Encontrar y reemplazar texto dentro de una gran hoja de cálculo es una especie de arte.
Para asegurarse de que pasa menos tiempo rebuscando entre resultados irrelevantes, debe ser capaz de realizar búsquedas con precisión láser para encontrar exactamente lo que necesita.
En este tutorial, le mostraremos cómo puede hacer un uso eficaz de la función Buscar y Reemplazar de las Hojas de cálculo de Google para encontrar rápidamente lo que necesita y sustituirlo exactamente por lo que desea.
Glosario
Por qué es útil la función Buscar y Reemplazar de Google Sheets
La función «Buscar y reemplazar» de las hojas de cálculo de Google le permite buscar en libros de trabajo enteros valores específicos y sustituirlos por lo que necesite.
Lo mejor de la función «Buscar y reemplazar» es que le da la opción de reemplazar todas las instancias de su cadena de búsqueda a la vez o de reemplazarlas una por una.
Aquí tiene otras comodidades que le ofrece la función Buscar y Reemplazar de Google:
- Le permite utilizar expresiones regulares para buscar valores que sigan un patrón determinado.
- Le permite utilizar comodines para buscar valores similares a su cadena de búsqueda.
- Le permite buscar en fórmulas y en los resultados de las mismas.
- Tiene la opción de buscar coincidencias de celdas exactas o celdas que contengan la cadena de búsqueda.
- Tiene la opción de especificar si desea que la búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas.
Vamos a ver las aplicaciones anteriores a través de ejemplos. Utilizaremos un conjunto de datos imaginario (mostrado a continuación) para aplicar nuestras búsquedas:
>Cómo utilizar Buscar y Reemplazar en Google Sheets
Hay tres formas de utilizar Buscar y Reemplazar en las Hojas de cálculo de Google:
- Navegando a Editar-Buscar y Reemplazar
- Utilizando el atajo de teclado CTRL+H (en un PC con Windows) o CMD+SHIFT+H (en un Mac)
- Utilizando el atajo de teclado CTRL+F (en un PC con Windows) o CMD+F (en un Mac)
Hay una diferencia entre el primer y el segundo método abreviado mencionado aquí. Al pulsar CTRL+H se obtiene el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de Google Sheets.
>Pulsando CTRL+F, por otro lado, se abre un cuadro genérico de Buscar que puede utilizar en cualquier momento en su ordenador.
>Hay otra diferencia pequeña, pero a menudo útil. El cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar de las Hojas de cálculo de Google le permite encontrar su cadena de búsqueda de una en una.
Así que cuando pulse el botón Buscar en el cuadro de diálogo, sólo podrá ver la primera aparición de la cadena de búsqueda en su hoja.
Para ver la siguiente ocurrencia, tiene que pulsar el botón Buscar siguiente. Por lo tanto, no le proporciona realmente una forma de saber cuántas instancias de la cadena hay hasta que realmente las reemplaza todas.
En cambio, si utiliza el cuadro genérico Buscar, podrá ver resaltadas todas las instancias de la cadena de búsqueda, por las que podrá navegar una a una, utilizando las flechas arriba y abajo.
>Utilización del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de Google Sheets
El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar le ofrece una serie de opciones para afinar su búsqueda y reemplazar las instancias encontradas de su cadena de búsqueda.
Repasemos cada una de las opciones una a una utilizando diferentes ejemplos de búsqueda.
Encontrar y reemplazar todas las instancias de una cadena de búsqueda a la vez
Aquí está la hoja de trabajo en la que queremos trabajar una vez más:
>Digamos que quiere sustituir todas las instancias de la cadena de búsqueda «Fabricación» por la cadena «Producción».
- Introduzca las siguientes entradas en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar:
- Buscar: Fabricación
- Reemplazar por: Fabricación
- Buscar: Esta hoja
- En este punto, puede dejar todas las demás entradas en blanco o sin marcar.
- Haga clic en el botón Reemplazar todo.
>Verá una notificación que le indica cuántas instancias de la cadena de búsqueda se han encontrado y sustituido.
>Haga clic en Hecho.
Ahora debería ver todas las instancias de la palabra «Fabricación» sustituidas por la palabra «Producción».
> Nota: El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar le permite encontrar lo que necesita en la hoja actual, en todas las hojas o incluso en un rango de celdas seleccionado. Sólo tiene que seleccionar la lista de flechas desplegables junto a «Buscar», y seleccionar la opción que desee.
>Reemplazar las instancias de una cadena de búsqueda una por una
Digamos ahora que quiere sustituir la cadena «Operaciones» por diferentes números de departamento de Operaciones, como Operaciones-1 y Operaciones-2.
En estos casos, no tendría sentido reemplazar todas las instancias de la palabra ‘Operaciones’ a la vez. Para reemplazar las instancias de la cadena de búsqueda una por una, siga estos pasos:
- Navegue hasta Editar-Buscar y Reemplazar.
- Introduzca las siguientes entradas en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
- Buscar: Operaciones
- Buscar: Esta hoja
- En este punto, puede dejar todas las demás entradas en blanco o sin marcar.
- Haga clic en el botón Buscar.
- Haga clic en el botón Reemplazar.
- Vuelva a hacer clic en el botón Reemplazar.The Or operator () This holds a group of metacharacters inside it and represents that sequence of characters [] This holds a set of characters and represents any one of the characters inside it [^] This holds a set of characters and represents any one of the characters not listed inside it This is used to escape a special character
Search and Replace Text Strings Starting with a Specific Alphabet
Suppose you want to find all names that start with a ‘P’.
Supongamos que quiere sustituir los nombres por la palabra «clasificado». En ese caso, puede utilizar la expresión regular ^P[a-zA-Z ]+$ para encontrar todos los nombres que empiecen por P.
Tenga en cuenta que los símbolos «[a-zA-Z ].
Estos son los pasos que debe seguir para utilizar esta expresión regular en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar:
- Seleccione la columna Nombre (rango A2:A8).
- Navegue hasta Editar-Buscar y Reemplazar
- Introduzca las siguientes entradas:
- Buscar: ^P[a-zA-Z ]+$
- Reemplazar por: clasificado
- Buscar: Rango específico
- Observará que la casilla situada junto a la opción ‘Coincidir con mayúsculas y minúsculas’ también se marca automáticamente.
- Haga clic en el botón Reemplazar todo.
>Esto marcará la ubicación de la cadena de búsqueda en su hoja de cálculo y ahora debería ver activado el botón Reemplazar
>Ahora introduzca ‘Operaciones-1’ en el cuadro de entrada junto a ‘Reemplazar con’.
>La primera aparición de la palabra Operaciones debería ser sustituida por la palabra Operaciones-1.
>Al mismo tiempo, la siguiente aparición de la palabra Operaciones debe ser seleccionada.
>Introduzca ‘Operaciones-2’ en la casilla de entrada junto a ‘Reemplazar por’.
Marque la casilla de verificación junto a la opción «Búsqueda mediante expresiones regulares».
>Verá una notificación que le indica cuántas instancias de la cadena de búsqueda se han encontrado y sustituido.
>Haga clic en Hecho.
Debería encontrar todos los nombres que empiezan por «P» sustituidos por la palabra «clasificado».
>Búsqueda dentro de las fórmulas
En general, Buscar y Reemplazar sólo busca en el contenido de las celdas y en los resultados de las fórmulas. Si también quiere ver si su palabra de búsqueda está contenida dentro de la propia fórmula de las celdas, también hay una opción para ello.
En nuestro ejemplo, si echa un vistazo al contenido de la columna E, se dará cuenta de que hemos utilizado una fórmula para calcular el Total y luego lo hemos mostrado junto con la cadena «sólo».
>Digamos que quiere eliminar la palabra «sólo» de todas las fórmulas. Para ello, deberá seguir los siguientes pasos:
- Vaya a Edición-Búsqueda y sustitución
- Introduzca los siguientes datos en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (como queremos eliminar la palabra «sólo», simplemente dejamos en blanco el campo ‘Reemplazar por’:
- Buscar: sólo
- Reemplazar por:
- Buscar: Esta hoja
- Marque la casilla junto a la opción «Buscar también dentro de las fórmulas».
- Haga clic en el botón Reemplazar todo.
>Verá una notificación que le indica cuántas instancias de la cadena de búsqueda se han encontrado y sustituido.
>Haga clic en Hecho.
Debería encontrar todas las apariciones de la palabra «sólo» eliminadas de las fórmulas (y, por tanto, los resultados de las mismas).
>En este tutorial hemos hablado de diferentes estrategias que le ayudarán a encontrar lo que necesita de forma rápida y eficaz para que posteriormente pueda sustituirlo por lo que desee.
El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de las hojas de Google es una herramienta muy valiosa. Le ofrece una serie de opciones, entre ellas la de sustituir algunas o todas las apariciones de una cadena de búsqueda, la de buscar cadenas que sigan un patrón y la de buscar también dentro de fórmulas.
La mejor manera de dominar esta herramienta es mediante la práctica. Con el tiempo se encontrará cada vez mejor en la elaboración de la cadena de búsqueda adecuada para realizar su búsqueda y reemplazo con facilidad y precisión.