Aquí hay algo que muchos usuarios de Excel no saben:
Puedes crear tablas dentro de una hoja de trabajo de Excel.
No, no hablo de introducir ningún tipo de datos en una cuadrícula de celdas, ponerle algunos encabezados y aplicar un formato genial. Eso no es una tabla.
Hablo de una tabla que Microsoft Excel identifica como un objeto separado dentro de su hoja de cálculo, y que puede ser fácilmente formateada o actualizada.
Aquí está el aspecto de una tabla de ejemplo:
A primera vista, se ve como cualquier otro rango de datos en Microsoft Excel.
Pero hay algunos rasgos ocultos bajo la superficie, que analizaremos en este post.
Y estas son las características que podrían agilizar masivamente tu experiencia con Excel.
Cubriremos la mayoría de las características principales a lo largo del post, pero también cubriremos cómo crear una Tabla de Excel y los diferentes tipos de beneficios que se obtienen al usar Tablas .
Glosario
¿Por qué usar una tabla de Excel?
Hay tres razones principales por las que deberían implementar las Tablas en sus libros de trabajo de Excel:
- Quieres un conjunto de datos consistente y uniforme
- Sus datos se actualizarán con el tiempo (filas adicionales, columnas con el tiempo)
- Quieres una forma sencilla de formatear profesionalmente tu trabajo
En este post, aprenderás varios beneficios principales para cada una de estas razones.
Cómo crear una tabla de Excel
Hay dos maneras de crear una tabla en Excel:
- O bien utiliza un rango actual de datos y lo convierte en una Tabla, o
- Crear una nueva tabla en blanco y rellenar los datos después.
Usando un rango de datos actual
Si ya tiene un rango de adatos que quiere convertir en una tabla de Excel, simplemente resalte los datos y use el atajo Ctrl + T . Un pequeño cuadro de diálogo aparecerá, pidiéndole que confirme el rango de datos para la Tabla (¡no se preocupe, puede cambiar el tamaño de la Tabla más tarde!). Si su rango de datos ya tiene encabezados, asegúrese de marcar la casilla «Mi mesa tiene encabezados».
Creando una tabla de Excel en blanco
Si aún no tienes datos, puedes crear una tabla.
Selecciona las celdas que quieres que se incluyan en tu Tabla, luego usa el atajo Ctrl + T .
En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione si sus datos tienen encabezados o no. Si deja esa casilla de verificación sin seleccionar, se añadirá una fila extra a su Tabla. Oprima OK, y ya está!
Tenga en cuenta que Microsoft Excel creará automáticamente encabezados de columna para su tabla, ya que todos los encabezados de columna de las tablas deben ser rellenados. Excel usará «Columna1», «Columna2», etc. si alguno de los encabezados está en blanco.
Beneficios de la entrada de datos
Como las tablas de Excel tienen una lista definida de columnas, se vuelven muy útiles cuando quieres introducir datos en ellas.
He aquí algunos de sus beneficios relacionados con la entrada de datos.
1. Las tablas se expanden automáticamente cuando se introducen los datos en la siguiente fila/columna
Una de las mayores diferencias visuales que notarán cuando trabajen con las mesas es el mango en forma de L en la parte inferior derecha.
Puedes cambiar el tamaño de cualquier tabla de Excel arrastrando este mango. Y esto no es sólo para agregar nuevas filas y columnas; también puede eliminar datos de la Tabla.
Alternativamente, si comienza a escribir en la siguiente fila o columna, Excel cambiará automáticamente el tamaño de la Tabla para incluir la nueva información.
Esto significa que se mantendrá el formato de la tabla, se copiará cualquier columna con fórmulas y se actualizará cualquier gráfico o tabla dinámica para cubrir todos los datos (aunque tendrá que actualizar manualmente cualquier tabla dinámica – utilice el atajo Alt + F5 ).
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Si no quieres que la Tabla se expanda automáticamente, pulsa el atajo Deshacer ( Ctrl + Z ) y el rango de la Tabla volverá a su tamaño normal. Los datos que acabas de introducir seguirán ahí.
2. Usar un formulario para acelerar la entrada de datos en Excel
Incluso puede elegir añadir nuevos registros o editar los existentes en su Tabla utilizando un simple formulario de entrada de datos.
Estos formularios se verán como los que se ven en un sitio web, y harán que la entrada de datos sea mucho más simple y menos propensa a errores.
Este es el aspecto de un formulario para el ejemplo de la Tabla de Vendedores que más nos gusta:
Sólo tienes que introducir los detalles en las casillas correspondientes, haz clic en «Nuevo» y se añadirá automáticamente a tu mesa!
Puedes poblar tu tabla simplemente usando este formulario; si no quieres introducir datos directamente en la hoja de cálculo, ¡entonces no tienes que hacerlo!
Las formas se incluyeron como una opción normal del menú en las primeras versiones de Excel, pero se han ido eliminando gradualmente en las versiones recientes. Afortunadamente, todavía puede encontrar la opción si la agrega a la barra de herramientas de acceso rápido en la parte superior de su ventana de Excel.
