
Recuerde, estos son valores absolutos, y no cambiarán si la fecha o la hora cambian. Si quieres tener un valor dinámico de fecha y hora que cambie cada vez que abras el libro de trabajo o cuando haya un nuevo cálculo, usa las funciones HOY y AHORA.
Ver también: Cómo insertar automáticamente la marca de fecha y hora en Excel.
#6 Control + Enter para llenar toda la selección con Contentin Active Cell
Cuando se seleccionan múltiples celdas en Excel, una de las celdas con sombra ligera (en comparación con el resto de las celdas seleccionadas) es la celda activa. Si introduce algo en la celda activa cuando se hace la selección y pulsa Control + Intro , el valor se inserta en todas las celdas seleccionadas.
Esto también es cierto para las fórmulas. Si introduces una fórmula en la celda activa y pulsas Control + Intro, todas las celdas obtendrán esa fórmula (con referencias ajustadas).
#7 Alt + Flecha hacia abajo para obtener una lista de todos los valores únicos en esa columna
Este puede ahorrar algo de tiempo que de otra manera podría perder en la mecanografía. Suponga que está introduciendo datos en una columna con el estado de la actividad (Por hacer, Completado). En lugar de escribir el estado, una y otra vez, sólo tienes que escribirlo en un par de celdas, y luego puedes usar el atajo de teclado Alt + Flecha abajo. Te da la lista de todas las entradas únicas, y puedes seleccionar rápidamente de la lista.
Si desea seleccionar una de las opciones preestablecidas, puede crear una lista desplegable.
#8 Tamizar rápidamente a través de múltiples pestañas de hojas de trabajo en un libro de trabajo
Este ahorra toneladas de tiempo. Simplemente usa el atajo de teclado Control + Page Up/Page Down para navegar a través de las múltiples pestañas de la hoja de trabajo en un libro de trabajo.
Véase también: 200+ atajos de teclado de Excel.
#9 Ingresa el texto largo usando abreviaturas
Si tienes que introducir nombres largos o palabras clave una y otra vez en tu hoja de trabajo, este truco sería muy útil.
Por ejemplo, puede que quieras que cada vez que escribas ABC, Excel lo reemplace automáticamente porABCTechnology Corporation Limited.
Algo como lo que se muestra a continuación: