Un organigrama se utiliza con bastante frecuencia en presentaciones e informes. es un gráfico sencillo que muestra la jerarquía de quién depende de quién en una organización.
A continuación se muestra un ejemplo de organigrama sencillo.
Si está pensando que le va a llevar mucho tiempo construir estos cuadros de texto y el diagrama de flujo, aquí tiene la buena noticia: sólo le llevará unos pocos clics.
Google Sheets tiene un tipo de gráfico incorporado llamado organigrama . Todo lo que tiene que hacer es tener los datos en una tabla y Google Sheets hará toda la construcción del organigrama.
En este tutorial, le mostraré cómo crear rápidamente un organigrama en Google Sheets .
¡Así que empecemos!
Glosario
Organizar los datos para un organigrama
El primer paso para crear el organigrama es asegurarse de que tiene los datos en el formato correcto en Google Sheets.
Para empezar, todo lo que necesita son dos columnas: una que muestre la designación y la otra columna que muestre a quién reporta esta persona (que tiene la designación).
A continuación tengo la tabla de una pequeña organización en la que la columna A tiene la designación y la columna B tiene la designación de a quién reporta la persona de la columna A.
>Por ejemplo, el director general no depende de nadie, pero el vicepresidente de marketing depende del director general y así sucesivamente.
Ahora. crearemos el organigrama utilizando estos datos.
Creación del organigrama en Google Sheets
A continuación se indican los pasos para crear el organigrama utilizando la tabla que hemos creado:
- Seleccione todo el conjunto de datos
- Haga clic en la opción ‘Insertar’ del menú
- Haga que el nombre aparezca siempre que pase el cursor por encima de la casilla que contiene la designación
- Tener el nombre como parte de la designación en la propia caja
- Seleccione todo el conjunto de datos
- Haga clic en el menú Insertar
- Haga clic en Gráficos
- En el «Editor de gráficos», dentro de la pestaña Configuración, haga clic en el desplegable del tipo de gráfico
- Seleccione Organigrama
- Marque la opción «Usar la fila 1 como cabecera»
- Seleccione todo el conjunto de datos
- Haga clic en el menú Insertar
- Haga clic en Gráficos
- En el «Editor de gráficos», dentro de la pestaña Configuración, haga clic en el desplegable del tipo de gráfico
- Seleccione Organigrama
- Marque la opción «Usar la fila 1 como cabecera»
- El tamaño del organigrama (pequeño, mediano y grande)
- El color del nodo (que es la caja que contiene la designación y los nombres)
- El color de cualquier nodo de caja seleccionado
- Seleccione el organigrama que ya ha creado
- Haga clic en los tres puntos verticales que aparecen en la parte superior derecha del organigrama
>Haga clic en ‘Gráfico’. Esto insertará un gráfico en blanco y también abrirá el panel del editor de gráficos de la derecha.
>En el panel del editor de gráficos, dentro de la pestaña ‘Configuración’, haga clic en el desplegable ‘Tipo de gráfico’
>Desplácese hacia abajo y seleccione la opción ‘Organigrama’
>Marque la opción ‘Usar la fila 1 como cabecera’
>
Los pasos anteriores insertarían un organigrama en Google Sheets utilizando los datos seleccionados (como se muestra a continuación).
>Dado que este gráfico está vinculado con la tabla, en caso de realizar algún cambio en la tabla se reflejaría en el organigrama en tiempo real.
Añadir nombres al organigrama
En caso de que también quiera tener el nombre de la persona que tiene una designación en el organigrama, hay dos maneras de hacerlo en Google Sheets.
Veamos cómo hacer cada una de ellas.
Mostrar nombres como información sobre herramientas
Para este método, puede disponer de una columna adicional en la que añadir los nombres de las personas que ostentan la designación específica (como se muestra a continuación).
>Note que he añadido la columna de nombres a la derecha de las dos columnas existentes. Esto facilita ligeramente la construcción del organigrama.
Si lo desea, puede tener la columna de nombres al principio (como la columna más a la izquierda), y luego ajustar el organigrama para recoger los datos correctos de la columna de la derecha.
A continuación se indican los pasos para crear un organigrama con nombres en Google Sheets:
Los pasos anteriores insertarían en el mismo organigrama como el que hemos insertado anteriormente sin los nombres.
Pero cuando seleccione el organigrama y pase el cursor por encima de cualquiera de las casillas, se mostrará el nombre de la persona que tiene esa designación.
>La ventaja de utilizar esta técnica es que no ocupa mucho espacio y al mismo tiempo nos da información adicional sobre el nombre de la persona.
Por otro lado, el inconveniente es que en caso de que decida exportar este gráfico como archivo PNG o PDF, perderá la funcionalidad de obtener el nombre como información sobre la herramienta al hacer clic en la casilla.
Añadir el nombre como parte del conjunto de datos
Este método es exactamente el mismo que cubrimos al principio.
La única diferencia es que aquí, junto con la designación, tenemos también el nombre de la persona que posee ese puesto.
A continuación se muestra el conjunto de datos que voy a utilizar para crear este organigrama.
>Por razones cosméticas, he añadido el nombre de la persona en la línea siguiente dentro de la misma celda. Al hacer esto nos aseguramos de que nuestro organigrama no sea demasiado amplio.
A continuación se indican los pasos para crear el organigrama utilizando estos datos:
Esto le dará un organigrama como el que se muestra a continuación:
>Como hay nombres en cada casilla, este tipo de organigrama puede ser ligeramente más amplio que el que sólo tiene las designaciones.
Personalización del organigrama
Aunque no hay mucho que pueda personalizar en un organigrama en Google Sheets, hay dos cosas que puede cambiar:
Para personalizar estas opciones, seleccione el gráfico y luego haga clic en la pestaña Personalizar del panel «Editor de gráficos»
>Descargar el organigrama de Google Sheets (como imagen o PDF)
Aunque es estupendo poder crear rápidamente un organigrama en Google Sheets, lo más probable es que vaya a utilizar este organigrama en una presentación de PowerPoint o como parte de un informe en Google Docs o Microsoft Word.
Y gracias a la impresionante Hoja de cálculo de Google, puede exportar fácilmente el gráfico como archivo PNG o como PDF con un solo clic
A continuación los pasos para descargar el organigrama como archivo PNG (o es un archivo PDF)
> Vaya a la opción de descarga y luego haga clic en PNG o PDF
>
Los pasos anteriores descargarían instantáneamente el gráfico en el formato de archivo seleccionado.
Así es como puede crear y personalizar fácilmente un organigrama en Google Sheets . Una vez creado, puede exportarlo como archivo vectorial PNG, PDF o SVG para su uso posterior.
Espero que haya encontrado útil este tutorial.