Cómo crear un formulario utilizando la barra de herramientas de acceso rápido
Los formularios siguen siendo accesibles en Excel, pero sólo a través de la barra de herramientas de acceso rápido.
Si nunca has oído hablar de esta barra de herramientas, es muy útil y es un gran lugar para poner tus atajos favoritos. Siempre está visible en la parte superior izquierda de la ventana de Excel.
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Para cambiar la lista de comandos en la barra de herramientas, a la derecha de la misma habrá un menú desplegable. En ese menú, seleccione «Más Comandos…»:
El siguiente cuadro de diálogo que aparecerá contendrá una lista de funciones a la izquierda y los comandos actuales de la barra de herramientas de acceso rápido a la derecha. En el menú «Elegir comandos de:», selecciona Todos los comandos y luego desplázate hacia abajo hasta que veas el comando Forma… (sugerencia: puedes pulsar «F» en tu teclado para desplazarte automáticamente hasta donde están los elementos de la «F»). Pulsa «Add > >» para añadirlo a tu QAT.
¡Eso es! Ahora puedes seleccionar el botón «Forma…» en cualquier momento al usar Excel, el cual se abrirá aFormdependiendo de la celda seleccionada.
Cómo usar un formulario para su tabla de Excel
Usar un formulario es simple.
Sólo selecciona cualquier celda en tu Tabla y haz clic en el botón Formulario en tu Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
Excel identificará automáticamente los nombres de los campos y le presentará un diseño sencillo para introducir los datos.
De forma predeterminada, Excel le permitirá editar los datos que seleccionó en su momento, pero puede cambiar a la introducción de nuevos datos haciendo clic en el botón «Nuevo».
Pulsa Tab para ir al siguiente elemento, o Shift + Tab para ir al elemento anterior.
Presione Enter para agregar los datos a la tabla, y comience a ingresar en una nueva fila.
3. Añade nuevas filas pulsando Tab
En el uso típico de Excel, al pulsar la tecla Tab se mueve la celda seleccionada hacia la derecha.
Pero en una tabla de Excel, si actualmente está en la última columna se moverá a la primera celda de la siguiente fila.
Y si estás en la última fila, Excel creará automáticamente una nueva fila para ti.
Así que, mientras estés dentro de la Mesa, la tecla Tab asegurará que sigas trabajando dentro de esa Mesa.
Si usas tablas dentro de Microsoft Word, esta funcionalidad es muy similar.
4. Las cabeceras de las columnas son siempre visibles
Como hemos cubierto anteriormente, todas las columnas de una Tablilla tienen un encabezamiento. Ese es solo uno de los requisitos de Microsoft con las Tablas.
Una ventaja práctica de tener estos nombres de columna siempre definidos, es que cuando se desplaza hacia abajo a través de su libro de trabajo de Excel, estos encabezados de columna siempre estarán visibles , incluso sin usar la función de congelar paneles que bloquea las filas y columnas al lado de la pantalla.
En esta captura de pantalla, normalmente esperarías ver A,B,C,D,E,Fat la parte superior de la hoja. Pero como estamos viendo una tabla, se actualizan para mostrar los encabezados de las columnas en su lugar.
Para que aparezcan los encabezados de las columnas, sólo hay que seleccionar cualquier celda de la Tabla. Si hace clic en cualquier celda fuera de la tabla, las letras de la columna estándar se mostrarán como de costumbre.
Beneficios del análisis de datos
La revisión y el análisis de los datos dentro de la mesa es directa y rápida.
5. Mostrar los totales es ridículamente fácil
Si selecciona cualquier parte de una tabla de Excel, el menú de la cinta de Excel mostrará una sección de «Herramientas de la tabla»:
El atajo de teclado para llegar a esta sección es Alt-J-T , que es un atajo muy útil ya que requiere ambas manos en el teclado
Hay muchas opciones sencillas en este menú, pero las opciones de la casilla de verificación de la sección Opciones de estilo son particularmente útiles:
Seleccione la «Fila de totales» para añadir una fila de totales automatizada.
Tres bonitas características de la fila de los Totales:
- Si filtra la Tabla, la fila de Totales sólo mostrará valores basados en los datos visibles.
- Los totales pueden ser calculados de muchas maneras diferentes. Entre otras opciones, se puede sumar valores, contar el número de celdas pobladas, o presentar el mínimo o máximo de esa columna.
- Los totales pueden ser calculados en cualquier columna de la Tabla – ¡sólo selecciona la celda de los totales para esa columna y elige cómo te gustaría calcularlos!
6. Las fórmulas son consistentes en todos sus datos
Si se quiere un rango de datos, y se quiere añadir una columna que es una fórmula, la mayoría de los usuarios siguen este método estándar:
- Escriba su fórmula en la primera fila,
- Comprueba que funciona correctamente, entonces
- Copia esa fórmula a todas las demás filas del rango de datos
Incluso con grandes conjuntos de datos esto no lleva tanto tiempo, y si no planeas hacer ningún cambio en tu fórmula entonces no hay nada malo con esta opción en absoluto.
