Hace unos días, estaba trabajando en la creación de un tablero de Excel.
Tuve que crear una serie de desplegables con las opciones que van del 1 al 5. Para hacerlo más fácil de usar, también quise dar una opción de «No seleccionado», cuando un usuario no quiere hacer una selección en la lista desplegable en Excel.
Algo como lo que se muestra abajo en la foto:
El problema aquí es que cuando escojo «No seleccionado» en el desplegable, devuelve el texto No seleccionado (ver en la barra de fórmulas en la imagen de arriba). Como tengo que usar esta selección en algunas fórmulas, quiero que esto devuelva un 0.
Ahora hay 2 formas de formatear los números como texto usando el Formato Personalizado de Números.
Glosario
Método 1: Formatear los números como texto en la lista desplegable de Excel
Puedes dar formato a los números como texto en la lista desplegable de Excel de tal manera que muestre el texto en el desplegable, pero cuando se selecciona, se almacena como un número en la celda.
Estos son los pasos para hacer esto:
- En una celda de tipo 0 (esta es la celda que quieres que se muestre como ‘No seleccionada’).
- Con la celda seleccionada, presione Control + 1 (esto abre el cuadro de diálogo Formato de celdas).
- Seleccione la pestaña Número y vaya a la opción Personalizar.
- En Personalizado, escriba «No seleccionado» como se muestra en la imagen.
- ¡Eso es! Ahora tendrás una celda que tiene No Seleccionado en ella, pero en la barra de fórmulas muestra un 0 . Cuando utilizo esto para crear una lista desplegable, un usuario puede seleccionar la opción ‘No seleccionado’ y esto devolvería 0 (como se muestra abajo en la imagen).
Método 2 – Formatear el número como texto en la celda de Excel
Aunque el truco anterior funciona bien, en términos de creación de cuadros de mando, tiene más sentido mostrar «No seleccionado» en el menú desplegable, así como en la celda (cuando está seleccionado), en lugar de un 0 (como se muestra en la imagen siguiente; observe el valor en la barra de fórmulas). Esto hace que sea más fácil para otra persona recoger la hoja de cálculo y trabajar en ella.
Una vez más, esto se puede hacer muy fácilmente usando formatos personalizados.
Aquí hay dos maneras rápidas de hacer esto:
- Selecciona la celda que tiene la lista de validación desplegable y pulsa Control + 1 (Esto abre el cuadro de diálogo Formato de celdas).
- Seleccione la pestaña Número y vaya a la opción Personalizar.
- Escriba [=0]»No seleccionado» O escriba 0;0; «No seleccionado».
- Haz clic en OK.
Cómo funciona
El formato del número personalizado tiene para los componentes (separados por punto y coma):
Estas cuatro partes pueden ser formateadas por separado para dar el formato deseado.
Por ejemplo, en el caso anterior, queríamos mostrar 0 como No Seleccionado. En la secuencia de formato de números, 0 es la tercera parte del formato, así que cambiamos la secuencia a 0;0; «No Seleccionado».
Esto significa que los números positivos y negativos se muestran tal cual, y cuando hay un cero, se muestra como No Seleccionado.
La otra forma es dar una condición al formato de los números[=0]»No Seleccionado». Esta pantalla No Seleccionado siempre que el valor de una celda sea 0, si no, utilizará la configuración de formato General.
Aquí hay un par de buenas fuentes para aprender más sobre el Formato de Número Personalizado:
- Ayuda de la oficina
- Ozgrid
- Seis cosas que el formato de número personalizado puede hacer por ti.
Tutoriales relacionados:
- Creando una lista desplegable de dependientes en Excel.
- Creación de una lista desplegable con la función de sugerencia de búsqueda.
- Creando una lista desplegable múltiple sin repetición.
Ver Video – Herramienta de cámara de Excel y cómo usarla!
Para todos aquellos que piensan que trabajar con Excel es aburrido, aquí está su respuesta: Herramienta de cámara Excel.
No te emociones tanto.
No se trata de un lente y una cámara DSLR de lujo. Es sólo otra característica con un nombre genial.
Para empezar, la Herramienta de Cámara de Excel ni siquiera está disponible de forma predeterminada en Excel QAT o en la Cinta. Necesitas tomar unos cuantos pasos para investigar las características de Excel y sacarlo.
Obtener acceso a la herramienta de la cámara Excel
Estos son los pasos que agregarán la Herramienta de Cámara de Excel a la Barra de Acceso Rápido:
- Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de las pestañas y selecciona Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
- En el menú desplegable Elegir comandos, seleccione Todos los comandos.
- Desplácese hacia abajo en la lista que se encuentra debajo del desplegable y seleccione la opción Herramienta de cámara (SUGERENCIA: El icono parece una cámara).
- Con la opción de cámara seleccionada, haga clic en el botón Agregar.
- Haz clic en OK, y se añadirá el icono de la herramienta de cámara en la barra de herramientas de acceso rápido.
Así que tienes el acceso a la herramienta de la cámara. ¿Y ahora qué?
Usando la herramienta de cámara de Excel
Poner la herramienta de la cámara en el QAT es sólo la mitad de la batalla ganada. La verdadera habilidad está en usarla eficientemente.
Usar la herramienta de la cámara de Excel es un proceso de 3 pasos (como LUCES… CÁMARA… ACCIONES):
- Seleccione la célula o rango de células para las que desea una imagen.
- Haga clic en el icono de la Herramienta de cámara de Excel en la barra de herramientas de acceso rápido.
- Ve a la hoja de trabajo y haz clic en cualquier lugar.
¡Eso es!
Ahora tendrías una imagen del rango de células que has seleccionado.
Pruébalo. Cambie algo en el rango de las células y la imagen se actualizará automáticamente.
Algo como lo que se muestra a continuación:
Es casi como una transmisión en vivo. Cuando haces un cambio en el conjunto de datos, es visible en la imagen en tiempo real.
Además, no es necesario tener los datos y la imagen en la misma hoja de trabajo. Puedes tenerlos en cualquier parte del libro de trabajo y seguiría funcionando.
Cuándo usar la herramienta de cámara de Excel – Algunos ejemplos
La herramienta de cámara de Excel es muy útil en muchas situaciones.
Aquí hay un par de ejemplos en los que te facilitará el trabajo.
#1 Mientras se crean cuadros de mando de Excel
Cuando se crea un Tablero de Control Excel, a menudo, se hace difícil ajustar diferentes gráficos y/o tablas en una sola página.
La herramienta de la cámara de Excel puede ser útil aquí, ya que puede tomar fácilmente una foto del gráfico o de la tabla de datos y colocarla en el tablero.
También puedes usar la herramienta de la cámara de Excel para crear micrográficos, que es una versión redimensionada de cualquier gráfico normal.
#2 Cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos
Si se trabaja con modelos de datos que están interrelacionados y se extienden a lo largo de varias hojas de trabajo, se hace difícil llevar un seguimiento de los cambios que se producen cuando se cambia una celda en particular.
Digamos que tienes un modelo de datos complejo en el que el usuario puede cambiar los valores en la Hoja1 y calcula los valores en la Hoja3.
En tal caso, puede tomar una instantánea de los datos de la Hoja3 y ver cómo cambia cuando cambia los datos de la Hoja1.
#3 Creando imágenes enlazadas que se actualizan en base a la selección del usuario
Este es un uso un poco avanzado de la herramienta de la cámara Excel. Supongamos que tienes una lista de elementos o nombres, y quieres que una imagen se actualice en base al nombre que selecciones, entonces puedes usar la herramienta de cámara para crear una imagen vinculada.
Algo como lo que se muestra a continuación:
