Ver Video – Extraer datos usando una lista desplegable en Excel
En este tutorial, te mostraré cómo crear un filtro desplegable en Excel para que puedas extraer datos basados en la selección del desplegable.
Como se muestra en la foto de abajo, he creado una lista desplegable con los nombres de los países. Tan pronto como selecciono cualquier país del desplegable, los datos de ese país se extraen a la derecha.
Obsérvese que en cuanto selecciono la India en el filtro desplegable, se extraen todos los registros de la India.
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Glosario
Extraer datos de la selección de la lista desplegable en Excel
Estos son los pasos para crear un filtro desplegable que extraerá datos para el elemento seleccionado:
- Crear una lista única de artículos.
- Añade un filtro desplegable para mostrar estos elementos únicos.
- Utilice las columnas de ayuda para extraer los registros del artículo seleccionado.
Vamos a sumergirnos profundamente y ver lo que hay que hacer en cada uno de estos pasos.
Crear una lista única de artículos
Aunque puede haber repeticiones de un elemento en su conjunto de datos, necesitamos nombres de elementos únicos para poder crear un filtro desplegable con él.
En el ejemplo anterior, el primer paso es obtener la lista única de todos los países.
Aquí están los pasos para obtener una lista única:
- Seleccione todos los países y péguelos en alguna otra parte de la hoja de trabajo.
- Vaya a Datos ——-; Eliminar duplicados.
- En el cuadro de diálogo Eliminar duplicados, seleccione la columna en la que tiene la lista de países. Esto le dará una lista única como se muestra a continuación.
Ahora usaremos esta lista única para crear la lista desplegable.
Véase también : La última guía para encontrar y eliminar duplicados en Excel.
Creando el Filtro Desplegable
Estos son los pasos para crear una lista desplegable en una celda:
- Vaya a Datos ——-; Validación de datos.
- En el cuadro de diálogo Validación de datos, seleccione la ficha Configuración.
- En la pestaña de Ajustes, seleccione «Lista» en el desplegable, y en el campo «Fuente», seleccione la lista única de países que hemos generado.
- Haz clic en OK.
El objetivo ahora es seleccionar cualquier país de la lista desplegable, y eso debería darnos la lista de registros del país.
Para ello, necesitaríamos usar columnas y fórmulas de ayuda.
Crear columnas de ayuda para extraer los registros del elemento seleccionado
Tan pronto como haga la selección del menú desplegable, necesita que Excel identifique automáticamente los registros que pertenecen a ese elemento seleccionado.
Esto se puede hacer usando tres columnas de ayuda.
Aquí están los pasos para crear columnas de ayuda:
- Columna de ayuda #1 – Introduzca el número de serie de todos los registros (20 en este caso, puede utilizar la función ROWS() para hacerlo).
- Columna de ayuda #2 – Utiliza esta simple función de la función IF: =IF(D4=$H$2,E4,»»)
- Esta fórmula comprueba si el país de la primera fila coincide con el del menú desplegable. Así que si selecciono India, comprueba si la primera fila tiene India como país o no. Si es cierto, devuelve el número de la fila, si no, devuelve un espacio en blanco («»). Ahora, cuando seleccionamos cualquier país, sólo se muestran los números de fila (en la segunda columna de ayuda) que tiene el país seleccionado. (Por ejemplo, si se selecciona la India, entonces se verá como en la foto de abajo).
Ahora necesitamos extraer los datos sólo para estas filas, que muestran el número (ya que es la fila que contiene ese país). Sin embargo, queremos esos registros sin los espacios en blanco uno tras otro. Esto se puede hacer usando una tercera columna auxiliar
- Tercera columna de ayuda – Utiliza la siguiente combinación de funciones IFERROR y SMALL: =IFERROR(SMALL($F$4:$F$23,E4),»»)
Esto nos daría algo como lo que se muestra abajo en la foto:
Ahora cuando tenemos el número juntos, sólo necesitamos extraer los datos de ese número. Esto se puede hacer fácilmente usando la función INDICE (usa esta fórmula en las celdas donde necesitas extraer el resultado): =IFERROR(INDEX($B$4:$D$23,$G4,COLUMNAS($J$3:J3)),»»)
Esta fórmula tiene 2 partes: <a href="https://trumpexcel.com/excel-index-fun