Es realmente muy simple: necesitas usar las Tablas Pivotantes de Excel en tu trabajo siempre que sea posible .

Le evitarán muchos cálculos tediosos de varios pasos, reducirán cualquier error humano y son fáciles de entender.

Puede que hayas oído hablar de las Tablas Pivotantes por tus compañeros de trabajo, o que las hayas visto como un requisito de experiencia en las solicitudes de empleo.

Si crees que eres bastante experto en Microsoft Excel pero nunca has entendido cómo funcionan las Tablas dinámicas, entonces te estás perdiendo de entender una característica crucial de Excel que puede ahorrarte tiempo y esfuerzo.

Afortunadamente, esta rápida guía de 7 minutos de PivotTables te pondrá al día rápidamente.

Lo que aprenderás

• Comprender por qué debe utilizar las Tablas Pivotantes y aprender sobre sus beneficios
• Cómo crear una Tabla Pivotante en su archivo Excel y cómo funciona usando este ejemplo paso a paso
• Aprende a elegir los campos correctos de tus datos para crear el informe exacto que necesitas
• ¿Qué atajos útiles de Excel son específicos de las Tablas Pivotantes

Por qué debería usar las Tablas Pivotantes

Probablemente ya has estado en esta situación antes.

Tu jefe te envía por correo electrónico un gran archivo Excel lleno de datos en bruto, y luego se acerca a tu escritorio y te dice que necesita urgentemente un informe personalizado tuyo, antes de que termine la jornada laboral.

«Jill, ¿puedes darme las 10 mejores y peores tiendas por cifras de ventas de los últimos tres meses?»

«Mark, ¿puedes decirme qué asignaturas de la facultad de ciencias tienen las notas más bajas de los exámenes?»

«Alan, aquí están los datos de ventas de nuestro bar. Dime qué bebidas se compran menos desde que cambié la lista de precios de los cócteles el miércoles pasado».

Incluso si los datos están formateados limpiamente en Excel, revisar manualmente una gran cantidad de datos puede llevar mucho tiempo, y responder a estos ejemplos requiere una serie de tediosas entradas de fórmulas y un cuidadoso filtrado de datos.

Lo que es peor, hacer este tipo de informe manualmente tiene el riesgo añadido de dar una respuesta errónea !

Este no es el tipo de trabajo que quieres enviar a tu gerente o colega. Podría ser entregado demasiado tarde, podría ser incorrecto, o ambas cosas.

Afortunadamente, Microsoft Excel tiene Tablas Pivotantes para salvarnos de este tipo de dolores de cabeza, y lo más importante es que no hay riesgo de obtener la respuesta incorrecta porque Excel hará todos los cálculos por ti!

¿Qué es una mesa giratoria?

Una tabla pivotante es una característica de Excel que se encuentra dentro de una hoja y proporciona un resumen tipo informe de un rango de datos de Excel. La creación de una tabla dinámica en Microsoft Excel es una forma extremadamente rápida de agrupar datos en base a los campos que más te interesan, de modo que puedas obtener fácilmente las respuestas que necesitas . Puedes añadir o eliminar fácilmente los campos sobre los que quieres informar, y Excel actualizará el informe inmediatamente para que puedas ver los resultados a medida que lo vayas cambiando!

Aquí hay algunos problemas comunes que una mesa giratoria puede resolver:

• Usando sus datos de ventas detallados, usted quiere saber qué productos son más populares en meses específicos revisando el volumen de ventas mensuales por producto.
• Una vez más, utilizando los datos de ventas de su empresa, usted quiere saber qué representantes de ventas están trayendo la mayor cantidad de ventas (ya sea por valor total o por número de ventas).
• Si eres profesor y tienes datos detallados de las calificaciones de los estudiantes de un período de examen reciente, quizá quieras saber la puntuación media por asignatura, y ver si los chicos o chicas son mejores en cada una de ellas.

Creación de una mesa giratoria

Excel hace que insertar una tabla giratoria en tu archivo de Excel sea realmente sencillo.

Todo lo que necesitas para empezar a crear increíbles Tablas Pivotantes es un rango de datos en Excel que esté bien ordenado (es decir: la primera fila de datos contiene los encabezados de las columnas, y ninguno de los encabezados está en blanco). Si algunas de las columnas no tienen un nombre, entonces Excel no puede lanzar la funcionalidad PivotTable.

Puede trabajar con este tutorial usando sus propios datos, o alternativamente puede descargar algunos datos de muestra que puede usar para seguir.

Descargue ahora!

1. Elija sus datos

Para empezar, resalta el rango de datos que quieres analizar, luego ve al menú Insertar en la cinta de Excel y selecciona PivotTable (es el primer botón de la izquierda).

2. Elija la ubicación de su mesa giratoria

Después de hacer clic en el botón PivotTable, Excel abrirá un cuadro de diálogo preguntando dónde debe colocarse la Mesa Giratoria.

Hay dos opciones principales: puedes colocar la Mesa Giratoria en una hoja separada, o en la misma hoja (la celda que selecciones será la celda superior izquierda de la Mesa Giratoria).

Si está utilizando el archivo del tutorial proporcionado, adelante y coloque la Tabla Pivotante en la celda

Precaución: Si especifica una ubicación de celda en su Hoja de cálculo existente, deberá tener cuidado de que no esté demasiado cerca de ningún otro dato (ya sea a la derecha o abajo). A medida que vayas configurando tu Tabla Pivotante, ésta ocupará automáticamente más espacio, dependiendo del diseño que elijas. Si hay algo en la forma en que se requiere para actualizar la Mesa Giratoria, Excel le preguntará si puede copiar los datos, de manera que no se pierda nada automáticamente. Si no necesitas revisar los datos en bruto mientras preparas la tabla dinámica, te sugiero que la pongas en una hoja de Excel para estar seguro.

Así es como se ve después de que creé una Tabla Pivotante a la derecha de los datos originales:

Ahora que se ha creado la Tabla Pivotante, el siguiente paso es dar a Excel las instrucciones sobre cómo estructurar y presentar el informe.

Para que esto sea más fácil de entender, veamos en la siguiente sección un ejemplo paso a paso de cómo rellenar una mesa giratoria.

Llenando la Tabla Pivotante – Ejemplo

Echemos un vistazo más de cerca a la mesa giratoria que creamos arriba. Los datos originales son bastante fáciles de entender; son algunos datos de ventas de fruta vendida de tres regiones diferentes, en el espacio de cinco días.

Para este ejemplo, querremos crear una Tabla Pivotante que resuma las ventas totales de cada fruta en cada región. Este ejemplo será bastante breve para mostrarte qué tipo de informes puedes crear en las Tablas Pivotantes, y en la siguiente sección explicaremos algunas prácticas recomendadas y consejos comunes para ayudarte a crear informes de la Tabla Pivotante fáciles de leer.

Para poblar la Mesa Pivotante, necesitamos usar el menú que aparece en el lado derecho de la pantalla. Desde el menú, arrastrar y soltar campos de la lista de campos en cualquiera de las cuatro áreas de campo que hay debajo.

Arrastrar y soltar campos

Para empezar, pongamos la columna de Cantidad en el área de Valores:

Esto es lo que pasa con la Mesa Giratoria:

Bien, esto es bastante aburrido.

Lo que acabas de decirle a Microsoft Excel es que quieres saber el total de ventas a través de la totalidad de los datos , sin agruparlos o filtrarlos en base a cualquier otro valor de nuestros datos. Si ingresas una fórmula SUM() en la columna de Cantidad, obtendrás exactamente el mismo resultado.

No es muy interesante, ¿verdad?

Definitivamente no hemos ahorrado tiempo haciendo esto, pero a medida que nuestra Mesa Giratoria se vuelva más compleja, los beneficios aumentarán.

Pongamos nuestra segunda columna en las áreas de la lista de campos – pongamos Producto en la lista de Etiquetas de Fila, para ver el total de ventas por producto.

Ahora estamos creando algunos informes interesantes. Ahora podemos ver el total de ventas de cada fruta , y por supuesto la gran cantidad total no ha cambiado desde antes. Esto se debe a que Excel está calculando sobre el mismo conjunto de datos – y eso significa no hay errores de cálculo !

Finalmente, pongamos la región en el área de las etiquetas de la columna. Así es como se ve:

¡Grandioso! Ahora tenemos una visión clara de qué productos se venden más a menudo, y qué regiones están haciendo más ventas. La región del Este es la que más vende, pero no venden naranjas ni sandías (¿tal vez no tienen en stock?).

Formato de la Tabla Pivotante

Ahora que la Tabla Pivotante está configurada, puedes dar formato a las celdas como quieras, pero ten en cuenta que no puedes editar directamente los valores del informe. Como le estamos dando este informe a nuestro gerente, vamos a darle un buen formato y hacer que sea un poco más fácil de ver:

Para llegar a esta versión de la Tabla Pivotante, puedes aplicar lo siguiente:

• Formato de moneda a todos los valores
• Cambió el nombre de los encabezados de filas y columnas a la lista «Producto» y «Región» (se pueden editar los nombres de las filas y columnas directamente, pero no los valores)
• Ordenar la columna de Cantidad total (clic derecho en cualquier valor para ordenar por esa columna. Si haces clic con el botón derecho del ratón en el encabezado, no funcionará)
• El formato condicional para destacar los productos se vende bien o mal
• Cambió el estilo (en la cinta de Excel en la parte superior de la pantalla, PivotTable Tools > Design > PivotTable Styles)

Obtenga los mejores atajos de formato del Redondeo de atajos de formato .

¡Y eso es todo lo que necesitas saber para crear Tablas Pivotantes en Excel! Es muy fácil ver que pueden ser extremadamente útiles para grandes conjuntos de datos, o cuando necesitas filtrar o agrupar tus datos por unas pocas combinaciones diferentes.

Comprensión del menú de la lista de campos

(Tips & Trucos para presentar rápidamente los mejores informes de la mesa giratoria)

El ejemplo anterior muestra los aspectos básicos de cómo rellenar una mesa giratoria, pero es importante comprender los detalles más finos del menú de la lista de campos que aparece al rellenar una mesa giratoria.

Al hacer clic en una Tabla Pivotante, por defecto aparecerá el menú de Lista de Campos en el lado derecho de la pantalla. En este menú se especificará el diseño y la estructura de la Mesa Giratoria, y Excel se encargará automáticamente del resto.

Como pueden ver, el menú tiene una lista de los cinco campos que componen los datos originales, y debajo hay cuatro áreas que son los diferentes componentes de la Tabla Pivotante. Para crear un informe de la Tabla Pivotante, sólo hay que arrastrar los campos a cada uno de los cuatro recuadros de abajo, y Microsoft Excel se encargará de todos los cálculos, el formato básico y el diseño.

Conocer la diferencia entre estas cuatro cajas es crucial – hace toda la diferencia entre proporcionar un valioso informe a tu jefe o cliente, y jugar un juego de prueba y error durante media hora mientras tienes mejores cosas que hacer con tu tiempo.

1. Valores

El área de Valores es la más fácil de entender, los campos que pones aquí son los campos que quieres contar. Puedes presentar estos valores de varias maneras – puedes:

• sumar arriba o contar el número de valores,
• presentar los valores mínimos , máximos o medios , o
• realizar cálculos más complejos como identificar la desviación estándar, por ejemplo.

Este es el campo sobre el que finalmente quieres informar (es decir: ¿estás midiendo las ventas? ¿Estás mirando los resultados de los estudiantes? ¿Estás contando el historial de registro de votantes y el número de votantes demócratas?).

Por lo general, usted querrá poner campos numéricos o basados en la moneda en esta área. Los campos como cantidad de ventas o cantidad son opciones populares. Si utilizas un campo de texto, tus opciones se limitarán a la función de recuento.

En el ejemplo anterior, nuestros datos tenían dos buenos candidatos para los Valores – las columnas Cantidad y Cantidad .

Puedes poner varios campos en el área de Valores – los campos aparecerán uno al lado del otro en columnas separadas. Así es como se vería el ejemplo anterior si también incluyéramos la Suma de Cantidades en nuestra Tabla Pivotante:

(¡Tuve que actualizar algunas de las opciones de formato y de formato condicional, y cambié el nombre del campo Cantidad primero!)

2. Filtro de informe

Esta área debe utilizarse únicamente si se desea limitar el informe a una porción específica de los datos. Por ejemplo, si sus datos tuvieran una columna de Estado o Provincia y quisiera excluir una o dos localidades, arrastraría ese campo a esta área. Algunas personas ponen campos aquí porque quieren cambiar rápidamente entre departamentos o centros de costos específicos, y sólo necesitan revisar uno a la vez.

La pregunta que debes hacerte es: «¿qué campo me ayuda a tomar esa decisión?» Si tienes una respuesta, entonces ese campo debería ir en el área del filtro de informes.

A continuación se muestra nuestro ejemplo si filtramos los tres primeros días de datos (es decir, excluyendo el 4 y el 5 de marzo):

El formato y la estructura siguen siendo los mismos, pero el filtro está listado en la parte superior y las cantidades son diferentes.

3. Etiquetas de columna & Etiquetas de fila

He combinado las dos últimas áreas juntas porque realizan la misma función, pero hay algunas sutiles diferencias entre cómo deben usarse cuando se piensa en cómo presentar una mesa giratoria.

Cuando la gente empiece a sentirse cómoda con las Tablas Pivotantes en Microsoft Excel, estas son las dos áreas con las que la gente tendrá problemas (¡inicialmente!).

Pero afortunadamente no es tan difícil después de experimentar con algunos ejemplos.

En pocas palabras:

• Cualquier campo en el área de Etiquetas de Columna mostrará una columna por cada valor diferente que el campo tenga, y
• Cualquier campo en el área de Etiquetas de Fila mostrará una fila por cada valor diferente que el campo tenga.

También debes saber que si pones varios campos en el área de Row Labels o Column Labels, obtendrás una fila (o columna) para cada combinación de esos valores. De nuevo, usando nuestros datos de venta de frutas como ejemplo, primero pondré el campo Producto como una Etiqueta de Fila:

Si ponemos el campo de la región en el área de la etiqueta de la fila también, obtengo muchas más filas en mi informe de la mesa giratoria:

Elegir qué campos se presentan en filas o columnas es una decisión puramente cosmética. Al final, verá los mismos resultados en su Tabla Pivotante, pero la orientación será intercambiada.

Para el área de Etiquetas de filas, lo ideal sería elegir campos como fechas o períodos, códigos de productos, nombres de estudiantes, etc. . Es probable que los campos que seleccione aquí tengan un gran número de valores diferentes, pero aún así es importante diferenciarlos.

De manera similar, las buenas opciones para las etiquetas de columna son cosas como regiones, departamentos, centros de costos , y cualquier otra cosa en la que haya un pequeño número de valores que estén en sus datos. En la mayoría de los casos, tener un informe de la tabla dinámica que sea demasiado amplio puede ser difícil de leer y comprender sin demasiado esfuerzo.

Adelante, pon los campos de Producto y Región en el área de Etiquetas de Columna en lugar de en las Etiquetas de Fila:

Honestamente, parece ilegible.

Es muy difícil ver de un vistazo cuáles son los subtotales del producto (que eran realmente obvios en el ejemplo anterior). Se podría actualizar el formato a celdas específicas en negrita o sin negrita, pero incluso entonces tomaría demasiado tiempo para entender el informe.

Atajos de la mesa giratoria

Como las Tablas Pivotantes existen en sus hojas de Excel, todos sus atajos favoritos pueden ser usados sin problemas.

Sin embargo, hay algunos atajos adicionales que son útiles al editar y crear tablas dinámicas.

• Presione Alt + F5 para refrescar la Tabla Pivotante seleccionada (alternativamente Menú-R)
• Presiona Ctrl + Alt + F5 para refrescar todas las Tablas Pivotantes en tu hoja de trabajo de Excel
• Con sus datos seleccionados, presione Alt-N-V para crear una Tabla Pivotante.

Conclusión

Esperemos que ahora puedas ver lo útil y flexible que pueden ser las mesas giratorias. Siempre que tenga un rango de datos consistentes, puede extraer poderosos conocimientos y responder muchas preguntas simples en aproximadamente 3-5 clics.

¿Para qué has usado una mesa giratoria hoy?