3 maneras diferentes de crear una lista desplegable en Excel

Una pregunta que escucho mucho es: ¿cómo puedo crear una lista desplegable en mi libro de Excel?

Y entiendo por qué quieres saberlo.

Algunas hojas de cálculo en Excel están destinadas a ser estrictamente controladas .

Tal vez sólo quieres que tus datos sean limpios y consistentes. Algunos campos que usas en tus datos sólo deben tener valores específicos.

O tal vez su archivo Excel se utiliza como plantilla o formulario, como un documento para que su equipo comience un nuevo proyecto.

La buena noticia es que: Excel puede ayudarte fácilmente a hacer esto.

En este post encontrarás cómo crear este menú desplegable en Excel, y tendrás tres formas diferentes para configurarlo, dependiendo de tus necesidades.

Si quieres saltar a la opción que te conviene, aquí está el resumen :

El resumen

  • El método de la lista desplegable #1 es la forma más rápida, pero no muy buena para los archivos de Excel a largo plazo.
  • El método 2 es un poco más estable y permite editar de forma consistente los elementos del menú desplegable sin romper nada.
  • El método #3 requiere que usted cree una tabla de Excel, pero es perfecto para crear un menú desplegable de Excel infalible que puede manejar cualquier cosa que le arroje.

Cómo es el menú desplegable de Excel

Aquí hay un ejemplo de lo que podrías querer establecer en tu cuaderno de trabajo de Excel:

La empresa en la que trabajas puede tener un formulario de Finanzas o RRHH similar al anterior. Este tipo de formularios necesitan ser rellenados de cierta manera, por lo que es útil limitar los valores para que Bob en Cuentas sepa exactamente a qué línea presupuestaria asignar los fondos de la fiesta de Navidad.

Este es sólo un simple ejemplo que podría ser utilizado en un entorno de oficina, y vamos a repasar este ejemplo a lo largo de este post.

Y antes de entrar en los puntos específicos de cada método, sigue leyendo para averiguar sobre la característica de validación de datos que es una parte clave de la creación de un menú desplegable en Excel.

Introduciendo el menú de validación de datos

No se puede crear una lista desplegable en Excel sin usar la función de validación de datos.

Piensa en la Validación de Datos es una limitación restrictiva que Excel aplica a las celdas que especificas.

Puedes elegir los criterios, por supuesto. Puedes forzar que las celdas sean números enteros, fechas o valores de una lista específica (que es lo que usarás para crear estos menús) y algunas otras opciones.

El menú de validación de datos en la pestaña de datos de la cinta de Excel:

Y así es como se ve el menú:

En cada uno de los tres baluartes, usted podrá elegir los artículos de nuestro menú.

Método de la lista desplegable de Excel #1 (el más rápido): Ingresa tus opciones de menú manualmente

OK, basta de la introducción – vamos a gritar un menú desplegable en Excel!

Si tiene una lista fija de valores entre los que quiere elegir, puede introducirlos manualmente en la casilla «Fuente:» cuando cambie las opciones de validación. Hay algunos peligros con esta opción (y los otros métodos funcionarán alrededor de estos riesgos) pero es fácilmente la manera más rápida de implementar un menú desplegable.

Pros

  • Muy rápido de montar

Contras

  • Difícil de mantener la consistencia si necesitas cambiar tu lista de elementos del menú desplegable

Proceso

Esta es la forma más rápida de configurar un menú desplegable en Excel:

  1. En su libro de trabajo de Excel, seleccione las celdas a las que quiere aplicar el menú desplegable.
  2. Haga clic en el menúValidación de datos (en la pestaña Datos de la cinta de Excel), o use el atajo Alt-A-V-V .
  3. En el menú desplegable «Permitir:», seleccione «Lista».
  4. En la casilla «Fuente:», introduzca sus valores separados por comas.
  5. Haga clic en OK para guardar las opciones de validación de datos. Tus celdas tendrán ahora un menú cuando sean seleccionadas en Excel.

¡Eso es! Ahora has creado un menú desplegable para las celdas que has seleccionado. Sólo podrás introducir valores que estén en la lista que especificaste – y todavía puedes escribir directamente en la celda si quieres.

Método de lista desplegable de Excel #2: Referirse a un rango de datos

¿Y si quieres actualizar tus elementos del menú más tarde? Si uno de los departamentos de su empresa tiene un cambio de nombre, entonces tendría que seleccionar todas las celdas que utilizan el menú desplegable, y actualizar manualmente los detalles.

(Aunque, si tu menú desplegable se limita a una sola celda, no es tan malo…)

Este método alternativo implica introducir los datos en otro lugar de su libro de trabajo de Excel, y referirse a ese rango de datos en los ajustes de validación de datos.

Pros

  • Puedes actualizar el valor fácilmente y el menú siempre hará referencia a los nuevos nombres

Contras

  • Un poco más de tiempo que la introducción de los valores en las opciones de validación de datos
  • Si desea añadir extractos a la lista, tendrá que actualizar la fórmula de la lista de validación de datos para cubrir las nuevas celdas

Proceso

  1. Crea la lista de valores que quieres seleccionar en algún lugar de tu libro de Excel. Si no quieres que la gente edite la lista, puedes ocultar esta hoja más tarde.
  2. Seleccione las celdas que desea utilizar en la lista y vaya a la opción Validación de datos (en la pestaña Datos).
  3. En la pantalla Configuración, seleccione Lista en el cuadro «Permitir:».
  4. En el cuadro «Fuente:», selecciona el rango de celdas que contienen su lista.
  5. Dependiendo de sus requerimientos, puede permitir valores en blanco, y puede elegir ocultar el menú desplegable de la celda.
  6. (opcional)Utilice las opciones de la pestaña Mensaje de entrada si desea que aparezca un mensaje cuando se seleccione la celda.
  7. (opcional) En la pestaña Alerta de error, introduzca un mensaje de error para cada vez que se seleccione un valor incorrecto.

