Este artículo describe cómo automatizar la generación de facturas en Excel . Si tienes prisa, simplemente descarga el archivo Excel.
Así es como se ve la hoja de cálculo. Si seleccionas un Nº de cliente de la lista desplegable de la celda E6, Excel rellena automáticamente la información del cliente. Si selecciona un Nº de producto de una de las listas desplegables de las celdas A13 a A31, Excel rellena automáticamente la información del producto.
A continuación explicaremos cómo automatizamos la entrada de la información del producto. Los mismos trucos se han utilizado para la información del cliente.
1. En la hoja de productos, escriba la información del producto.
2. En la hoja de Factura, seleccione las celdas A13 a A31.
3. En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
4. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
5. Haga clic en el cuadro de Fuente y seleccione el rango A2:A5 en la hoja de Productos.
6. Cambie manualmente el 5 al 1048576 (o cualquier otro número grande) para incluir más células. Ahora puedes añadir tantos productos nuevos como quieras.
7. Haga clic en OK.
8. Selecciona la celda B13 e introduce la fórmula que se muestra a continuación.
Explicación: Si la celda A13 está vacía, la fórmula devuelve una cadena vacía. Si no es así, la función VLOOKUP busca el Nº de producto (1001) en la columna más a la izquierda del rango $A:$C (columnas A a C) en la hoja de productos, y devuelve el valor en la misma fila de la segunda columna (col_index_num se establece en 2).
9. 9. Selecciona la celda C13 e introduce la fórmula que se muestra a continuación.
Explicación: Esta fórmula es casi la misma que la anterior. Esta vez devuelve el valor en la misma fila de la tercera columna (col_index_num se establece en 3).
10. 10. Selecciona la celda E13 e introduce la fórmula que se muestra a continuación.
Explicación: Si la celda A13 está vacía, la fórmula devuelve una cadena vacía. Si no, devuelve el producto de Precio y Cantidad.
11. Para copiar las fórmulas en las otras celdas, seleccione el rango B13:E13 y arrástrelo hasta la fila 31. 12. Usar el Pintor de Formatos para restaurar el formato.