Pero si te encuentras alterando la fórmula unas cuantas veces, puede ser doloroso asegurarse de que todas las filas de tus datos están usando la última versión de tu fórmula. Si no tienes cuidado, puedes olvidarte de mantener la consistencia de las fórmulas en todo el conjunto de datos.
Eso podría llevar a resultados incorrectos, lo que podría ser seriamente embarazoso.
Afortunadamente, el uso de tablas resuelve este problema.
Cómo las tablas se ocupan de las fórmulas
Si se introduce una fórmula en una Tabla, Excel copiará automáticamente la misma fórmula en todas las demás celdas de esa columna . Y cualquier actualización que haga se aplicará automáticamente también!
Veamos un ejemplo: aquí hay una simple tabla que contiene algunos productos que se vendieron:
He creado una columna de subtotal, que quiero que sea el producto de Costo unitario y Unidades vendidas. Para la primera fila, debe ser $1.75 * 25 = $43.75.
Si empiezo a crear la fórmula en la columna de Subtotal y selecciono las celdas con las teclas de flecha del teclado o el ratón, esto es lo que aparece:
No hace referencia a las celdas (que eran D4 y E4, por ejemplo) sino que utiliza los encabezados de las columnas de la Tabla.
Mejor aún, Excel aplica automáticamente la misma fórmula a todas las demás filas de la Tabla cuando presiono Enter:
Digamos que quiero incluir un 5% de comisión que reduzca la cantidad en el campo del subtotal. Esto no es muy difícil de alterar; sólo hay que multiplicar la fórmula por 0,95. Como puedes adivinar, si editas en la columna de Subtotal, todo el campo se actualizará:
¡No teman volver a tener una fórmula inconsistente!
Nota: puedes usar referencias de celdas absolutas como D4 y E4, pero eso podría causar problemas si mueves la Tabla.
7. Los gráficos se actualizarán automáticamente para incluir todos sus datos
Las fórmulas no son lo único que se mantienen consistentes – los gráficos en Excel añadirán nuevos datos de la tabla en sus cuidadosamente preparados gráficos también!
Veamos el mismo ejemplo: he creado un simple gráfico de barras que muestra el subtotal por identificación de producto:
Si añado otra fila en la parte inferior de la tabla, el gráfico incluirá el elemento adicional:
Beneficios de la presentación
8. El formato será consistente para todos los registros dentro de una tabla
El formato automático de la tabla en Excel es un gran ahorro de tiempo, y asegurará rápidamente que sus datos estén bien presentados.
De forma predeterminada, Excel utiliza un estilo de «filas de bandas» que sombrea todas las demás filas. Y si filtras los datos, ese estilo de bandas seguirá estando ahí para asegurar que tus datos sean fáciles de ver.
Por supuesto, puedes seguir haciendo cambios en las células individuales si quieres. Por ejemplo, si resaltas o pones en negrita celdas específicas, entonces elige aplicar un nuevo estilo de mesa, ese resaltado específico seguirá estando ahí:
Cambiar los Estilos de Excel es fácil – sólo tienes que ir al menú de herramientas de tabla en la cinta de Excel y seleccionar cualquiera de los Estilos por defecto:
¿Quieres ser más rápido en el formato de Excel? Lee el resumen de los atajos aquí .
9. Puedes revertir una tabla a un rango de datos normal (¡y aún así mantener tu formato y diseño!)
A estas alturas ya puedes ver lo ricas en características que son las tablas de Excel.
Las tablas son especialmente útiles para acelerar la entrada de datos y asegurar un análisis coherente, pero si se presentan los datos a un cliente o a su jefe puede que no sea necesario mantener esas características.
Utilice la opción Convertir a rango en la configuración de Herramientas de la tabla:
El formato y la disposición de la Tabla seguirán siendo exactamente los mismos, pero no podrá utilizar las características específicas de la Tabla.
Pero si quieres volver a convertirlo en una tabla de nuevo, puedes seleccionar el rango de celdas, pulsar Ctrl + T y hacer clic en OK. Vuelves a la acción!
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9+1. La salida de la tabla pivotante aparecerá como una tabla
Vale, esto no es exactamente un beneficio, pero vale la pena mencionar que si revisas los datos de una Tabla Pivotante, aparecerán en una Tabla.
Cada vez que haga doble clic en un valor de una tabla giratoria o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione «Mostrar detalles», los datos relevantes aparecerán en una nueva hoja. Estos datos serán automáticamente formateados como una tabla de Excel.
Obtén más información básica sobre la tabla giratoria con El tutorial de la tabla giratoria de Excel de 7 minutos .
Conclusión
Ahí lo tienes, muchos beneficios sorprendentes de usar tablas en Excel. Son una forma inteligente y simple de asegurar que sus datos se mantengan consistentes y organizados, y generalmente serán más rápidas y fáciles de usar que un rango de datos normal.
¿Para qué usas las tablas en Excel?