Beneficios

Debería ser bastante obvio por qué es útil referirse a un rango de datos en lugar de los valores originales.

Cambiemos uno de los nombres de los departamentos:

Y así es como se ve el menú:

Método de lista desplegable de Excel #3 (el mejor): Usar una tabla de Excel para probar su lista en el futuro

Por supuesto, he guardado la mejor opción para el final.

La segunda opción es buena, pero ¿qué pasa si necesitas añadir fácilmente elementos adicionales del menú?

Intentemos añadir una nueva opción a la lista, añadiendo un departamento extra al final del rango de datos.

Pero si probamos el menú desplegable, no estará ahí porque el rango de datos es $A$1:$A$5 . No recogerá ningún elemento adicional.

¿Cuál es la solución?

Su lista desplegable de Excel puede actualizarse automáticamente si usted utiliza una tabla de Excel para guardar sus elementos de menú.

Si no ha utilizado antes las tablas de Excel, son un objeto distinto en su libro de trabajo de Excel al que se le puede dar un nombre. Ese nombre puede ser referido a lo largo de su trabajo.

Y un gran beneficio de las tablas es que se expandirán automáticamente cuando se les agreguen datos adicionales.

¿Quieres saber más sobre las Tablas de Excel? Lee sobre los 9 (+1) beneficios de usar una tabla de Excel aquí .

¿Qué significa esto para tu menú desplegable?

Significa que puede simplemente referirse a una columna dentro de una tabla de Excel, y el menú se actualizará automáticamente en base a los elementos de esa lista.

Si prevé añadir elementos adicionales a su menú desplegable en el tiempo, entonces este método es la mejor solución a largo plazo, ya que es la forma más «limpia» de referirse a su lista de elementos del menú.

Pros

  • La solución más elegante: puedes añadir elementos de la lista en la parte inferior de la tabla y el menú cubrirá automáticamente la nueva opción
  • No es sustancialmente más complicado que el ejemplo anterior
  • Funciona bien si quieres aplicar un VLOOKUP o INDEX/MATCHon tu valor de menú desplegable para subir un valor diferente

Contras

  • La fórmula para referirse a una columna en una tabla de Excel es difícil si no la has usado antes
  • Lleva más tiempo de instalación

Proceso

  1. Introduzca los elementos de la lista desplegable en su libro de trabajo de Excel, preferiblemente en una hoja aparte (para evitar cualquier cambio accidental). Asegúrate de que has introducido un encabezado para tu lista.
  2. Selecciona el rango de datos que acabas de introducir (incluyendo el encabezado), y crea una Tabla de Excel yendo a Insert > Tabla desde la Cinta de Excel, o usando el atajo Ctrl + T . Haz clic en OK cuando aparezca el cuadro de diálogo
  3. Notarán que el formato de sus datos ha sido actualizado, y hay un contorno alrededor de los datos con un triángulo en la parte inferior derecha. Además, siempre que se seleccione una celda dentro de la Tabla, aparecerá una nueva opción de menú (Herramientas de la Tabla) en la Cinta de Excel.
  4. (opcional) Cambie el nombre de la tabla que ha creado editándola en la cinta de Excel (en el extremo izquierdo del menú Herramientas de la tabla). En este caso, usaremos » TableName » como nuestro nombre de la Tabla.
  5. Esta es la parte un poco difícil. Selecciona las celdas que quieres usar en el menú desplegable, selecciona Lista en el menú «Permitir:» y en el cuadro «Fuente:» introduce:=INDIRECTO(«NombreDeTabla[Departamento]»)
  6. Haga clic en Aceptar para salir de las opciones de validación de datos y pruebe el menú desplegable.

¿No está contento con el formato por defecto de las tablas de Excel? Aprende todos los atajos de formato cruciales en este Resumen de atajos de Excel .

Beneficios

Apuesto a que estás pensando: ¿por qué tengo que molestarme con una fórmula como esa? ¡Las otras opciones eran simples en comparación!

Bueno, tienes razón, pero vamos a añadir algunos elementos adicionales a nuestra tabla introduciendo datos inmediatamente debajo de ella:

Ahora la tabla de Excel se ha ampliado para incluir el nuevo elemento del menú.

Y como tu Validación de Datos se refiere a la columna entera dentro de la tabla, puedes canaddas muchos ítems como quieras y serán automáticamente incluidos en el menú desplegable!

Mejor aún, puedes mover la mesa alrededor de tu libro de trabajo y seguirá siendo referenciada correctamente.

¡Incluso más beneficios!

Por supuesto, la tabla de Excel no tiene que tener una sola columna. Puedes editar las celdas a la derecha y crear columnas adicionales que se convertirán automáticamente en parte de la tabla:

Y luego puedes apalancar esta información en una fórmula de VLOOKUP o INDEX/MATCH:

=VLOOKUP(C6, TableName, 2, FALSE)

Para más referencias sobre el uso de Tablas en las fórmulas de Excel, pruebe este útil artículo/video de Chandoo, o esta útil explicación de Excel Campus.

Si quieres que una lista desplegable dependa de otra lista, prueba este artículo de Excel de Joe.

Conclusión

Así que ahí lo tienes: tres métodos diferentes para crear una lista desplegable en Excel.

Cada uno tiene sus propios beneficios y desventajas, así que encontrarás que puedes usar diferentes opciones para diferentes escenarios.

¿Para qué utiliza los menús desplegables y cuál de los métodos anteriores utilizó?

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